ห้องประชุม เป็นพื้นที่สำคัญภายในองค์กร ตั้งแต่ยุคอัศวินโต๊ะกลม (Knights of the Round Table) ในคริสต์ทศวรรษ 1,270 ซึ่งจัดโต๊ะประชุมทรงกลมในราชสำนักเพื่อบริหารราชการแผ่นดิน จนถึงในยุคปัจจุบันการประชุมยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่ขับเคลื่อนพันธกิจสำคัญ ตั้งแต่ระดับประเทศจนถึงระดับองค์กร ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน โดยห้องประชุมกับการบริหารองค์กรมี 3 พันธกิจหลักดังนี้

1.ห้องประชุมเป็นพื้นที่แห่งการเรียนรู้

การเรียนรู้เป็นสิ่งที่สำคัญต่อทุกองคาพยพขององค์กร ทั้งการเรียนรู้งานและการเรียนรู้วัฒนธรรมขององค์กร เป็นสิ่งที่ขับเคลื่อนองค์กรให้พัฒนาอย่างมั่นคงและยั่งยืน ซึ่งห้องประชุมเป็นพื้นที่สำคัญต่อการเรียนรู้ภายในองค์กร โดยปัจจัยสนับสนุนให้ห้องประชุมเป็นพื้นที่แห่งการเรียนรู้มีดังนี้ 

เทคโนโลยีภายในห้องประชุม

สำหรับเทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญที่เอื้อต่อการเรียนรู้ภายในห้องประชุม ทั้งการรวบรวม เชื่อมต่อและนำเสนอข้อมูล ซึ่งช่วยให้พนักงานในองค์กรเข้าถึงความรู้ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น โดยเทคโนโลยีหรือโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้องประชุมที่สนับสนุนในการเรียนรู้มีดังนี้

  • ระบบ Cloud เป็นระบบการจัดเก็บข้อมูลบนอากาศ เป็นฐานข้อมูลที่รองรับการเชื่อมต่อระหว่างภายในกับภายนอกองค์กร ทั้งนี้ระบบ Cloud เป็นปัจจัยที่ช่วยในการจัดการฐานข้อมูลให้แม่นยำและปลอดภัยมากขึ้น
  • ระบบแสดงผลหลายภาพในหนึ่งหน้าจอ ระบบนี้ช่วยให้ผู้เข้าประชุมได้รับข้อมูลจำนวนมากพร้อมกัน ถือเป็นการประหยัดเวลาและเพิ่มขีดจำกัดการเข้าถึง
  • Interactive Board คือ อุปกรณ์ที่สามารถมีปฏิสัมพันธ์กับข้อมูลได้อย่างทันท้วงที จากการสัมผัสหน้าจอช่วยให้ผู้เข้าประชุมสามารถโต้ตอบหรือแสดงความเห็นต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
  • AI: Voice Command Control หรือระบบรองรับการควบคุมอัจฉริยะในการควบคุมสั่งการด้วยเสียง ช่วยให้การประชุมสะดวกสบายยิ่งขึ้น อาทิ ช่วยในการค้นหาข้อมูลด้วยเสียงหรือช่วยจด บันทึกการประชุม เป็นต้น
  • Interactive Broadcasting คือ ระบบรองรับการออกอากาศถ่ายทอดสดผ่านเครือข่ายออนไลน์ ไปยังสถานที่ต่างๆ ทั้งทางเดียวและสองทาง (ทั้งรับและส่งสัญญาณ) การออกอากาศช่วยให้คนทั้งภายในและนอกองค์กรสามารถเรียนรู้ไปพร้อมกันขณะประชุม
  • AI: Finger, Face, Eye & Voice Recognize คือ ระบบสิทธิ์การเข้าใช้ห้องและการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะตน เทคโนโลยีนี้ช่วยจำกัดสิทธิ์ให้ข้อมูลภายในองค์กรไม่รั่วไหล เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการเก็บรักษาวิทยากรหรือข้อมูลลับไว้เฉพาะภายในองค์กร

ภาพ: Interactive Board ในห้องประชุม

ลักษณะกิจกรรมภายในห้องประชุม

การดำเนินกิจกรรมในห้องประชุมเป็นปัจจัยสำคัญที่กระตุ้นการเรียนรู้ ทั้งการนำเสนอข้อมูล (ถ่ายทอดความรู้) การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น (แบ่งปันความรู้) ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้ผลักดันให้เกิดการเรียนรู้ของพนักงาน โดยเฉพาะองค์กรที่มีการจัดระบบโครงสร้างองค์กร (Organization) ให้องค์กรมีวัฒนธรรมการเรียนรู้ ห้องประชุมจะเป็นพื้นที่ช่วยผลักดันให้ประสิทธิภาพองค์กรดียิ้งขึ้น และขับเคลื่อนให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) 

2.ห้องประชุมเป็นพื้นที่แห่งการตัดสินใจ กำหนดทิศทางขององค์กร 

ในการบริหารองค์กรการตัดสินใจเป็นกิจวัตรประจำวันของผู้บริหาร โดยหนึ่งในพื้นที่ที่ถูกใช้งานเพื่อตัดสินใจเป็นประจำคือห้องประชุม การนำเสนอ การโต้แย้งและการแลกเปลี่ยนความเห็น เป็นกิจกรรมที่นำไปสู่การตัดสินใจของผู้บริหารเพื่อกำหนดทิศทางขององค์กรเป็นไปในทิศทางที่ต้องการ และด้วยความสำคัญของห้องประชุมที่เป็นพื้นที่แห่งการตัดสินใจ ส่งผลให้มีห้องประชุมบางประเภทที่ออกแบบเพื่อให้ตอบสนองต่อการตัดสินใจมากขึ้น 

ห้องประชุมแบบบอร์ดรูม (Board Room)

สำหรับห้องประชุมแบบบอร์ดรูม เป็นห้องประชุมที่ถูกออกแบบมาโดยมุ่งเน้นการแสดงความเห็น การแลกเปลี่ยนทัศนคติผู้เข้าร่วมประชุม ลักษณะของโต๊ะและตำแหน่งการจัดวางเก้าอี้ถูกออกแบบให้สะดวกต่อการรับและแลกเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่แล้วห้องประชุมแบบบอร์ดรูม มักถูกใช้ในระดับผู้บริหารเป็นหลัก 

ห้องประชุมแบบวอร์รูม (War Room)

การประชุมแบบวอร์รูมเป็นรูปแบบการประชุมที่เกิดขึ้นจากการนำรูปแบบการประชุมทางยุทธศาตร์ของทหารมาปรับใช้ในการบริหารองค์กร ที่ต้องการความรวดเร็วและการดำเนินงานขององค์กรในเชิงยุทธศาสตร์ ซึ่งการออกแบบห้องประชุมแบบวอร์รูม รอบรับการนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก การเชื่อมต่อระหว่างข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงมีระบบการจำลองและประมวลผลการตัดสินใจเบื้องต้น เพื่อให้การตัดสินใจของคณะผู้บริหารแม่นยำและมีประสิทธิภาพ

ห้องประชุมแบบศูนย์รวมควบคุมสั่งการ (Command Control Room)

ห้องประชุมแบบศูนย์รวมควบคุมสั่งการเป็นห้องประชุมที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองปฏิบัติการโดยเฉพาะ อาทิ การควบคุมสภาวะฉุกเฉิน การบังคับบัญชาโรงงาน การควบคุมดาวเทียม เหมาะสำหรับองค์กรที่ที่มีการปฏิบัติการโดยเฉพาะต้องพร้อมรับมือกับสภาวะสถานการณ์ที่เร่งด่วน

ภาพ: ห้องประชุมแบบศูนย์รวมควบคุมสั่งการ (Command Control Room)

3.ห้องประชุมเป็นพื้นที่สร้างภาพลักษณ์องค์กร

ในการบริหารองค์กรบ่อยครั้งที่ต้องทำงานร่วมกันกับองค์กรภายนอก ดังนั้นห้องประชุมจึงเปรียบเสมือนหน้าตาขององค์กรที่ทำหน้าที่ต้อนรับบุคคลจากภายนอก หากห้องประชุมมีประสิทธิภาพและสวยงาม จะช่วยเพิ่มความน่าเชือถือให้กับองค์กรด้วย ห้องประชุมที่ดีควรแสดงให้เห็นถึงศักยภาพและวิสัยทัศน์ขององค์กร ซึ่งสิ่งเหล่านี้สะท้อนให้เห็นภาพระบบโสตทัศนูปกรณ์และงานสถาปัตยกรรมภายในห้อง 

โดยการออกแบบห้องประชุมเพื่อสร้างภาพลักษณ์องค์กร มีส่วนประกอบสำคัญ 2 ส่วนคือ รูปแบบและการปฏิบัติงาน (Form & Function) ซึ่งทั้งสองส่วนช่วยเสริมภาพลักษณะขององค์ซึ่งกันและกัน อาทิ องค์กรด้านเทคโนโลยีมักใช้รูปแบบที่ทันสมัย การปฏิบัติงานที่ฉับไว สถาปัตยกรรมจะเรียบง่ายแต่ล้ำสมัย ส่วนหน่วยงานรัฐมักใช้รูปแบบที่คลาสิคและร่วมสมัย มีภาพลักษณ์ที่เป็นทางการน่าเชื่อถือ เป็นต้น 

สรุป

ห้องประชุมเป็นพื้นที่สำคัญในการบริหารองค์กร ซึ่งช่วยขับเคลื่อนองคาพยพองค์กรให้ไปข้างหน้าด้วยการตอบสนองปัจจัยต่างๆทั้งการเรียนรู้ การตัดสินใจและการนำเสนอภาพลักษณ์ขององค์กร

Tags: