Video Conference การประชุมทางไกลที่กำลังจะเป็นเรื่องปกติ

Video Conferenceหรือการประชุมทางไกล เกิดขึ้นจากการแก้ไขปัญหาการเดินทางสำหรับการประชุม ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีการสื่อสารและระบบโสตทัศน ทำให้สามารถเชื่อมต่อการสื่อสารได้ง่ายเพียงปลายนิ้ว เปลี่ยนอดีตที่ต้องเดินทางมาพบหน้าสู่การแลกเปลี่ยนความเห็นผ่านหน้าจอ

อย่างไรก็ตาม Video Conferenceในระยะแรกยังไม่ได้รับความนิยมเท่าที่ควร การประชุมในประเด็นสำคัญอย่างข้อตกลงทางธุรกิจ การค้าหรือการประชุมระดับประเทศ ยังมีความต้องการประชุมแบบต่อหน้าอยู่ เนื่องจากเทคโนโลยีในระยะแรก ยังไม่สามารถรองรับการติดต่อสื่อสารทางไกลได้ดี ทั้งสัญญาณอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์โสตทัศน์ที่ยังไม่พร้อม ด้วยเหตุนี้ทำให้ Video Conferenceยังไม่ได้รับความนิยมเท่าไรนัก

ในปัจจุบันทุกอย่างกำลังเปลี่ยนไปเมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น ระบบโสตทัศน์รองรับการเชื่อมต่อเสถียรอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมแบบ Video Conferenceก็เปลี่ยนแปลงไปเช่นเดียวกัน

ทำความรู้จักVideo Conference การประชุมทางไกลแห่งอนาคต

Video Conferenceคือ การประชุมทางไกลที่ผู้เข้าประชุมสามารถประชุมได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเข้ากับระบบโสตทัศน์ โดยไม่ต้องเดินทางเพื่อเข้ามาประชุมในสถานที่จริง ถือเป็นความสะดวกสบายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมให้มากขึ้น

ส่วนประกอบของระบบVideo Conference

การประชุมแบบVideo Conferenceใช้โสตทัศนูปกรณ์เบื้องต้นดังนี้

• CODEC (โคเด็ก) เป็นคำย่อมาจาก Code (โค้ด) และ Decode (ดีโค้ด) เป็นตัวเข้ารหัสสัญญาณภาพ เสียง และข้อมูลที่ได้จากกล้อง ไมโครโฟน และคอมพิวเตอร์ ส่งผ่านเส้นทางสื่อสารไปยังอีกฝั่งหนึ่ง รวมถึงถอดรหัสสัญญาณที่ได้รับมาจากอีกฝั่ง ให้กลับเป็นสัญญาณภาพ เสียง และข้อมูลการนำเสนอแสดงบนจอ และลำโพง โดยหลักการทำงานของ CODEC (โคเด็ก) จะแปลงสัญญาณทั้งภาพและเสียงให้เป็นสัญญาณดิจิตอล และจะบีบสัญญาณให้เล็กลงเพื่อใช้ปริมาณ Bandwidth (แบนบิท) น้อยที่สุดแต่ยังได้คุณภาพสูงที่สุดในการใช้งาน ดังนั้น CODEC (โคเด็ก) จึงเป็นอุปกรณ์ที่สำคัญที่สุดของระบบหลักการทำงาน
• Microphone สำหรับไมโครโฟนในการใช้งาน Video Conferenceควรเลือกใช้ประเภทที่มีคุณภาพสูง มีความไวในการรับเสียงเพื่อให้ทันกับภาพวิดีโอ สามารถปรับระดับเสียงได้อัตโนมัติตามความดัง-เบาของผู้พูด
• กล้องจับตำแหน่งภาพของผู้พูด ในส่วนนี้จะช่วยให้การประชุมเสถียรมากขึ้น ผู้เข้าประชุมสามารถติดตามเนื้อหาขณะประชุมได้อย่างทันท้วงทีและไม่เกิดความสับสนระหว่างเสียงกับภาพขณะประชุม
• Video Projector สำหรับโปรเจคเตอร์เป็นอุปกรณ์สำคัญในการเชื่อมต่อภาพกับผู้เข้าประชุม ทำให้ผู้ประชุมสามารถเห็นข้อมูลที่ส่งผ่านทางไกลได้ หรือเห็นสีหน้าท่าทางของอีกฝ่าย เพื่อปรับกลยุทธ์ขณะประชุมได้อย่างทันท้วงที
• จอแสดงภาพ เป็นส่วนที่เชื่อมต่อข้อมูลนอกเหนือจากโปรเจคเตอร์ ในกรณีที่ห้องประชุมมีขนาดใหญ่ จอแสดงภาพช่วยให้ผู้เข้าประชุมสามารถมองเห็นข้อมูลได้จากหลายมุมห้อง โดยที่ไม่ต้องเพ่งไปที่หน้าจอโปรเจคเตอร์เพียงอย่างเดียว ทำให้การประชุมสะดวกมากขึ้น
• ระบบขยายเสียงหรือลำโพง โดยลำโพงสำหรับ Video conferenceควรเลือกใช้ลำโพงที่มีประสิทธิภาพในการขยายเสียงชัดเจน การติดตั้งตำแหน่งที่พอดีครอบคลุมกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนี้การติดตั้งลำโพงควรคำนึงถึงการเดินทางของสัญญาณเสียงให้พอดีกับภาพ เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดจากการสื่อสาร
• อินเทอร์เน็ต นี้สิ่งที่สำคัญที่สุดของการประชุม Video conferenceเนื่องจากอินเทอร์เน็ตเป็นตัวกลางเชื่อมต่อระหว่างการประชุมสองพื้นที่ หากระบบอินเทอร์เน็ตที่ใช้ไม่มีความเสถียรอาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการสื่อสารได้
• ในปัจจุบันส่วนประกอบของระบบ Video Conference มีเทคโนโลยีที่พัฒนาโดยช่วยลดต้นทุนให้ต่ำและสะดวกต่อการใช้งานมากขึ้น เช่น Skype, Zoomและ Google Meet เป็นต้น

ทำไม Video conferenceจึงกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคตอันใกล้

การประชุมแบบ Video conferenceมีแนวโน้มที่จะกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นในอนาคตอันใกล้ ด้วยปัจจัยต่างๆเหล่านี้

ประหยัดเวลาและสะดวกรวดเร็ว

การประชุมแบบ Video conferenceมีข้อดีตรงที่ประหยัดเวลาในการเดินทาง โดยสามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้โดยไม่จำกัดพรมแดน ซึ่งการประหยัดเวลาช่วยให้การดำเนินงานหรือธุรกิจเป็นไปได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น นอกเหนือจากประหยัดเวลาแล้ว ในกรณีที่การประชุมเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องการตัดสินใจอย่างเร่งด่วน Video conferenceยังสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ได้เร็ว ทำให้สามารถแก้ปัญหาที่เกิดได้อย่างทันท้วงที

ประสิทธิภาพในการส่งต่อข้อมูล

ในอนาคตการประชุมจำเป็นต้องส่งผ่านข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เอกสารประเภทกระดาษมีแนวโน้มถูกใช้น้อยลง ดังนั้นการประชุมแบบ Video conference ที่สามารถเชื่อมต่อการสื่อสารและข้อมูลแบบออนไลน์ได้ จะทำให้ส่งต่อข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และการประชุมแบบต่อหน้าจะลดน้อยลง เนื่องจากไม่มีความจำเป็นต้องใช้เอกสารประเภทกระดาษ เพราะข้อมูลสามารถส่งผ่านได้อิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นเดียวกัน อีกทั้งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถปรับแก้ได้อย่างทันท้วงที ทำให้ประหยัดเวลาในการประชุมอีกด้วย

ความเปลี่ยนแปลงหลังจากเกิดวิกฤต Covid-19

หลังจากเกิดวิฤกต Covid-19 มีแนวโน้มในการเกิด New Normal ของสังคม ทั้งการเว้นระยะห่าง การงดรวมตัวของคนจำนวนมาก ทำให้การประชุมได้รับผลกระทบ ดังนั้นทางแก้ไขของปัญหาที่มีประสิทธิภาพคือ Video conferenceซึ่งในอนาคตหากพฤติกรรมมนุษย์เริ่มปรับสู่การเว้นระยะห่างมากขึ้น การประชุมแบบ Video conferenceจึงมีโอกาสเป็นเรื่องปกติของอนาคตได้

สรุป

Video conferenceจากสิ่งใหม่จะกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคต จากการพัฒนาของเทคโนโลยีและระบบโสตทัศน์ที่สามารถรองรับการสื่อสารข้อมูลทางไกลไร้พรมแดน อีกทั้งพฤตกรรมของมนุษย์ที่มีแนวโน้มเปลี่ยนแปลงในอนาคตจึงมีโอกาสที่ Video conferenceจะกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคตอันใกล้

สำหรับผู้ประกอบการหรือองค์กรไหนที่มีโครงการพัฒนาห้องประชุม ระบบ Video conferenceเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ควรค่าแก่การลงทุนในระยะยาว นอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มความทันสมัยให้กับองค์กรแล้ว ระบบดังกล่าวยังสามารถใช้งานได้ในระยะยาวคุ้มค่ากับการลงทุน