วิกฤติ Covid-19 ส่งผลกระทบหลายอย่างต่อโลกใบนี้ ตั้งแต่เทคโนโลยีไปจนถึงพฤติกรรมของมนุษย์ โดยเฉพาะเทคโนโลยี จากสถิติพบว่า Covid-19 เป็นปัจจัยเร่งให้นวัตกรรมพัฒนาเร็วขึ้น จาก 4 ปีเหลือเพียงแค่ปีเดียว โดยเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาอย่างรวดเร็ว ส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมการใช้ชีวิตและการทำงาน โดยเฉพาะการทำงาน ที่เทคโนโลยีใหม่ถูกปรับใช้ในหลายภาคส่วนทั้งรัฐและเอกชน ตั้งแต่การจัดการองค์กร การดำเนินกิจกรรมไปถึงพื้นที่การประชุมอย่างห้องประชุมสัมมนา
ห้องประชุมสัมมนาคืออะไร
ห้องประชุมสัมมนา คือ ห้องประชุมที่ใช้สำหรับการอบรมและบรรยาย โดยการออกแบบตกแต่งภายในห้องประชุมจะเน้นไปที่ความสนใจบริเวณหน้าเวที ทั้งการจัดทัศนียภาพโดยคำนึงถึงตำแหน่งของผู้บรรยายและผู้เข้าร่วมประชุม อีกทั้งยังต้องให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีทั้งระบบโสตทัศนูปกรณ์และนวัตกรรมอำนวยความสะดวกภายในห้องประชุม
ความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสังคมและนวัตกรรม ส่งผลให้ห้องประชุมสัมมนาต้องปรับให้ทันความเปลี่ยนแปลง ด้วยการนำเทคโนโลยีมารองรับเพื่อตอบสนองการใช้งานและพฤติกรรมของคนที่เปลี่ยนไปในอนาคต
รวมนวัตกรรมห้องประชุมสัมมนาแห่งอนาคต
สำหรับนวัตกรรมภายในห้องประชุมสัมมนา ส่วนใหญ่เป็นเทคโนโลยีที่พัฒนาการดำเนินกิจกรรมให้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทั้งในเชิงกายภาพและการเข้าถึงข้อมูล (การนำเสนอและการจัดเก็บข้อมูล) โดยนวัตกรรมที่สามารถประยุกต์ในห้องประชุมสัมมนามีดังนี้
Internet of Things
Internet of Things (IoT) คือ การที่อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สามารถเชื่อมต่อกันด้วยระบบอินเทอเน็ต ซึ่งสามารถควบคุมและสั่งการผ่านอินเทอเน็ตได้ โดยระบบ IoT เข้ามามีบทบาทในห้องประชุมสัมมนาด้วยการเชื่อมต่อเทคโนโลยีและอำนวยต่อการใช้งานห้องประชุม
- Beacon คือ ฮาร์ดแวร์ที่เชื่อมระบบข้อมูลผ่าน Bluetooth ด้วยการปล่อยสัญญาณไปยังอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ภายในระยะที่จำกัดไว้ Beacon สามารถทำงานอย่างเสถียรได้แม้ไม่มีสัญญาณอินเทอเน็ต
- Cloud IoT เป็นระบบเครือข่ายจัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ จุดเด่นของ Cloud IoT คือ สามารถอัปเดต Firmware (โปรแกรม) ของอุปกรณ์ดังกล่าวได้ ทำให้อุปกรณ์ทันสมัยอยู่เสมอ
- Face Recognition ระบบการจดจำใบหน้าที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับห้องประชุมสัมมนา ทั้งนี้ระบบ Face Recognition ยังสามารถทำงานร่วมกับ IoT และ AI ทั้งการสั่งงานด้วยเสียงและการโหวตด้วยการสแกนม่านตา
- ระบบการนับคนอัตโนมัติ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีห้องประชุมสัมมนาขนาดใหญ่ โดยระบบดังกล่าวช่วยในการประมาณการจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อนำข้อมูลไปวิเคราะห์การจัดการจำนวนที่นั่งในการประชุมครั้งต่อไปให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ภาพ: ตัวอย่างระบบ Face Recognition
Conference Application
แอปพลิเคชันเป็นนวัตกรรมที่อำนวยความสะดวกให้แก่ห้องประชุมสัมมนา ตั้งแต่การวางแผนจนไปถึงการนำเสนอข้อมูล จุดเด่นของแอปพลิเคชันคือ ต้นทุนและการอัปเดต โดยแอปพลิเคชันเป็นนวัตกรรมที่ต้นทุนไม่สูง เมื่อเปรียบเทียบกับอุปกรณ์อำนวยความสะดวกประเภทอื่นภายในห้องประชุม อีกทั้งแอปพลิเคชันยังสามารถอัปเดตได้ตลอด ทำให้ห้องประชุมทันสมัยอยู่เสมอ สำหรับตัวอย่างแอปพลิเคชันที่เหมาะประชุมสัมมนามีดังนี้
- Eventopedia แอปฯช่วยจัดการวางแผนประชุมแบบสัมมนา โดยแอปฯนี้เป็นตัวกลางระหว่างผู้ที่ต้องการเช่าห้องสัมมนากับเจ้าของพื้นที่ ซึ่งแอปฯนี้เหมาะสำหรับองค์กรที่เปิดโอกาสให้คนภายนอกเช่าพื้นที่ห้องประชุมสัมมนา
- IFTTT แอปพลิเคชันนี้เป็นตัวเชื่อมระหว่างแอปฯและอุปกรณ์ต่างๆ อาทิ เชื่อมต่อกับ Google Drive เก็บบันทึกการประชุมได้ง่ายขึ้น หรือเชื่อมต่อกับหลอดไฟในการควบคุมแสงสว่าง เป็นต้น
- Livestream คือแอปฯที่ทำงานร่วมกันกับการถ่ายทอดสดบนโลกออนไลน์ (Stream) ทำหน้าที่ใส่โลโก้หรือลายน้ำขององค์กร เหมาะสำหรับองค์กรที่แถลงข่าวหรือเผยแพร่การประชุมไปยังสื่อออนไลน์บ่อยครั้ง
- Learning Toolbox เป็นแอปฯที่พัฒนา การนำเสนอข้อมูลให้ทันสมัยมากยิ่งขึ้น เพียงแค่เปิดแอปฯและสแกน QR-Code ที่ระบุในเอกสารที่ใช้สำหรับการประชุม ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆได้ โดยแอปฯ Learning Toolbox ไม่จำกัดแค่เพียงตัวอักษรเท่านั้น ยังสามารถแสดงข้อมูลรูปภาพ เสียง รวมถึงคลิปวีดิโอได้อีกด้วย
- Survey Monkey แอปพลิเคชันสร้างแบบสำรวจที่ช่วยในการเก็บข้อมูลของผู้เข้าร่วมประชุม โดยสามารถแยกประเภทข้อมูลและรายงานข้อมูลแบบเชิงลึก ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลสะดวกมากยิ่งขึ้น
- Glisser แอปพลิเคชันเชื่อมต่อการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งการโหวตและการแสดงความคิดเห็นขณะการประชุม ซึ่งแอปฯนี้เป็นหนึ่งในทางเลือกสำหรับการปรับปรุงห้องประชุมเพื่อรองรับความปกติใหม่ (New Normal) หลังวิกฤติ Covid-19 อีกด้วย เนื่องจากช่วยปรับเปลี่ยนพฤติกรรมผู้เข้าประชุมให้ลดการสัมผัสและกระจายสารคัดหลั่งขณะเข้าประชุม
Data Security
ความปลอดภัยของข้อมูลถือเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งหน่วยงานรัฐและเอกชน โดยระบบ Data Security เป็นการนำ นวัตกรรมมาปรับใช้ในการรักษาข้อมูลไม่ให้รั่วไหลไปยังบุคคลภายนอก แนวทางการปรับใช้นวัตกรรม Data Security กับห้องประชุมสัมมนา คือ การนำระบบดังกล่าวมาจัดเก็บข้อมูลที่ใช้ในการประชุม สำหรับเทคโนโลยีในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลมีดังนี้
- Cloud Data Protection คือ การรักษาความปลอดภัยข้อมูลด้วยการเก็บข้อมูลไว้ที่ระบบ Cloud ซึ่งระบบดังกล่าวมีความปลอดภัยสูง สามารถนำข้อมูลสำคัญไปจัดเก็บยังพื้นที่ใน Cloud ที่ต้องการ อีกทั้งยังสามารถบริหารสิทธิ์และจำกัดบุคคลในการเข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย
- Tokenization คือ ชุดข้อมูลเสมือนที่ถูกเข้ารหัสด้วยการสุ่ม เป็นการจัดเก็บข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูงด้วยวิธีการหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลโดยตรง เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเก็บข้อมูลลับเฉพาะ อาทิ ความมั่นคงของชาติหรือข้อมูลที่เกี่ยวกับการบริหารระดับสูง
Artificial Intelligence (AI)
Artificial Intelligence (AI) หรือปัญญาประดิษฐ์ ระบบประมวลผลที่มีความสามารถในการวิเคราะห์สูง สามารถแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนได้ โดยการนำ AI มาปรับใช้ในห้องประชุมสัมมนา ช่วยขจัดปัญหาและอำนวยความสะดวก ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการประชุมได้ ตัวอย่าง AI ที่เข้ามามีบทบาทในห้องประชุมสัมมนามีดังนี้
- Noise Suppression คือ ระบบตัดเสียงรบกวนในวิดีโอ เหมาะสำหรับห้องประชุมสัมมนาที่มีการประชุมทางไกล (Video Conference) บ่อยครั้ง ซึ่งการประชุมทางไกลมักมีเสียงรบกวนในวิดีโอ การติดตั้งระบบ Noise Suppression ช่วยแก้ไขปัญหาดังกล่าวให้หมดไป
- Voice Transcription หรือ ระบบการถอดเสียง เป็น AI ถอดเสียง จดบันทึกการประชุม ช่วยลดขั้นตอนการถอดเทปสรุปการประชุม (Minutes of Meeting: MOM) และด้วยความแม่นยำของ AI ยังช่วยลดความคาดเคลื่อนในการจดสรุปอีกด้วย
Unified Communication System
Unified Communication System หมายถึง ระบบสื่อสารแบบรวมศูนย์การสื่อสาร เชื่อมโยงการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกประชุมแบบครบวงจร ไม่จำกัดรูปแบบข้อมูลทั้ง ภาพ เสียงและวิดีโอ ซึ่งระบบดังกล่าวเป็นการทำงานร่วมกับหลากหลายเครื่องมือและรูปแบบการประชุม เช่น
- Video Conference หรือ การประชุมทางไกล ซึ่งผู้เข้าประชุมสามารถประชุมได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอเน็ตเข้ากับระบบโสตทัศน์
- Broadcasting and Webinars คือ การถ่ายทอดการประชุมและสัมมนาผ่านระบบออนไลน์ โดยทำงานสามารถร่วมกับแอปฯ Livestream ด้วยการใส่โลโก้ขององค์กร
- Screen and file sharing คือ การนำเสนอข้อมูลทั้งภาพและเอกสาร ซึ่งสามารถใช้งานร่วมกับแอปฯ ที่ช่วยเหลือการประชุมอย่าง Learning Toolbox และ IFTTT
ภาพ: ห้องประชุมที่รองรับการประชุมแบบ Video Conference
ตัวอย่างการทำงานของนวัตกรรมกับการประชุมในห้องประชุมสัมมนา
นวัตกรรมอยู่ในทุกส่วนของการดำเนินกิจกรรมในห้องประชุมสัมมนา ตั้งแต่การเก็บข้อมูลจนไปถึงการรักษาความปลอดภัย โดยแต่ละส่วนล้วนทำงานสอดคล้องซึ่งกันและกัน ยกตัวอย่างเช่น
- ระบบรักษาความปลอดภัย สามารถทำได้ตั้งแต่การเก็บข้อมูลด้วยระบบ Data Security การจำกัดผู้เข้าร่วมประชุมด้วยระบบ Face Recognition เป็นต้น
- การนำเสนอข้อมูล สามารถใช้งานร่วมกันตั้งแต่ การเชื่อมต่อข้อมูลด้วยระบบ Cloud และนำเสนอข้อมูลผ่านแอปพลิเคชันอย่าง Learning Toolbox เป็นต้น
- การจัดการการประชุม ในส่วนนี้ AI เข้ามามีบทบาทอย่างชัดเจน เช่น ระบบ Voice Transcription (ระบบถอดเสียงอัตโนมัติ) หรือแอปฯ Survey Monkey ช่วยเก็บข้อมูล ทำแบบสำรวจในการประชุม เป็นต้น
สรุป
ห้องประชุมสัมมนากับนวัตกรรมที่เสริมประสิทธิภาพการทำงาน แบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักคือ Internet of Things (IoT), Data Security, Unified Communication System และแอปพลิเคชัน โดยแต่ละส่วนจะช่วยสนับสนุนการทำงานภายในห้องประชุมตั้งแต่ การจัดเก็บและนำเสนอข้อมูล จนไปถึงการรักษาความปลอดภัย ซึ่งช่วยยกระดับห้องประชุมให้ทันสมัยและตอบสนองต่อพฤติกรรมผู้ใช้งานในอนาคต
