ในปัจุบันการประชุมทางไกล หรือ Video Conference ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั้งหน่วยงานรัฐและเอกชน ด้วยความสะดวกสบายในการใช้งาน ลดระยะเวลาและภาระค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ถึงแม้ Video Conference จะได้รับความนิยม แต่ห้องประชุมบางห้องก็ยังไม่สามารถรองรับการประชุมทางไกลได้

Video Conference คืออะไร

Video Conference คือ การประชุมทางไกลที่ผู้เข้าประชุมสามารถประชุมได้ โดยไม่ต้องเดินทางมายังสถานที่จริง ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเข้ากับระบบโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้อง ทั้งนี้อุปกรณ์ Video Conference ต้องพร้อมในการใช้งานด้วย เพื่อป้องกันความผิดพลาดระหว่างการประชุม เช่น เสียงรบกวนหรือสัญญาณขาดหาย เป็นต้น

ห้องประชุมแบบไหนที่รองรับ Video Conference

Video Conference เป็นรูปแบบการประชุมที่มีรายละเอียดยิบย่อย แตกต่างจากการประชุมทั่วไป เช่นการนำเสนอข้อมูลที่ต้องมีโปรแกรมในการนำเสนอ ระบบโสตทัศนูปกรณ์ที่มีความเสถียรเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น โดยคุณสมบัติเบื้องต้นของห้องประชุมที่รองรับ Video Conference มีดังนี้

คุณสมบัติของห้องประชุมที่รองรับ Video Conference

  • Universal compatibility รองรับการเชื่อมต่อข้อมูลได้หลากหลายช่องทาง ทั้งระบบอินเทอร์เน็ต, HDMI, USB ไปจนถึงการเชื่อมต่อกับโทรศัพท์มือถือ รวมถึงสามารถทำงานร่วมกับระบบปฏิบัติการทั้ง MAC OS และ Windows
  • AI algorithm ระบบปัญญาประดิษฐ์ตัวช่วยเพิ่มความอัจฉริยะให้ห้องประชุม ทั้งระบบสั่งงานด้วยเสียง (Voice Assistant) ระบบถอดเสียงการประชุม (Voice to Text ) ระบบจดจำเสียงพูด (Automatic Speech Recognition) เป็นต้น โดยคุณสมบัตินี้จะช่วยให้การทำงานในห้องประชุมสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
  • Wireless support รองรับการเชื่อมต่อแบบไร้สาย ตอบสนองอุปกรณ์ IoT ที่สามารถควบคุมและสั่งการอุปกรณ์ภายในห้องได้เพียงปลายนิ้ว

อุปกรณ์สำหรับระบบ Video Conference

สำหรับอุปกรณ์ที่รองรับการประชุมทางไกล เป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่มีอยู่ในห้องประชุมทั่วไป แต่จะมีฟังก์ชันที่แตกต่างออกไป เพื่อตอบสนองการเชื่อมต่อข้อมูลทั้งภาพและเสียงสำหรับการประชุมทางไกลโดยเฉพาะ โดยอุปกรณ์พื้นฐานสำหรับการประชุม Video Conference มีดังนี้

Computer

อุปกรณ์พื้นฐานที่ใช้สำหรับเชื่อมต่อระหว่างห้องประชุม โดย Computer ภายในห้องประชุมต้องรองรับซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการประชุมทางไกล เช่น Zoom หรือ Google Meet รวมถึงสามารถใช้งานร่วมกับอุปกรณ์อื่นๆอย่าง ไมโครโฟนและกล้อง เป็นต้น

Projector

เครื่องฉายภาพ (Projector) เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์พื้นฐานในห้องประชุม มีหน้าที่นำเสนอภาพให้กับผู้เข้าประชุม โดยเครื่องฉายภาพที่เหมาะสำหรับการประชุมแบบ Video Conference คือ Smart Projector เครื่องฉายภาพที่สามารถเชื่อมต่อผ่านระบบ Wireless ควบคุมการนำเสนอได้โดยไม่ต้องใช้สายต่อกับเครื่องฉายภาพ

ภาพ: Projector

Smart TV

ในกรณีที่ห้องประชุมมีพื้นที่อย่างจำกัด อาจไม่มีพื้นที่มากพอสำหรับติดตั้งเครื่องฉาพภาพ (Projector) และจอรับภาพ ดังนั้น Smart TV คือคำตอบสำหรับคุณ ด้วยคุณสมบัติที่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ หรือเพียงแค่ดาวน์โหลดแอปพลิเคชันก็สามารถประชุมได้แล้ว

Video Conference Camera

กล้องที่ออกแบบมาเพื่อการประชุมทางไกลโดยเฉพาะ รองรับระบบ Wireless เชื่อมต่อได้แบบไร้สาย พร้อมทั้งคุณสมบัติจับภาพผู้พูดโดยอัตโนมัติ ช่วยแก้ไขปัญหาภาพไม่ตรงกับเสียงผู้พูด ทำให้การประชุมลื่นไหลโดยไม่สะดุด

Microphone

ไมโครโฟนเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ Video Conference ที่ขาดไม่ได้ โดยไมโครโฟนสำหรับการประชุมทางไกล ควรมีฟังก์ชันพิเศษ เช่น ระบบปรับระดับความดังของเสียงพูดอัตโนมัติ หรือ ระบบตัดเสียงรบกวนเพื่อให้การสื่อสารชัดเจนขึ้น

Console tablet

Console tablet คืออุปกรณ์ที่ควบคุมระบบต่างๆภายในห้องผ่านแท็บเล็ต ซึ่งสามารถติดตั้งแอปพลิเคชันที่ช่วยเหลือในการประชุมได้ เช่น Recoder แอปพลิเคชันถอดเสียงการประชุม หรือ Learning Toolbox แอปพลิเคชันนำเสนอข้อมูล เป็นต้น

ภาพ: Console tablet

การเตรียมพร้อมก่อนประชุม Video Conference

การประชุมทางไกล ไม่เพียงแค่ออกแบบห้องตามคุณสมบัติ หรือลงทุนกับอุปกรณ์ Video Conference เท่านั้น แต่การเตรียมพร้อมก่อนเริ่มประชุมก็สำคัญไม่แพ้กัน ยิ่งเป็นการประชุมระหว่างองค์กรหรือการประชุมในวาระสำคัญ ควรลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดให้มากที่สุด โดยการเตรียมพร้อมสำหรับการ Video Conference เบื้องต้นมีดังนี้

  • ตรวจสอบสัญญาณอินเทอร์เน็ต โดยอินเทอร์เน็ตถือเป็นหัวใจสำคัญในการประชุมทางไกล หากสัญญาณเกิดขัดข้อง อาจส่งผลให้ข้อมูลการประชุมตกหล่นได้ ดังนั้นวิธีเตรียมพร้อมคือ ตรวจสอบคุณภาพและความเร็วของสัญญาณก่อน รวมทั้งจุดเชื่อมต่อหรืออุปกรณ์แยกสัญญาณภายในห้อง เป็นต้น
  • กล้องต้องเชื่อมต่อพร้อมใช้งาน เนื่องจากการประชุมทางไกลต้องอาศัยภาพเคลื่อนไหว ดังนั้นกล้องต้องพร้อมในการใช้งาน ทั้งการเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ตและแอปพลิเคชันสำหรับประชุม ตรวจสอบสัญญาณภาพก่อนเริ่มประชุม เพื่อป้องกันปัญหาอย่างภาพกระตุก หรือ ภาพช้ากว่าเสียง เป็นต้น
  • ทดสอบไมโครโฟน ไมโครโฟนห้องประชุม เป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์ที่มักเกิดปัญหาบ่อยครั้งในการประชุมทางไกล ทั้งปัญหาเสียงเบาผิดปกติ, เสียงรบกวน และเสียงเดินทางล่าช้า ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถป้องกันได้ตั้งแต่การ Sound Check ก่อนเริ่มการประชุม

สรุป

การประชุมทางไกล (Video Conference) กำลังกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคต ดังนั้นการเตรียมความพร้อมจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะการเตรียมอุปกรณ์สำหรับการประชุม ทั้งระบบภาพและเสียงที่ทำงานสอดประสานกัน เพื่อให้การประชุมทางไกลออกมาสมบูรณ์แบบที่สุด

Tags: