ห้องประชุมผู้บริหารเป็นห้องประชุมที่แตกต่างจากห้องประชุมทั่วไป เนื่องจากวัตถุประสงค์ของห้องนี้มีมากกว่าแค่สวยงามและการตอบสนองการทำงาน แต่แฝงไปด้วยอัตลักษณ์ขององค์กร ผ่านสถาปัตยกรรมและงานออกแบบ ในบทความนี้จะนำเสนอลักษณะของห้องประชุมผู้บริหาร ว่าควรมีลักษณะอย่างไรในปี 2021
ห้องประชุมผู้บริหารควรมีอะไรบ้าง ในปี 2021
ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่าห้องประชุมผู้บริหารนั้นมีความแตกต่างจากห้องประชุมทั่วไป ไม่ใช่แค่เพียงการใช้งาน แต่ต้องสะท้อนถึงความเป็นองค์กรและวิสัยทัศน์ของผู้บริหารด้วย ซึ่งองค์ประกอบที่เสริมห้องประชุมผู้บริหารให้สมบูรณ์มีดังนี้
1. อัตลักษณ์ขององค์กรต้องสะท้อนผ่านงานออกแบบ
สำหรับห้องประชุมของผู้บริหาร อัตลักษณ์ขององค์กรถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากผู้ใช้งานภายในห้อง ส่วนมากเป็นระดับผู้นำขององค์กร ดังนั้นการออกแบบที่แฝงอัตลักษณ์ขององค์กร จะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์และสร้างภาพจำให้กับบุคคลภายนอกได้รับรู้ถึงลักษณะขององค์กร (Characteristics)
โดยงานออกแบบที่เสริมอัตลักษณ์ขององค์กร สามารถสร้างสรรค์ได้ผ่านรูปแบบงานตกแต่งภายใน การเลือกใช้วัสดุและโทนสีในการออกแบบ เช่น องค์กรที่ทำงานด้านสิ่งแวดล้อม วัสดุที่ใช้ต้องแสดงให้เห็นถึงความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ด้วยการใช้ไม้ หรือเลือกใช้สีน้ำตาลและสีเขียว มีเส้นสายที่สอดรับกับธรรมชาติ เพื่อสะท้อนถึงอัตลักษณ์ขององค์กรที่ใส่ใจกับสิ่งแวดล้อม เป็นต้น
2. วิสัยทัศน์ของผู้บริหารกับห้องประชุม
ผู้บริหารถือเป็นบุคคลสำคัญที่จะพาองค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้า ดังนั้นวิสัยทัศน์ (Vision) จึงเป็นสิ่งที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับทุกคนในองค์กรและคู่ค้าทางธุรกิจ โดยห้องประชุมสามารถสะท้อนถึงวิสัยทัศน์ขององค์กรได้ผ่านงานออกแบบและการตกแต่งภายใน
ยกตัวอย่างเช่น ผู้นำองค์กรที่มีวิสัยทัศน์อยากให้องค์กรเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี ดังนั้นการออกแบบภายในจึงควรเลือกรูปแบบ (Style) ของงานตกแต่งภายในที่เหมาะสมมาส่งเสริมวิสัยทัศน์ขององค์กรด้วย อาทิ การปรับห้องประชุมด้วยคอนเซ็ปต์ Smart Meeting Room ด้วยการนำรูปแบบ Modern Style มาใช้ในงานตกแต่งภายใน เป็นต้น
3. ห้องประชุมผู้บริหารยุคใหม่ต้องทันสมัย
ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีกลายเป็นส่วนสำคัญในทุกด้าน ด้วยความสะดวกสบาย เชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด ส่งผลให้ทั้งภาครัฐและเอกชนต่างเลือกใช้เทคโนโลยีในการขับเคลื่อนองค์กร
โดยการนำเทคโนโลยีมาผสมผสานกับงานออกแบบห้องประชุมผู้บริหาร จะมุ่งเน้นไปที่ด้านการนำเสนอสื่อการประชุม และเทคโนโลยีที่ช่วยด้านการประชุมทางไกล (Conference) โดยตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้สำหรับห้องประชุมระดับผู้บริหารมีดังนี้
- Smart Video Conference Camera คือกล้องสำหรับการประชุมทางไกล มีคุณสมบัติเด่นตรงที่การติดตามตำแหน่งของผู้พูด ซึ่งในการประชุมผู้บริหารการเลือกใช้กล้องประเภทนี้ จะช่วยได้มุมมองของภาพที่ต้องการ เสริมความต่อเนื่องขณะการประชุมผ่านวีดีโอคอนเฟอเรนซ์
- Smart Analytic and Productivity Tools ระบบที่ช่วยวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม เช่น AskCody โปรแกรมวิเคราะห์การทำงานในห้องประชุม ตั้งแต่ระยะเวลาที่ใช้จนไปถึงการจัดการระบบการประชุม ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการประชุมในระดับผู้บริหาร
- Presentation Systems ระบบการนำเสนอข้อมูลที่รองรับการเชื่อมต่อกับโทรศัพท์และแท็บเล็ตได้ ลดขั้นตอนและอุปกรณ์ในการนำเสนอข้อมูล ทำให้การประชุมสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น ลดขั้นตอนที่วุ่นวาย อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้เพียงปลายนิ้ว
- Voice Transcription คือเทคโนโลยีสำหรับการถอดเสียง สามารถนำมาปรับใช้กับการประชุมได้ โดยเทคโนโลยีดังกล่าวเข้ามาช่วยในการทำเอกสารสรุปการประชุม ซึ่งในการประชุมระดับผู้บริหาร ความถูกต้องของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นการใช้ Voice Transcription ช่วยเพิ่มความแม่นยำและป้องกันการตกหล่นของข้อมูลได้
นอกจากนี้หลังจากเกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา (COVID-19) ส่งผลให้การนำเทคโนโลยีด้านสุขภาพมาปรับใช้ภายในห้องประชุมเพิ่มมากขึ้น เช่น ระบบตัวอุณหภูมิอัตโนมัติ ระบบฟอกอากาศ หรือการใช้วิธีการประชุมแบบ Bring Your Own Meeting (BYOM) ที่เน้นให้ผู้เข้าประชุมใช้อุปกรณ์การประชุมของตัวเองเป็นหลัก ซึ่งจะช่วยเสริมความปลอดภัย ลดความเสี่ยงในการแพร่กระจายเชื้อไวรัส
4. ฮวงจุ้ยกับห้องประชุมผู้บริหาร
ฮวงจุ้ย (Feng Shui) เป็นศาสตร์ที่ถูกหยิบยกมาใช้งานในการออกแบบบ่อยครั้ง ด้วยหลักที่ว่าด้วยการนำพลังงานดีจากธรรมชาติมาส่งเสริมผู้ใช้งานในพื้นที่ โดยเฉพาะผู้บริหารหากได้รับพลังงานที่ดีก็จะเป็นอีกปัจจัยที่สร้างเสริมความมั่นใจให้กับผู้บริหารในการนำพาองค์กรให้ก้าวหน้าได้
สำหรับหลักฮวงจุ้ยภายในห้องประชุมผู้บริหารนั้น ต้องสัมพันธ์กับทิศทางและธาตุของผู้บริหาร โดยรายละเอียดของหลักฮวงจุ้ยเบื้องต้นมีดังนี้
ทิศทางกับตำแหน่งการนั่งของผู้บริหาร
- ผู้บริหารองค์กรเอกชน ควรนั่งในทิศเต่าดำ (ทิศเหนือ) เพื่อเสริมเรื่องความมั่นคงขององค์กร
- ผู้บริหารภาครัฐ ควรในนั่งทิศเสือขาว (ทิศตะวันตก) จะช่วยเสริมเรื่องอำนาจบารมีในการควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชา
ทิศทางกับธาตุของผู้บริหาร
- ทิศเหนือ เหมาะสำหรับคนธาตุน้ำ
- ทิศใต้ เหมาะสำหรับคนธาตุไฟ
- ทิศตะวันออก เหมาะสำหรับคนธาตุไม้
- ทิศตะวันตก เหมาะสำหรับคนธาตุทอง
- ทิศตะวันออกเฉียงเหนือ เหมาะสำหรับคนธาตุดิน
โดยเคล็ดลับเพิ่มเติมที่จะเสริมเรื่องอำนาจและบารมีให้กับผู้บริหาร คือการเลือกเก้าอี้นั่งภายในห้องประชุม สำหรับเก้าอี้ที่ช่วยเสริมด้านนี้ ควรเป็นเก้าอี้ที่มีพนักพิงสูงและมีที่เท้าแขนทั้งสองข้าง เปรียบได้กับการมีมังกรเขียวและเสือขาวอยู่ข้างกาย โดยมังกรเขียวจะเสริมด้านบารมีและเสือขาวจะเสริมเรื่องอำนาจ
สรุป
ห้องประชุมผู้บริหารถือเป็นส่วนสำคัญของบริษัท ถือเป็นหน้าเป็นตาและบ่งบอกถึงบุคลิกของบริษัททำให้เกิดความประทับใจที่ดีต่อบริษัทกับบุคคลภายนอกที่พบเห็น ดังนั้นห้องประชุมผู้บริหารจึงเป็นส่วนสำคัญของบริษัทที่จะต้องให้ความใส่ใจตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบที่ต้องคำนึงถึงองค์ประกอบต่างๆ ไปจนถึงการเลือกใช้วัสดุและอุปกรณ์ต่างๆ ที่นำมาใช้ในห้องประชุม เพื่อช่วยเสริมทั้งในด้านภาพลักษณ์ การทำงานและเสริมสร้างความมั่นใจให้กับผู้บริหารในการขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตต่อไปได้
