จากสถานการณ์การแพร่กระจายของโรคโควิด-19 ส่งผลกระทบต่อวิถีชีวิตในหลายภาคส่วน จนเกิด “วิถีชีวิตแบบใหม่” หรือ New Normal ที่ผู้คนต่างใส่ใจเรื่องสุขอนามัยมากยิ่งขึ้น ทำให้หลายองค์กรปรับสำนักทำงานให้สอดคล้องกับ New Normal มากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะพื้นที่อย่างห้องประชุม
New Normal ความเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญขององค์กร
ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า New Normal ส่งผลต่อวิถีชีวิตของผู้คนและการทำงาน โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กร ซึ่งต้องปรับรูปแบบทั้งในเชิงกายภาพและระบบการทำงานให้สอดคล้องกับ New Normal
การเว้นระยะห่างและการวางระบบความปลอดภัย ถือเป็นมาตรฐานใหม่ที่ทุกองค์กรเริ่มปรับปรุงในเชิงกายภาพ รวมถึงการปรับรูปแบบการทำงาน ทั้งสลับวันเข้าสำนักงานหรือการนำแนวคิด Remote Working มาปรับใช้ สิ่งเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นความเปลี่ยนแปลงที่องค์กรต้องเผชิญทั้งสิ้น
การเตรียมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ ถือเป็นวาระสำคัญที่จะนำพาองค์กรเข้าสู่สังคมสมัยใหม่ ตามวิถีชีวิตของคนที่เปลี่ยนไป และสำหรับในบทความนี้จะมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงในเชิงกายภาพอย่างห้องประชุมเป็นหลัก เพราะห้องประชุมถือเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญของการทำงานในองค์กร
ห้องประชุมในยุค New Normal
ห้องประชุมในยุค New Normal เป็นห้องประชุมที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม เพราะนอกจากการให้ความสำคัญในเรื่องการทำงานของเทคโนโลยีในการประชุม เช่น ระบบโสตทัศนูปกรณ์ แสง เสียง ภาพ ที่ทันสมัยแล้ว สิ่งที่เข้ามามีบทบาทมากยิ่งขึ้นคือ ความปลอดภัย
ความปลอดภัยที่นี้หมายถึง การห่างไกลจากเชื้อโรค ลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาด ผ่านการปรับปรุงห้องประชุมในเชิงกายภาพ ทั้งการเว้นระยะห่างระหว่างที่นั่ง เพิ่มระบบไหลเวียนอากาศ รวมถึงการนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้เพื่อลดการสัมผัสอีกด้วย นอกเหนือจากความปลอดภัยแล้ว อีกหนึ่งสิ่งความเปลี่ยนแปลงที่มีโอกาสเกิดขึ้นคือ การปรับขนาดของห้องประชุม
ขนาดของห้องประชุมในยุค New Normal
การออกแบบขนาดของห้องประชุมส่วนมากเป็นพื้นที่ขนาดใหญ่ เพื่อจุผู้เข้าประชุมจำนวนมากและตอบสนองวัตุประสงค์ของการประชุมได้ แต่ในยุค New Normal ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไป แนวทางของห้องประชุมอาจจำเป็นต้องปรับตามความเหมาะสมของสถานการณ์ จากพื้นที่ขนาดใหญ่อาจต้องลดทอนให้กลายเป็นห้องประชุมขนาดเล็ก แต่มีจำนวนหลายห้องที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลแต่ละห้องได้ เสมือนประชุมอยู่ห้องเดียวกัน โดยการออกแบบจะมุ่งเน้นไปที่ความปลอดภัยและความทันสมัยมากกว่า
ความปลอดภัยในห้องประชุมรูปแบบใหม่
สำหรับความปลอดภัยเนื่องจากห้องประชุมยุคใหม่มีขนาดที่เล็กลง ดังนั้นการให้ความสำคัญหลักจึงไม่ใช่การเว้นระยะห่าง แต่เป็นการนำเทคโนโลยีมาเสริมความปลอดภัยมากกว่า โดยเทคโนโลยีที่นำมาปรับใช้ภายในห้องประชุมแบบ New Normal เช่น
- Smart Building Sensor เทคโนโลยีในการตรวจวัดความเปลี่ยนแปลงโดยรอบ เช่น ตรวจจับอุณหภูมิ, ค่าความชื้นภายในห้อง, ระบบจดจำใบหน้าและการตรวจจับความเคลื่อนไหว ซึ่งในส่วนนี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัย ลดการสัมผัสและเพิ่มความแม่นยำในการคัดกรองผู้เข้าประชุม
- Mobile Room Control เทคโนโลยีควบคุมและสั่งการด้วยโทรศัพท์ ทั้งการควบคุมระบบแสงหรือการเปิดไฟล์การประชุม ซึ่งเทคโนโลยีนี้จะช่วยลดการสัมผัส และอำนวยความสะดวกให้การทำงานง่ายมากยิ่งขึ้น ทั้งในการจัดการห้องและการเชื่อมต่อข้อมูล
- Wireless Presentation ระบบการนำเสนอข้อมูลแบบไร้สาย ผ่านแอปพลิเคชันหรือโปรแกรมที่เชื่อมข้อมูลผ่านระบบ Cloud ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่กำลังเสนอได้พร้อมกัน ทำให้การทำงานสะดวก เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- Video Conference การติดตั้งเทคโนโลยีที่รองรับการประชุมทางไกลอย่าง กล้องเซนเซอร์ติดตามผู้พูด (Tracking Camera) และไมโครโฟนสำหรับประชุมทางไกล (Web Conference Mic) จะช่วยให้การประชุมทางไกลสะดวกมากยิ่งขึ้น
- BOYD (Bring Your Own Devices) คือ การนำอุปกรณ์ของตัวเองมาใช้ในการทำงานเช่น Notebook Computer, Mobile Phone และ Tablet เป็นต้น โดยสามารถเชื่อมต่อระบบและข้อมูลเข้ากับซอฟต์แวร์ของที่ทำงาน ทำให้ลดการใช้อุปกรณ์ส่วนกลาง ลดการสัมผัส เพิ่มความปลอดภัยให้กับสำนักงาน
ความทันสมัยภายในห้องประชุมรูปแบบใหม่
ในอนาคตแนวโน้มรูปแบบของการประชุมจะเปลี่ยนไปสู่การประชุมแบบทางไกลมากยิ่งขึ้น (Conference Meeting) ดังนั้นความทันสมัยของเทคโนโลยีจึงเป็นปัจจัยสำคัญในการปรับรูปแบบของห้องประชุม ให้สอดคล้องกับพฤติกรรมการประชุมเป็นหลัก โดยเฉพาะการประชุมทางไกล
สำหรับแนวทางการปรับรูปแบบห้องประชุมให้สอดรับกับการประชุมทางไกล เริ่มต้นตั้งแต่การปรับระบบและเทคโนโลยีของโสตทัศนูปกรณ์ให้มีความทันสมัยพร้อมใช้งาน ทั้งระบบภาพ เสียง การเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์กับอินเทอร์เน็ตและอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้
- ระบบภาพ สำหรับระบบภาพในการประชุมทางไกลนั้นถือว่าเป็นหัวใจหลักของการประชุม คุณภาพของภาพที่ได้จะขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของกล้อง (Camera) ที่ใช้ในการประชุม โดยส่วนใหญ่แล้วหากเป็นห้องประชุมขนาดเล็ก จะนิยมใช้กล้องภายในตัวคอมพิวเตอร์ แต่ทั้งนี้กล้องดังกล่าวจะมีคุณภาพที่ต่ำ ดังนั้นจึงควรใช้กล้องที่ออกแบบเพื่อประชุมทางไกลโดยเฉพาะ นอกจากคุณภาพที่คมชัดแล้ว บางรุ่นยังมีฟังก์ชันติดตามผู้พูดหรือมีลำโพงภายในตัวอีกด้วย
- ระบบเสียง สำหรับการประชุมทางไกล มักมีปัญหาเรื่องเสียงรบกวน ทั้งสัญญาณเสียงที่ขาดหาย และเสียงก้องสะท้อน ทั้งนี้ในชุดประชุมทางไกลบางยี่ห้อ จะมีระบบ Noise Cancellation เพื่อป้องกันเสียงก้องสะท้อนจากไมโครโฟน แต่อย่างไรก็ตามปัญหาเสียงรบกวน ควรแก้ตั้งแต่ต้นเหตุ เช่น การออกแบบห้องไม่ให้เกิดเสียงก้องสะท้อน เป็นต้น
- การออกแบบระบบแสง ควรออกแบบให้มีค่าความสว่างของแสงที่เพียงพอและคำนึงถึงค่าอุณภูมิสีของแสง (Color Temperature) ที่เหมาะสมและสอดคล้องกับอุปกรณ์กล้องที่ใช้ รวมถึงทิศทางของแสงที่มีความสำคัญในการส่องสว่างที่ใบหน้าของผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อให้ผู้เข้าประชุมอีกฝ่ายเห็นหน้าอย่างชัดเจน
- การเชื่อมต่อระหว่างอุปกรณ์กับอินเทอร์เน็ต ในส่วนนี้ควรตรวจสอบอุปกรณ์ที่มีภายในห้องว่ารองรับการเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต หรือใช้รุ่นที่รองรับฟังก์ชันใหม่ๆได้หรือไม่ เพราะโปรแกรมในการประชุมมักจะมีการอัปเดตอยู่เสมอ ดังนั้นจึงควรเลือกใช้อุปกรณ์ที่พร้อมในการใช้งานระยะยาวด้วย
ทั้งนี้นอกเหนือจากความปลอดภัยและความทันสมัยแล้ว ยังมีอีกหลายองค์ประกอบที่เสริมให้ห้องประชุมขนาดเล็กมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น
- การออกแบบสภาพแวดล้อมภายในห้อง เช่น การใช้แสงตกแต่งช่วยสร้างบรรยากาศขณะการประชุม หรือการปรับอุณหภูมิห้องประชุมให้เหมาะสม ไม่ร้อนหรือหนาวเกินไป จะช่วยสร้างสมาธิในขณะการประชุมได้
- การเลือกใช้สีสัน โดยการเลือกใช้สี จะช่วยปรับอารมณ์ของผู้เข้าประชุม เช่น การตกแต่งด้วยสีแดงช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ หรือการใช้สีเขียว ช่วยทำให้ผู้เข้าประชุมรู้สงบและผ่อนคลาย เป็นต้น
- การเพิ่มเทคโนโลยี อย่างระบบจองห้องประชุม Smart Analytic และ Productivity Tools เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยสนับสนุนการทำงานให้ง่ายมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคนภายในองค์กร
สรุป
ขนาดของห้องประชุมในยุค New Normal ไม่จำเป็นต้องใหญ่ แต่ต้องตอบโจทย์ในด้านความปลอดภัย ผ่านนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ เช่น Wireless Presentation หรือ Smart Building Sensor เพื่อให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานร่วมกัน ได้อย่างมีประสิทธิภาพและห่างไกลจากโควิด-19
