จากการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ส่งผลกระทบต่อการดำเนินชีวิตและธุรกิจ กิจกรรมที่มีผู้คนเข้าร่วมจำนวนมากกลายเป็นสิ่งต้องห้าม แต่สำหรับการดำเนินธุรกิจและการทำงานของภาครัฐ การประชุมยังคงเป็นสิ่งจำเป็นต่อการดำเนินงาน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนพฤติกรรมและปรับห้องประชุมให้ปลอดภัยในยุค Covid-19 

แนวทางการปรับปรุงห้องประชุมในยุค Covid-19

สำหรับแนวการปรับปรุงห้องประชุมให้ปลอดภัยจากไวรัส Covid-19 แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ การปรับปรุงทางกายภาพของห้องประชุมและการนำเทคโนโลยีเข้ามาแก้ไขปัญหาและพัฒนาศักยภาพของห้องประชุม 

การปรับปรุงทางกายภาพของห้องประชุม

ในส่วนของการปรับปรุงทางกายภาพ คือการปรับโครงสร้างภายในห้องประชุมในสอดรับกับสถานกาณ์ ความสะอาดและการลดความแออัด เป็นหัวใจสำคัญที่การปรับปรุงทางกายภาพสามารถตอบสนองได้ สำหรับแนวทางการปรับปรุงห้องประชุมด้านกายภาพมีรายละเอียดดังนี้ 

ปรับระบบการไหลเวียนอากาศเพิ่มความสะอาดให้กับห้องประชุม

เชื้อไวรัส Covid-19 เป็นเชื้อไวรัสที่สามารถเดินทางในอากาศได้ ดังนั้นการปรับปรุงห้องประชุมในด้านกายภาพจึงควรคำนึงถึงระบบการไหลเวียนอากาศ เพื่อลดอากาศไหลเวียนซ้ำภายห้อง

ในการปรับปรุงระบบไหลเวียนอาการสามารถทำได้ ด้วยการออกแบบภายในผ่านการใช้พัดลมดูดอากาศให้อากาศภายในห้องประชุมหมุนเวียนออกไปสู่ภายนอกห้องประชุม แต่ทั้งนี้การใช้พัดลมดูดอากาศมีข้อควรระวังเรื่องเสียงรบกวน ดังนั้นนอกเหนือจากระบบไหลเวียนอากาศ ต้องคำนึงถึงระบบอะคูสติกส์ภายในห้องประชุมด้วย เพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานของเสียงไปพร้อมกับสุขภาพของผู้เข้าร่วมประชุม

ทำ social distancing ภายในห้องประชุมลดความเสี่ยงจากความแออัด 

การเว้นระยะห่างของผู้เข้าร่วมประชุม คือแนวทางปฏิบัติที่ช่วยเรื่องการแพร่กระจายของเชื้อ Covid-19 ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยในการเว้นระยะห่างผู้เข้าร่วมประชุม ตามแนวทางปฏิบัติด้านสุขอนามัยของอุตสาหกรรมไมซ์ กำหนดให้ปรับตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุม จากปกติระยะห่างระหว่างตัวบุคคลในการประชุมขั้นต่ำอยู่ที่ 0.30 เมตร ควรเพิ่มระยะห่างเป็น 1-2 เมตร ในส่วนของที่นั่งฝั่งตรงข้ามกัน ปกติ 1.2 เมตร ควรเพิ่มเป็น 2 เมตร โดยในการปรับทางกายภาพของห้องประชุมให้สอดรับกับการ social distancing ควรปรับขนาดของห้องประชุมให้กว้างมากขึ้นเพื่อรองรับตำแหน่งการจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ให้เป็นไปตามระยะห่างที่กำหนดไว้ 

นอกจากนี้การทำ social distancing ยังสามารถทำได้ด้วยการปรับรูปแบบการประชุมเป็นการประชุมแบบ video conference เพื่อลดความแออัดและความเสี่ยงจากการเดินทางเพื่อเข้าร่วมประชุม ในการปรับปรุงห้องประชุมทางกายภาพสามารถปรับระบบ video conference ให้พัฒนามากขึ้น เช่น ปรับระบบการส่งข้อมูลผ่าน Cloud และแสดงข้อมูลผ่านจอ Smart Dock เป็นต้น

ภาพ: ห้องประชุมที่รองรับการประชุมแบบ video conference

แนวทางการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้กับห้องประชุม

เทคโนโลยีเป็นตัวแปรสำคัญที่ช่วยในการปรับปรุงห้องประชุมเพื่อรองรับสถานการณ์ Covid-19 ซึ่งนอกจากจะลดความเสี่ยงในการแพร่กระจายเชื้อไวรัสแล้ว การปรับใช้เทคโนโลยีถือเป็นการพัฒนาห้องประชุมให้ทันสมัยยกระดับห้องประชุมสู่อนาคต โดยเทคโนโลยีที่ปรับใช้ในประชุมมีดังนี้

Smart Building Sensor

ปรับห้องประชุมให้ทันสมัยลดการสัมผัสเชื่อมต่อโครงสร้างและข้อมูลด้วย Smart Building Sensor โดยเทคโนโลยี  Smart Building Sensor คือการเชื่อมต่อห้องประชุมกับระบบ IOT (Internet of Thing) ซึ่งระบบ IOT ที่ตอบสนองต่อห้องประชุมในยุค Covid-19 มีดังนี้

  • ระบบตรวจจับอุณหภูมิของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นระบบที่ช่วยคัดกรองผู้เข้าร่วมประชุม โดยการลดการใช้แรงงานในการตรวจวัดอุณหภูมิ และลดความแออัดจากการต่อแถว โดยระบบดังกล่าวสามารถตรวจจับอุณหภูมิตั้งแต่ก่อนเข้าประชุมและขณะประชุม เพื่อค้นหาผู้มีความเสี่ยงและป้องกันการแพร่กระจายได้อย่างทันท่วงที
  • ระบบควบคุมความชื้นและอุณหภูมิภายในห้อง การควบคุมอุณหภูมิภายในห้องเป็นเครื่องมือปรับสภาพแวดล้อมให้พอดีกับผู้เข้าประชุม ไม่ให้อุณหภูมิร้อนหรือหนาวจนเกินไป 
  • ระบบการนับคนอัตโนมัติ เป็นระบบที่เหมาะสำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่ เพราะสามารถช่วยคาดการณ์ปริมาณผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างแม่นยำ ส่งผลให้การจัดการจำนวนคนแม่นยำและมี  ประสิทธิภาพมากขึ้น 
  • ระบบจดจำใบหน้าและติดตามตัวตน ( Face Recognition & Personal Tracking) เป็นระบบที่สามารถใช้งานร่วมกับระบบ AI อื่นๆ เช่น การสั่งงานด้วยเสียง การโหวดด้วยการสแกนม่านสายตา ฯล (Touch Less) ที่สามารถควบคุมสิทธิและเฝ้าติดตามผู้เข้าร่วมประชุม ที่อาจจะได้รับผลกระทบจากความเสี่ยงในการเข้าร่วมประชุม ทั้งก่อนและหลังการประชุม

นอกเหนือจากระบบ IOT ที่ตอบสนองต่อการแก้ไขสถานการณ์ Covid-19 แล้ว Smart Building Sensor ยังมีฟังก์ชั่นที่ตอบสนองการทำงานภายในห้องประชุมให้ดียิ่งขึ้น อาทิ ระบบไฟอัตโนมัติ ระบบการตรวจจับความเคลื่อนไหว และระบบการควบคุมเสียง เป็นต้น

Wireless Collaboration & Presentation 

ระบบ Wireless Collaboration & Presentation คือระบบที่เชื่อมต่อข้อมูลระหว่างผู้นำเสนอและผู้เข้าร่วมประชุม โดยเทคโนโลยีที่รองรับระบบดังกล่าวแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลักดังนี้

1. ระบบการนำเสนอข้อมูลด้วย Smart Dock 

Smart Dock เป็นระบบจอนำเสนอภาพที่เชื่อมต่อข้อมูลกับระบบอินเทอร์เน็ต ผ่านระบบ wifi และสาย Lan โดยในการทำงานของ Smart Dock ทำงานร่วมกับกล้องและลำโพงผ่านสาย Micro USB กับ HDMI ในการนำเสนอข้อมูล นอกจากนี้ยังเชื่อมต่อกับะบบ Sensor จับความเคลื่อนไหวภายในห้อง ระบบจะเปิดใช้งานอัตโนมัติเมื่อมีคนเข้ามาในห้อง ช่วยประหยัดพลังงานเมื่อห้องประชุมไม่ใช้งานอีกด้วย

ภาพ: Smart Dock 

ขอบคุณภาพจาก: https://ucgangster.co.th/

 

2. ระบบการเชื่อมต่อข้อมูลผ่าน Cloud และ Beacons

  • Cloud คือ ระบบเครือข่าย จัดเก็บและเชื่อมโยงข้อมูล โดยการทำงานของ Cloud เชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตส่งผลให้การใช้งานไม่จำกัดอยู่ที่สถานที่ใดสถานที่หนึ่ง เหมาะสำหรับการประชุมทางไกล แต่ทั้งนี้ข้อจำกัดของ Cloud อยู่ที่ต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการเชื่อมต่อ ดังนั้นห้องประชุมที่ใช้ระบบ Cloud ในการส่งข้อมูลจึงต้องวางระบบอินเทอร์เน็ตให้เสถียรเพื่อป้องกันปัญหาในการนำเสนอข้อมูล
  • Beacons เป็น ฮาร์ดแวร์ที่ระบบเชื่อมโยงข้อมูลผ่าน Bluetooth โดยปล่อยสัญญาณและข้อมูลไปยังอุปกรณ์อิเล็คทรอนิค ข้อดีของการใช้ Beacons คือการรองรับได้ทุกแพลตฟอร์ม, จำกัดระยะห่างได้และสามารถทำงานได้แม้ไม่ใช้สัญญาณอินเทอร์เน็ต เหมาะสำหรับการประชุมภายในที่ต้องการความเสถียรของข้อมูล

3. ปรับระบบการมีส่วนร่วมในห้องประชุมด้วยแอพพลิเคชั่น

สำหรับประชุมขนาดใหญ่สามาถปรับการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุม จากอดีตที่ใช้การโหวตหรือแสดงความเห็นด้วยการใช้ไมโครโฟน สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อลดการสัมผัสและการแพร่กระจายสารคัดหลั่ง ด้วยแอพพลิเคชั่น อย่าง Mentimeter, Glisser, Buzzmaster, Live Insights และ Powervote โดยแอพฯเหล่านี้เป็นแอพฯที่ใช้ในการแสดงความเห็นผ่านระบบ อีกทั้งสามารถรวบรวมและนำเสนอข้อมูลได้ผ่านแอพฯ

สรุป

การปรับปรุงห้องประชุมให้ปลอดภัยในยุค Covid-19 แบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือ การปรับปรุงทางกายภาพของห้องประชุมและการนำเทคโนโลยีเข้ามาแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยยึดแนวทางจากกิจกรรมภายในห้องประชุม อาทิ การนำเสนอข้อมูลหรือการโหวต เป็นต้น ทั้งนี้การปรับปรุงห้องประชุมสำหรับสถานการณ์เช่นนี้ ประโยชน์ที่ได้รับนอกเหนือจากความปลอดภัยแล้ว ยังถือเป็นการพัฒนาศักยภาพห้องประชุมให้ทันสมัยมากขึ้นอีกด้วย

Tags: