ในปัจจุบันที่สถานการณ์บนโลกไม่แน่นอน มีวิกฤติเกิดขึ้นมากมายทั้งวิกฤติการเงินและการเมือง วิกฤติสุขภาพอย่างการแพร่ระบาดของโรค Covid-19 หรือภาวะฝุ่น PM 2.5 จนถึงภัยพิบัติทางธรรมชาติ ซึ่งสถานการณ์ฉุกเฉินเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา การบริหารองค์กรให้รอดพ้นวิกฤติจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งการจัดการภาวะวิกฤติ (Crisis Management) สามารถทำได้ด้วยการเตรียมความพร้อมผ่านเครื่องมือที่เรียกว่าห้อง War Room
ห้อง War Room คืออะไร
ห้องประชุมแบบวอร์รูม (War Room) คือ ห้องประชุมที่ได้รับแรงบันดาลใจมาจากรูปแบบการประชุมเพื่อวางแผนยุทธศาสตร์ทางการทหาร โดยใช้คุณลักษณะและกระบวนการทางองค์กรและทางเทคนิค (C4I) ซึ่งถูกนำมาปรับใช้ในการบริหารองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน ทั้งการตัดสินใจในเรื่องสำคัญและสถานการณ์ฉุกเฉิน
รูปแบบของห้อง War Room
ขนาดห้องไม่ควรใหญ่เกินไป
สำหรับห้องประชุมแบบวอร์รูม เป็นห้องประชุมที่เน้นการวางแผนในเรื่องสำคัญ จำนวนผู้ใช้งานภายในห้องจึงมีไม่มาก มีเพียงผู้บริหารหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายกับพนักงานด้านเทคนิคเท่านั้น ดังนั้นรูปแบบของห้องจึงควรมีขนาดให้พอดีกับจำนวนผู้ใช้งาน ไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่ แต่เน้นไปที่การใช้งานเป็นหลัก
การออกแบบตกแต่งภายในต้องรองรับเทคโนโลยี
เทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญ ในการขับเคลื่อนการประชุมภายในห้องประชุมวอร์รูม ทั้งการเชื่อมต่อและนำเสนอข้อมูลไปจนถึงระบบการวิเคราะห์ จำลองสถานการณ์ฉุกเฉิน การออกแบบภายในห้องจึงลดทอนสิ่งที่ไม่จำเป็นออก แต่ให้ความสำคัญกับบรรยากาศภายในห้องเช่น ระบบแสงสว่างที่เหมาะสม ระบบปรับอากาศและการระบายอากาศที่ดี รวมทั้งพื้นที่ในการติดตั้งอุปกรณ์โสตฯต่างๆ ตั้งแต่จอแสดงภาพ ลำโพง ไปจนถึงเครื่องมือปฎิบัติการ
ภาพ: ตัวอย่างห้อง War Room
คุณสมบัติของห้อง War Room
สำหรับคุณสมบัติของห้อง War Room ต้องรองรับการออกแบบตามหลัก C4I ซึ่งเป็นแนวปฏิบัติในการจัดการภาวะวิกฤติ โดยคุณสมบัติหลักของ C4I มีดังนี้
- รองรับการใช้งานแบบต่อเนื่อง (Computer) สำหรับ Computer จากความหมายของหลัก C4I ในปัจจุบันได้เปลี่ยนแปลงไป Computer กลายเป็นของธรรมดาในห้องประชุมทั่วไป แต่สำหรับห้อง War Room จะมุ่งเน้นไปที่คุณภาพของระบบ Computer และอุปกรณ์อื่นๆภายในระบบที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถรองรับการใช้งานตลอดเวลา (7 วัน 24 ชั่วโมง) เนื่องจากต้องเตรียมรับมือสถานการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ทุกเวลา
- รองรับการสั่งการ (Command) เชื่อมต่อข้อมูลที่สำคัญ และสั่งการไปยังหน่วยงานปฏิบัติและหน่วยงานภาคสนามได้ทันที
- รองรับการควบคุม (Control) การปฏิบัติการในสถานการณ์ฉุกเฉิน ห้อง War Room ต้องมีระบบควบคุมทางไกลไปยังเครื่องมือหรือยุทโธปกรณ์ภาคสนาม เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอย่างทันท่วงที
- มีระบบการสื่อสาร (Communication) ที่เสถียรและมีประสิทธิภาพ เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลในการปฏิบัติการ ทั้งการส่งต่อข้อมูลหรือคำสั่งการไปยังภาคสนาม และการสื่อสารข้อมูลภายในห้องประชุม
- มีระบบปฏิบัติการอัจฉริยะหรือปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligent) ในส่วนของ I ตัวสุดท้ายคือ Intelligent ในปัจจุบันมีการพัฒนาเทคโนโลยี จาก Intelligent ไปสู่ Artificial Intelligent เพื่อยกระดับความสามารถของอุปกรณ์ ในการวิเคราะห์และจำลองสถานการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น เพื่อให้การตัดสินใจในการปฏิบัติการต่างๆนั้นแม่นยำมากยิ่งขึ้น
เทคโนโลยีภายในห้อง War Room
ในส่วนของเทคโนโลยีภายในห้องประชุมวอร์รูม เป็นเทคโนโลยีที่รองรับตามหลัก C4I ตั้งแต่ระบบการรวบรวมและนำเสนอข้อมูลไปจนถึงระบบควบคุม ซึ่งนวัตกรรมเหล่านี้เป็นปัจจัยสำคัญที่พัฒนาศักยภาพของห้องให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยตัวอย่างเทคโนโลยีภายในห้อง War Room มีดังนี้
- Big Data หรือข้อมูลปริมาณมหาศาล โดย Big Data เป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้ความผิดพลาดนั้นเกิดขึ้นน้อยที่สุด ทั้งนี้การใช้งาน Big Data ต้องมีเครื่องมือในการนำข้อมูลมาใช้ เช่น Xplenty เครื่องมือรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล หรือ Knime เครื่องมือแปลงข้อมูลจำนวนมากให้ออกมาเป็นรายงานสรุป เป็นต้น
- Data Visualization เทคโนโลยีในการแปลงข้อมูลจำนวนมากให้เป็นแผนภาพ หรือตาราง เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล โดยเทคโนโลยีดังกล่าวทำงานร่วมกับ Big Data และระบบการนำเสนอภาพ ที่ช่วยสนับสนุนการนำเสนอข้อมูลให้กับผู้ใช้งานห้องประชุมให้ตัดสินใจง่ายและแม่นยำที่สุด
- Simulation Software โปรแกรมจำลองสถานการณ์ ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ช่วยวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการตัดสินใจ เพื่อจำลองสถานการณ์ รวมไปถึงเสนอหนทางการแก้ไขปัญหา ผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกด้วย Artificial Intelligent (AI) หรือปัญญาประดิษฐ์
- Virtual Reality (VR) เทคโนโลยีจำลองสภาพแวดล้อมเสมือนจริง เพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถเห็นภาพสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้อย่างใกล้เคียงที่สุด และนำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- LED video walls คือ จอแสดงผลที่สามารถประกอบจอหลายจอให้แสดงผลใน 1 หน้ารวมเป็นจอแสดงผลขนาดใหญ่ ซึ่งจอดังกล่าว รองรับการแสดงผลติดต่อกันตลอดเวลา (7 วัน 24 ชั่วโมง) ตอบสนองรูปแบบการทำงานภายในห้อง War Room ที่ต้องเตรียมพร้อมตลอดเวลา
- Integrated Control System ระบบควบคุมรวม ช่วยลดฟังก์ชันการใช้งานที่ซับซ้อน ให้ผู้เข้าประชุมสามารถควบคุมและสั่งการได้อย่างรวดเร็ว
*หมายเหตุ
Big Data และ Data Visualization เป็นระบบหลังบ้านที่ทำงานร่วมกับห้อง War Room โดยผู้ใช้งานระบบดังกล่าวคือ วิศวกรคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถทำงานนอกห้องหรือเตรียมข้อมูลไว้ล่วงหน้าได้ โดยไม่ต้องปฏิบัติการภายในห้องประชุมวอร์รูม
ภาพ: LED Video Wall
ห้อง War Room เหมาะกับองค์กรประเภทไหน
ห้องประชุมแบบวอร์รูมเหมาะกับองค์กรที่มีระบบการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ ซึ่งต้องเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ฉุกเฉินอยู่เสมอ เพื่อผลักดันให้เกิดการจัดการแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้นอกจากระบบการบริหารเชิงยุทธศาสตร์แล้ว ห้องประชุมวอร์รูมยังเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ที่เน้นการสื่อสารระหว่างเน้นการสื่อสารระหว่างองค์กรในแต่ละพื้นที่ เพื่อตัดสินใจในสถานการณ์ฉุกเฉินได้อย่างทันท่วงที
ห้อง War Room มีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร
ประโยชน์ของห้องประชุมวอร์รูมที่มีต่อองค์กรนั้น คือ ความสะดวกและความแม่นยำในการตัดสินใจ ซึ่งมาจากเทคโนโลยีที่อยู่ภายในห้องประชุมทั้ง Simulation Software และ Data Visualization
นอกจากนี้ในองค์กรขนาดใหญ่ ห้องประชุมแบบ War Room ยังช่วยลดระยะเวลาเวลาในการดำเนินการตัดสินใจ เนื่องจากในอดีตคำสั่งจากศูนย์อำนวยการต้องใช้ระยะเวลาในการเดินทาง ผ่านขั้นตอนที่ซับซ้อน โดยเฉพาะภาครัฐที่ไม่สามารถสั่งการได้โดยตรง แต่ด้วยความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูลภายในห้อง War Room จึงสามาถสั่งการไปยังศูนย์ย่อยหรือหน้างานได้โดยตรง และช่วยลดระยะเวลาในการแก้ไขปัญหา
สรุป
ห้อง War Room เป็นห้องประชุมที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองการทำงานเชิงยุทธศาสตร์ ทั้งการประชุม การตัดสินใจในเรื่องสำคัญและการแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน โดยมีเทคโนโลยีเป็นฟันเฟืองสำคัญในการสนับสนุนดำเนินงานตามหลัก C4I
