รูปแบบการจัดห้องประชุม ให้เหมาะกับกิจกรรมภายในองค์กรของคุณ

การจัดห้องประชุมแต่ละประเภทมักมีความแตกต่างกันไปตามจุดประสงค์ของการใช้งาน กิจกรรม และความสะดวกของคนในองค์กรนั้นๆ และหนึ่งในปัจจัยสำคัญคือรูปแบบที่นั่งภายในห้องประชุม ที่ต้องสอดคล้องกับการใช้งานจริง มีความสะดวก ปลอดภัย และคงไว้ซึ่งเอกลักษณ์ขององค์กร ซึ่งการจัดห้องประชุมจะถูกแบ่งออกตามลักษณะของการใช้งาน ดังนี้

การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ (Theatre Style)

จุดประสงค์ของการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ ใช้สำหรับการจัดกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กรที่มีคนเข้าร่วมจำนวนมาก เช่น การแสดงดนตรี ละคร และการแสดงกิจกรรมต่างๆ บนเวทีในบางครั้งยังใช้ในการบรรยายพิเศษที่มีผู้เข้าฟังเป็นจำนวนมากได้อีกด้วย โดยการจัดห้องประชุมแบบนี้จะมีการแบ่งสัดส่วนของเวที (Stage) กับบริเวณที่นั่งผู้ชมหรือผู้เข้าประชุม ออกจากกันอย่างชัดเจน

รูปแบบการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์เป็นการจัดห้องที่อ้างอิงจากโรงภาพยนตร์หรือโรงละคร โดยรูปแบบการจัดห้องประชุมเป็นการวางตำแหน่งเก้าอี้ทุกตัวให้หันไปทางหน้าเวที และไม่มีโต๊ะภายในบริเวณของที่นั่งของผู้เข้าชมนอกจากโต๊ะของผู้บรรยายที่อยู่บนเวที เพื่อให้ให้ทุกคนโฟกัสไปที่ด้านหน้าหรือผู้บรรยายมากที่สุด

หากเป็นห้องกว้าง ภายในห้องประชุมก็อาจมีการเล่นระดับ ปรับพื้นที่นั่งด้านหลังให้สูงขึ้น เพื่อทำให้ผู้ที่นั่งด้านหลังสามารถมองเห็นได้ชัดเจน นอกเหนือจากนั้นการจัดที่นั่งควรคำนึงถึงการเว้นระยะห่างระหว่างที่นั่งและมีช่องทางให้เดิน เพื่อสอดคล้องต่อจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม และอำนวยความสะดวก ให้กับผู้เข้าประชุมระหว่างเข้าร่วมกิจกรรม

การจัดห้องประชุมแบบห้องสัมมนา (Seminar Style)

จุดประสงค์ของการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบนี้เพื่อใช้ในการเรียนการสอน สัมมนา หรือการฟังการบรรยาย การจัดห้องประชุมจึงต้องให้ความสำคัญกับพื้นที่การบรรยายของวิทยากร มีพื้นที่รองรับในการใช้อุปกรณ์เลคเชอร์และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ตามรูปแบบการเรียนหรือการสัมมนา

รูปแบบการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบห้องเรียนจะมีความคล้ายคลึงกับการจัดห้องประชุมแบบเธียเตอร์ แต่มีความแตกต่างในส่วนของเก้าอี้ที่นั่งภายในห้อง โดยห้องประชุมแบบห้องสัมมนาจะเลือกใช้เก้าอี้ที่เป็นแบบเก้าอี้เลคเชอร์ หรือเก้าอี้ร่วมกับโต๊ะ เพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถใช้เป็นที่รองเขียนหรือจดบันทึกได้ ซึ่งจะแตกต่างจากเก้าอี้ในโรงละครหรือโรงภาพยนตร์

ภายในห้องประชุมแบบสัมมนาควรมีการจัดที่นั่งและเว้นระยะเพื่อเพิ่มความเป็นส่วนตัวให้ผู้เข้าร่วมประชุม และต้องคำนึงถึงช่องว่างเพื่อให้ผู้บรรยายหรือวิทยากรเดินด้วย เมื่อมีกิจกรรมหรือคำถามอะไรที่ต้องการให้ดูแลอย่างใกล้ชิด

การจัดห้องประชุมแบบผู้บริหาร (Boardroom Style)

จุดประสงค์ของการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบผู้บริหารมักถูกใช้ในการประชุมเพื่อวางแผน นำเสนอ และแลกเปลี่ยนข้อมูลในการตัดสินใจ โดยจะมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนไม่มากนัก การจัดห้องประชุมจึงต้องสนับสนุนให้ผู้ร่วมประชุมสามารถปรึกษาหารือหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้ง่าย

รูปแบบการจัดห้องประชุม

การจัดของห้องประชุมนี้โดยส่วนมากจะเป็นการรูปแบบโต๊ะและเก้าอี้เป็นรูปแบบตัว U หันไปทางหน้าห้อง โดยเว้นจุดกึ่งกลางเอาไว้ เพื่อความเป็นส่วนตัวและไม่อึดอัดจนเกินไป การจัดรูปแบบนี้จะทำให้เห็นจอภาพที่อยู่บริเวณด้านหน้าได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

การจัดที่นั่งสำหรับห้องประชุมแบบผู้บริหารยังสามารถจัดอีกแบบ คือการจัดโต๊ะยาวและจัดสรรที่นั่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมหันหน้าเข้าหากัน เพื่อเพิ่มการปฏิสัมพันธ์อย่างใกล้ชิด ต้องการเห็นผลลัพธ์การประชุมชัดเจน

การจัดห้องประชุมแบบจัดเลี้ยง (Banquet Style)

จุดประสงค์ของการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบจัดเลี้ยงสามารถเรียกได้อีกแบบคือการจัดแบบ Cluster มีจุดประสงค์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถอภิปรายหรือโต้ตอบกันเป็นกลุ่มเล็กๆ ตลอดจนการเสวนาขณะรับประทานอาหาร ซึ่งมักมีการจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ภายในห้องประชุมอเนกประสงค์ (Multipurpose) เนื่องจากห้องประชุมอเนกประสงค์เป็นห้องประชุมขนาดใหญ่ สามารถรองรับคนปริมาณมากได้และมีความสามารถในการติดตั้งเวทีในจุดต่างๆ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมภายในงานได้

รูปแบบการจัดห้องประชุม

การจัดห้องประชุมแบบจัดเลี้ยง คือการจัดห้องประชุมแบบโต๊ะกลมวงปิดขนาด 6-10 ที่นั่ง ซึ่งเป็นจำนวนที่พอดี ไม่แน่นหรือหลวมจนเกินไป โดยผู้ร่วมประชุมจะหันหน้าเข้าหากันในโต๊ะกลม เพื่อความสะดวกในการพูดคุย ทานอาหาร การจัดห้องประชุมรูปแบบงานจัดเลี้ยงนี้จะต้องคำนึงพื้นที่ในการสัญจรที่เพียงพอ เช่น พื้นที่พักคอยบริเวณประตูทางเข้า-ออกภายในห้อง หรือ พื้นที่ทางสัญจรระหว่างโต๊ะจัดเลี้ยงที่เหมาะสม เป็นต้น

สรุป

จุดประสงค์ในการใช้งานห้องประชุมเพื่อตอบสนองกิจกรรมต่างๆ ภายในองค์กร ถือเป็นองค์ประกอบหลักที่ควรนำมาใช้ก่อนการจัดห้องประชุม ดังนั้นก่อนเริ่มจัดห้องประชุมควรมีการปรึกษากับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ว่าต้องการให้กิจกรรมหรือการประชุมในครั้งนั้นเป็นรูปแบบไหน มีจำนวนผู้ร่วมงานเท่าไหร่ เพื่อจะได้ทราบถึงขนาดและปริมาณการใช้พื้นที่ในห้องประชุมที่สามาถตอบสนองวัตถุประสงค์ในแต่ละกิจกรรมหรือการประชุมได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม

โดยคุณสามารถอ่านเรื่องราวเกี่ยวกับห้องประชุมรูปแบบต่างๆ ได้ใน 7 รูปแบบห้องประชุม และ รูปแบบและการออกแบบของเวทีห้องประชุม เพื่อความเข้าใจในการจัดห้องประชุมได้ดียิ่งขึ้น