ปัจจุบันเราเข้าสู่ยุคของการทำงานแบบผสมผสานอย่างไม่อาจปฏิเสธได้ ไม่ใช่คำถามอีกต่อไปว่าเราควรทำงานที่สำนักงานหรือเราควรทำงานที่บ้าน รูปแบบการทำงานทั้งสองได้รับการยอมรับเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตวิถีใหม่ และมีแนวโน้มว่าจะอยู่กับเราอย่างไม่มีกำหนด บทความนี้กล่าวถึงวิธีที่การออกแบบสำนักงานแบบไฮบริดที่สามารถตอบสนองต่อความท้าทายของการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานได้อย่างไร
Hybrid Office คืออะไร
สำนักงานยุคใหม่ ที่พนักงานบางส่วนทำงานจากที่ออฟฟิศ บางส่วนทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นๆได้ โดยพนักงานมีอิสระในการเลือกเวลาและสถานที่ในการทำงานได้ด้วยตัวเอง หลักฐานเริ่มปรากฏว่าสถานที่ทำงานที่ใช้รูปแบบไฮบริดจะได้รับความนิยมและมีแนวโน้มที่จะเติบโตได้มากที่สุด ผลการวิจัยเผยว่า การทำงานแบบไฮบริดเพิ่มประสิทธิภาพงานได้จริง ซึ่งผลวิจัยยังบอกอีกว่า 53% ของคนงานทั่วโลกต้องการรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด ซึ่งสามารถเลือกทำงานทางไกลได้มากกว่าครึ่งหนึ่งของวันทำงานปกติ
จากการสำรวจของ ONS (Office for National Statistics) ประเทศอังกฤษ เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่า 85% ของคนทำงานในสหราชอาณาจักรชื่นชอบวิธีการทำงานแบบผสมผสานทั้งที่บ้านและที่ทำงาน ในทำนองเดียวกันในสหรัฐอเมริกา 52% ของคนงานในสหรัฐฯ ชอบทั้งสองอย่างผสมกัน และไม่ใช่แค่ความรู้สึกเฉยๆ จำนวนการค้นหางานที่เสนอการทำงานทางไกลเพิ่มขึ้นสามเท่าในปี 2564 เมื่อเทียบกับปีก่อนหน้า
สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปสำหรับพนักงานหลังจากการเข้าสู่ ภาวะ “ Next Normal ” หรือ ชีวิตวิถีถัดไป คือ การใช้ชีวิตในรูปแบบใหม่ของคนในสังคมทุกช่วงวัย หลังจากที่ได้ปรับตัวกับสถานการณ์โควิด 19 ที่ประชากรวัยทำงานจะพิจารณาถึงความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ความเป็นอยู่ที่ดี และการทำงานที่ยืดหยุ่น ดังนั้น หลายองค์กรและหลายๆ หน่วยงานให้ความสำคัญในเรื่องนี้กับการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานด้วยการออกแบบและจัดวางผังพื้นที่ของสำนักงานอย่างเหมาะสมเพื่อรองรับการทำงานแบบผสมผสาน เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากการทำงานที่สำนักงานและการทำงานจากที่บ้านได้มากที่สุด
เราจะกำหนดรูปแบบสำนักงานแบบไฮบริดได้อย่างไร?
การออกแบบสำนักงานแบบไฮบริดสามารถกำหนดได้ว่า เป็นการออกแบบผังพื้นที่ทำงานที่สามารถทำงานร่วมกันแบบเห็นหน้าพร้อมกันและทำงานทางไกลได้พร้อมกัน ซึ่งจะแตกต่างจากสำนักงานแบบ agile workplace ที่มีรูปแบบของสถานที่หรือลักษณะการทำงานที่มุ่งเน้นความคล่องตัว เพื่อสร้างพื้นที่แบบไดนามิกสำหรับพนักงานแต่เฉพาะภายในการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันของสำนักงานจริงเท่านั้น
แม้ว่า Hybrid Office จะไม่ใช่แนวคิดใหม่ แต่การระบาดใหญ่ของ Covid-19 ได้เปลี่ยนวิกฤตให้กลับกลายเป็นโอกาสในการพาเราไปสู่วิวัฒนาการหรือการแสวงหาสิ่งใหม่ที่ดีกว่าเดิม โดยเฉพาะรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนชีวิตวิถีใหม่ในการทำงานที่พนักงานสามารถเคลื่อนย้ายไปมาระหว่างสภาพแวดล้อมการทำงานที่บ้านและที่ทำงานได้อย่างราบรื่น แต่ยังต้องการโซลูชันและแนวคิดต่างๆ ที่สามารถรอบรับการทำงานได้ ซึ่งบางส่วนได้แก่:
- พื้นที่เปิดใช้งาน Wi-Fi สำหรับการเชื่อมต่อกับพนักงานที่ทำงานจากที่บ้าน
- เทคโนโลยีจองห้องประชุมและพื้นที่ทำง่านส่วนตัว
- เฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ปรับแต่งรูปแบบในการใช้งานได้และง่ายต่อการเคลื่อนย้าย
- การผสมผสานระหว่างพื้นที่การทำงานร่วมกันแบบทีมควบคู่ไปกับพื้นที่ส่วนตัว
หลักการสำคัญของการออกแบบสำนักงานแบบไฮบริด
อย่างที่กล่างไว้ข้างต้นว่าการออกแบบสำนักงานแบบไฮบริดมักเกี่ยวข้องกับการกำหนดผังพื้นที่สำนักงานและเฟอร์นิเจอร์ที่มีอยู่ใหม่ เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันและมีความยืดหยุ่นมากขึ้น หลักการสำคัญของการออกแบบสำนักงานแบบไฮบริด คือ การสร้างพื้นที่ที่อยู่เหนืออุปสรรคทางกายภาพและทางสังคม แต่นั่นไม่ได้แปลว่าพื้นที่น้อยเสมอไป ยกตัวอย่าง เช่น แนวทางการจัดการพื้นที่สำนักงานรูปแบบใหม่โดยการลดจำนวนโต๊ะทำงานลงจาก 100 % เหลือ 60 % ในขณะที่ยังคงพื้นที่เดิมไว้ และออกแบบวางผังพื้นที่ทำงานใหม่ในรูปแบบ Hot Desk โดยเน้นให้พนักงานใช้พื้นที่ส่วนกลางมากขึ้น เน้นการออกแบบ Open Space ไม่ยึดติดกับตำแหน่งหรือโต๊ะประจำ แต่ให้ทุกคนสามารถใช้พื้นที่ส่วนกลางในการทำงาน เพื่อความยืดหยุ่นที่เพิ่มขึ้น นอกเหนือจากการจัดพื้นที่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk แล้ว Hybrid Office ยังให้ความสำคัญกับฟังก์ชันการใช้งานเป็นหลัก เช่น การปรับปรุงห้องประชุม หรือการปรับพื้นที่ส่วนกลางเพิ่มมากขึ้น ไม่ยึดติดกับการนั่งทำงานที่โต๊ะ แต่ปรับให้สำนักงานเป็นเหมือนพื้นที่ผ่อนคลายสำหรับพนักงาน โดยในแนวทางการปรับปรุงที่ตอบสนองการทำงานคือ การปรับปรุงสำนักงานให้รองรับกับ การประชุมทางไกล (Conference Room) ทั้ง การปรับลดขนาดห้องประชุม เพิ่มเทคโนโลยีในการประชุม หรือการปรับมาใช้ Phone Booth เพื่อสร้างพื้นที่การประชุมขนาดเล็กสำหรับการติดต่องานกับลูกค้าผ่านการโทรศัพท์หรือ Video Call เพื่อลดปัญหาพื้นที่ประชุมไม่เพียงพอสำหรับการใช้งาน
Hybrid Office Technology
การปรับเปลี่ยนเฉพาะพื้นที่ทำงานนั้นอาจจะยังไม่เพียงพอ แต่ควรจะต้องมีเทคโนโลยีที่จะจะเข้ามาช่วยรองรับการทำงานด้วย การเตรียมเทคโนโลยีควรเริ่มต้นทั้งแต่การปรับรูปแบบการทำงาน เช่น การใช้แอพลิเคชัน Slack ในการสื่อสาร การติดตามภาระงานผ่านโปรแกรม Asana หรือการนำคอนเซ็ปต์ Work on Cloud มาปรับใช้อย่างการรวบรวมงานผ่าน Google Cloud หรือ Dropbox รวมถึงการใช้ระบบบริหารพื้นที่ทำงาน (Workplace Management System) เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่จะเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ สามารถจองโต๊ะทำงานส่วนกลางล่วงหน้าได้ เทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆเหล่านี้ จะเข้ามาช่วยรองรับการทำงานแบบ Work from Home ในระยะสั้น และรองรับการทำงานแบบ Hybrid Work ในระยะยาวได้อย่างสมบูรณ์แบบ ตอบโจทย์รูปแบบการทำงานในยุค New Normal ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุป
เราจะเห็นได้ว่าการออกแบบและปรับปรุงสำนักงานยุคใหม่ให้เป็นสถานที่ทำงานแบบ Hybrid Working จะได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับหน่วยงานภาครัฐหรือองค์กรยุคใหม่ที่ต้องการพัฒนากำลังคนให้พร้อมเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจและสังคมดิจิทัล มองหาการทำงานที่มีความยืดหยุ่นกว่าเดิม มีความทันสมัย รองรับการเปลี่ยนแปลง ให้อิสระในการใช้ความคิดสร้างสรรค์อย่างเต็มที่ และพร้อมสร้าง Productivity ให้กับหน่วยงานได้เป็นอย่างดี Hybrid Office ออฟฟิศสมัยใหม่จึงเป็นคำตอบของการทำงานรูปแบบใหม่ในยุค New Normal ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับองค์กรใดที่สนใจในการปรับปรุงสำนักงานและห้องประชุมยุคใหม่ สามารถปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญได้ที่ AVL
