ห้องประชุมเป็นพื้นที่สำคัญในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ในทุกระดับ ทั้งการระดมความคิดภายในทีม หรือการตัดสินใจเรื่องสำคัญของผู้บริหาร สิ่งเหล่านี้ล้วนเกิดขึ้นภายในห้องประชุมทั้งสิ้น ดังนั้นการออกแบบห้องประชุมให้มีสภาวะแวดล้อมเหมาะสมกับการทำงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

เริ่มต้นออกแบบห้องประชุมต้องเข้าใจองค์กรก่อน

ความเข้าใจองค์กรในที่นี้หมายถึง การเข้าใจโครงสร้างขององค์กร โดยเฉพาะรูปแบบการทำงาน เพื่อให้ทราบถึงทิศทางการทำงาน และลักษณะการประชุม เมื่อทราบข้อมูลเหล่านี้แล้วการออกแบบห้องประชุมจะสามารถทำได้ตรงกับวัตถุประสงค์ได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างรูปแบบการทำงานภายในองค์กร

  • ภาครัฐ รูปแบบทำงานส่วนใหญ่จะเป็นแบบ Top-Down คือ การปฏิบัติงานตามนโยบายจากผู้บังคับบัญชา ดังนั้นห้องประชุมที่ใช้งานเป็นหลักคือ ห้องประชุมในระดับผู้บริหาร ที่ใช้ในการปรึกษาหารือและออกนโยบายขององค์กร
  • ภาคเอกชน รูปแบบการทำงานจะมีทั้งแบบ Top-Down และ Bottom-Up ขึ้นอยู่กับขนาดและวิถีการทำงานขององค์กร เช่น ในแบบ Top-Down ผู้บริหารจะกำหนดทิศทางการทำงานขององค์กร ส่วน Bottom-Up พนักงานจะระดมความคิดในการแก้ไขปัญหาหรือพัฒนาสินค้าในภาคปฏิบัติ เป็นต้น

AVL-how-to-design-a-meeting-room-01

การออกแบบห้องประชุมกับรูปแบบการทำงานขององค์กร

จากข้อมูลเบื้องต้นจะเห็นได้ว่าไม่ว่ารูปแบบการทำงานจะเป็นไปในลักษณะ Top-Down หรือ Bottom-Up ห้องประชุมยังถือเป็นพื้นที่สำคัญในการปฏิบัติงาน เพียงแต่ในการออกแบบควรเลือกห้องประชุมที่เหมาะกับวิถีปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด โดยห้องประชุมที่เหมาะกับการทำงานแต่ละประเภทมีดังนี้

ห้องประชุมกับรูปแบบการทำงานแบบ Top-Down

สำหรับห้องประชุมที่เหมาะสำหรับการทำงานแบบ Top-Down นั้นควรมุ่งเน้นไปที่ห้องประชุมในการควบคุมองค์กรไปจนถึงการกำหนดนโยบายขององค์กร โดยห้องประชุมที่เหมาะสำหรับลักษณะการทำงานประเภทนี้ เช่น

  • ห้องประชุมผู้บริหาร เป็นห้องประชุมที่คณะกรรมการใช้สำหรับระดมความคิด การออกนโยบายในส่วนของภาคบริหาร เพื่อกำหนดทิศทางขององค์กร
  • ห้องประชุม Command and Control Room สำหรับห้องนี้เป็นห้องที่ใช้ในการควบคุม และสั่งการทางไกล โดยจะเน้นไปที่เทคโนโลยีที่สามารถเชื่อมต่อและสื่อสารไปยังศูนย์ปฏิบัติงานในแต่ละท้องที่ เพื่อรับคำสั่งและปฏิบัติงานตามที่ผู้บริหารต้องการ
  • ห้องประชุม War Room ในส่วนของห้องนี้จะคล้ายคลึงกับห้อง Command and Control Room แต่จะเน้นไปที่การบริหารงานในภาวะวิกฤติ ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเหลือ เพื่อความรวดเร็วและแม่นยำในการตัดสินใจ เช่น ระบบการสื่อสาร, ระบบควบคุมทางไกล และระบบ AI ที่สามารถจำลองผลลัพธ์ของคำสั่งได้ เป็นต้น

ห้องประชุมกับรูปแบบการทำงานแบบ Bottom-Up

ในส่วนของการทำงานแบบ Bottom-Up จะเน้นไปที่การระดมความคิดในภาคการปฏิบัติของพนักงาน ทั้งการประชุมทีมย่อยไปจนถึงการนำเสนอผลงานของแผนก เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามนโยบายของคณะผู้บริหาร โดยห้องประชุมที่เหมาะสำหรับลักษณะการทำงานประเภทนี้ ได้แก่

  • Smart Meeting Room เป็นห้องประชุมที่เน้นการสื่อสารภายในทีมขนาดเล็ก เน้นการระดมความคิด แลกเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงาน ซึ่งห้องประชุมประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องมีขนาดที่ใหญ่มากนัก แต่จะมุ่งเน้นไปที่การนำเทคโนโลยีมาสนับสนุนในการประชุม ตั้งแต่ระบบการนำเสนอข้อมูลไปจนถึงระบบการวิเคราะห์ข้อมูลการประชุม เป็นต้น
  • ห้องประชุม Auditorium & Multipurpose room ห้องประชุมประเภทนี้ส่วนใหญ่จะใช้ในการทำกิจกรรมต่างๆในการขับเคลื่อนองค์กร เช่น การแถลงนโยบาย ประกาศ KPI ขององค์กร รวมถึงการรายงานผลการดำเนินงานให้กับพนักงานได้ทราบถึงทิศทางหรือกรอบการปฏิบัติงานของแต่ละไตรมาส รวมไปถึงการนำเสนอผลงานและงานวิจัยของแต่ละแผนก ซึ่งเปิดพื้นที่ในการแลกเปลี่ยนความเห็นของพนักงานเพื่อพัฒนาต่อยอดผลงานต่อไป

AVL-how-to-design-a-meeting-room-02

การพัฒนาศักยภาพขององค์กรผ่านงานออกแบบห้องประชุม

หลังจากเข้าใจลักษณะและประเภทของห้องประชุมที่เหมาะสมกับการทำงานแล้ว ลำดับต่อมาคือการออกแบบห้องประชุมเพื่อพัฒนาศักยภาพและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร โดยแนวทางการออกแบบมีดังนี้

เพิ่มเทคโนโลยีในห้องประชุม

เทคโนโลยีเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้ โดยเทคโนโลยีที่ใช้ในการออกแบบห้องประชุม จะมุ่งเน้นไปที่การเสริมการทำงานเป็นหลัก ทั้งในด้านการนำเสนอและวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเทคโนโลยีในห้องประชุม เช่น

  • Smart Analytic and Productivity Tools เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม เช่น Askcody โปรแกรมการวิเคราะห์การทำงานในการประชุม ที่สามารถวิเคราะห์ได้ตั้งแต่การใช้เวลาที่เหมาะสมจนไปถึงแนวทางการจัดการประชุม เป็นต้น
  • Presentation System ระบบการนำเสนอข้อมูลไร้สาย ซึ่งสามารถเชื่อมต่อข้อมูลผ่านโทรศัพท์และแท็บเล็ต ลดการใช้อุปกรณ์ในการนำเสนอข้อมูล รวมถึงช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ฟังสามารถจดบันทึกได้ทันทีในอุปกรณ์ส่วนตัว
  • Smart Video Conference Camera กล้องอัจฉริยะที่ช่วยให้การประชุมทางไกล (Conference Meeting) มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ระบบเซนเซอร์ติดตามผู้พูด ทำให้การประชุมต่อเนื่อง ลดระยะเวลาในการสลับกล้อง เป็นต้น

AVL-how-to-design-a-meeting-room-03

ออกแบบสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม

สภาพแวดล้อมภายในห้องประชุมเป็นปัจจัยแฝง ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยการออกแบบสภาพแวดล้อมจะมุ่งเน้นไปที่ระบบแสงสว่างและอุณหภูมิภายในห้อง โดยรายละเอียดมีดังนี้

  • การออกแบบแสงสว่างภายในห้องประชุม แสงมีส่วนสำคัญต่อผู้เข้าประชุม ทั้งการสร้างบรรยากาศและการอำนวยความสะดวก เช่น แสงใช้งาน (Task Light) ใช้สำหรับการส่องสว่างในการอ่านเอกสารการประชุม หรือ แสงแวดล้อม (Ambient Light) ที่ช่วยกระจายความสว่างให้ทั้งห้องประชุม ทำให้เห็นบรรยากาศโดยรวมภายในห้อง เป็นต้น
  • อุณหภูมิที่เหมาะสมภายในห้องประชุม โดยห้องประชุมที่มีอุณหภูมิเย็นหรือร้อนมากเกินไป ส่งผลโดยตรงต่อการทำงาน ทั้งสมาธิในการฟังประชุมที่อาจลดน้อยลงเพราะความร้อนรวมถึงความง่วงที่อาจเกิดขึ้นจากอากาศหนาว โดยอุณหภูมิที่เหมาะสมไม่ควรต่ำกว่า 22 และไม่มากกว่า 25 องศาเซลเซียส

สีสันช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์

การเลือกใช้สีเป็นหนึ่งปัจจัยที่ช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ขณะทำงานได้ ผ่านการเลือกใช้จิตวิทยาของสีในงานออกแบบห้องประชุม โดยสีทำหน้าที่ในการส่งมอบอารมณ์และความรู้สึกให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุม สำหรับความหมายของสีที่ช่วยกระตุ้นการทำงานมีดังนี้

  • สีแดง ให้ความรู้สึกท้าทาย ตื่นเต้นเร้าใจ เหมาะสำหรับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ เช่นงานออกแบบหรืองานด้านการตลาด เป็นต้น
  • สีส้ม ให้ความรู้สึกร่าเริง เบิกบาน เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการกระตุ้นการทำงานของทีม การระดมความคิด
  • สีเขียว ให้ความรู้สึกสงบและผ่อนคลาย เหมาะสำหรับห้องประชุมที่ใช้ในการตัดสินใจในเรื่องสำคัญ สีเขียวจะช่วยผ่อนคลายความคิด ไม่ให้การประชุมตึงเครียดจนเกินไป

สรุป

การออกแบบห้องประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร เริ่มต้นจากการทำความเข้าใจรูปแบบการทำงานขององค์กร จากนั้นจึงเลือกออกแบบห้องประชุมให้เหมาะสมทั้งในด้านเทคโนโลยีและสภาพแวดล้อมภายในห้อง ทั้งนี้ยังมีหลายปัจจัยที่ใช้ในการออกแบบห้องประชุม ซึ่งใครที่สนใจสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญได้ที่ AVL

Tags: