Smart Meeting Room หรือห้องประชุมอัจฉริยะ เป็นห้องประชุมที่ตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของสังคม ที่ขับเคลื่อนด้วยดิจิทัลมากขึ้น (Digital Transformation) ทั้งด้านพฤติกรรมของผู้คนและการเปลี่ยนแปลงทางกายภาพ เช่น สิ่งของทั้งหลายในชีวิตประจำวัน ต่างใช้เทคโนโลยีเป็นส่วนประกอบ ห้องประชุมก็เช่นเดียวกัน ดังนั้นห้องประชุมอัจฉริยะจึงเป็นห้องประชุมที่ปรับเปลี่ยนไปตามโลก โดยพัฒนาเพื่อให้สอดรับกับความเปลี่ยนแปลงทางพฤติกรรมของมนุษย์ และพัฒนาห้องประชุมให้ก้าวผ่านขีดจำกัดสู่การประชุมแห่งอนาคต

Smart Meeting Room คืออะไร

Smart Meeting Room คือ ห้องประชุมที่ออกแบบโดยมุ่งเน้นไปที่การผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีทั้ง Hardware และ Software เพื่ออำนวยความสะดวก ลดขั้นตอนที่ยุ่งยาก ตอบสนองผู้เข้าร่วมประชุม และช่วยพัฒนาขีดจำกัดกิจกรรมในการประชุมให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ใช่เพียงการประชุมที่นำเสนอแค่การสื่อสารทางฝ่ายเดียว (One-Way Communication) แต่สามารถสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ทั้งผู้นำเสนอและผู้รับข้อมูล (Two-Way Communication) ส่งผลให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

รูปแบบห้องประชุม Smart Meeting Room

สำหรับรูปแบบของห้องประชุมในที่นี้ จะมุ่งเน้นไปที่การใข้งานเป็นหลักมากกว่าด้านสถาปัตยกรรม เนื่องจากหัวใจหลักของห้องประชุมอัจฉริยะคือ เทคโนโลยี ที่ช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน รูปแบบของห้องจึงเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นหลัก

Huddle Space ขนาดไม่จำเป็นต้องใหญ่

ลบภาพห้องประชุมขนาดใหญ่ทิ้งไปได้เลย ด้วย Concept ของ Smart Meeting Room สามารถย่อขนาดห้องประชุมให้เล็กลง แต่ยังคงไว้ซึ่งคุณภาพการประชุมได้ด้วยเทคโนโลยี เช่น การปรับรูปแบบการประชุมเป็น Video Conference เชื่อมต่อข้อมูลผ่านระบบ Cloud ทำให้ผู้เข้าประชุมจำนวนมากสามารถประชุมได้ แม้ไม่อยู่ในห้องประชุมก็ตาม

Mobile Devices Access เข้าถึงข้อมูลได้ด้วยโทรศัพท์มือถือ

อีกหนึ่งรูปแบบสำคัญของห้องประชุมอัจฉริยะคือ การเพิ่มช่องทางการเข้าถึงข้อมูลให้สะดวกและง่ายเพียงปลายนิ้ว ผ่านการใช้งานบนโทรศัพท์ ทั้งการนำเสนอข้อมูลและการมีส่วนร่วมกับการประชุมโดยการปรับห้องประชุมเพื่อให้รองรับการเข้าถึงข้อมูลผ่านโทรศัพท์ จะช่วยลดขั้นตอนและอุปกรณ์ในการประชุม อีกทั้งยังสามารถอัปเดตแอปฯให้ทันสมัยได้ตลอด โดยไม่ต้องมีค่าใช้จ่าย ช่วยลดงบประมาณการปรับปรุงห้องประชุมในอนาคต ลงทุนครั้งเดียวใช้งานได้ในระยะยาว

Video Conference รองรับการประชุมทางไกล

Video Conference หรือการประชุมทางไกล มีแนวโน้มที่จะถูกใช้งานเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ทั้งจากเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างก้าวกระโดด และจากพฤติกรรมของคนในสังคมที่เปลี่ยนไปในช่วงวิกฤติโควิด-19 โดยห้องประชุมอัจฉริยะต้องออกแบบให้รองรับการประชุมทางไกล เพื่อตอบสนองความเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ทั้งระบบการเชื่อมต่อข้อมูล การนำเสนอข้อมูล จนไปถึงระบบโสตทัศนูปกรณ์ อย่างกล้องสำหรับจับภาพ, จอแสดงผล ไมค์โครโฟนและลำโพง เป็นต้น

Plethora of Digital Platforms มีหลากหลายแพลตฟอร์มให้เลือกใช้

แพลตฟอร์มในที่นี้คือ รูปแบบหรือช่องทางในการใช้งานห้องประชุม เช่น การนำเสนอข้อมูล สามารถนำเสนอผ่านจอแสดงผล ก็ถือเป็นหนึ่งแพลตฟอร์มการประชุม แต่ในห้องประชุมอัจฉริยะ แพลตฟอร์มต้องมีให้เลือกใช้หลากหลาย ยกตัวอย่างเช่น การนำเสนอข้อมูล ต้องมีหลายช่องทาง ตั้งแต่ โปรเจคเตอร์, แทปเล็ตไปจนถึงนำเสนอผ่านแอปพลิเคชัน เป็นต้น

ภาพ: ห้องประชุมที่เชื่อมต่อข้อมูลได้หลายแพลตฟอร์ม

เทคโนโลยีในห้องประชุม Smart Meeting Room

เทคโนโลยีภายในห้องประชุมอัจฉริยะ เป็นนวัตกรรมที่สอดคล้องกันในการทำงาน ทั้งแอปพลิเคชัน, โปรแกรมไปจนถึงอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อข้อมูลในการทำงานอย่าง IoT โดยตัวอย่างเทคโนโลยีในห้องประชุม Smart Meeting Room มีดังนี้

  • Video Conference Software หรือโปรแกรมรองรับการประชุมทางไกล เช่น Zoom, Google Hangout และ UberConference
  • Smart Video Conference Camera เป็นกล้องวิดีโอที่ออกแบบมาเพื่อการประชุมทางไกลโดยเฉพาะ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม เช่น ระบบเซนเซอร์จับภาพไปยังผู้พูด เป็นต้น
  • Smart Analytics and Productivity Tools ระบบที่ช่วยวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม เช่น Teem ระบบจัดการตารางเวลาห้องประชุม หรือ AskCody โปรแกรมวิเคราะห์การทำงานในห้องประชุม ตั้งแต่ระยะเวลาที่ใช้จนไปถึงการจัดการระบบการประชุม เป็นต้น
  • Presentation Systems ระบบการนำเสนอข้อมูลที่ให้รองรับการเชื่อมต่อกับโทรศัพท์และแทปแล็ตได้ ลดขั้นตอนและอุปกรณ์ในการนำเสนอข้อมูล เช่น Learning Toolbox ระบบการนำเสนอข้อมูลผ่านการสแกน QR Code เป็นต้น
  • Cloud Storage ระบบจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อและนำเสนอข้อมูลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมผ่านอินเทอร์เน็ต สามารถทำงานร่วมกับแอปฯต่างๆได้ เช่น เชื่อมต่อกับแอปฯ IFFT เพื่อเก็บบันทึกการประชุม เป็นต้น

ภาพ: ตัวอย่างโปรแกรมรองรับประชุมทางไกล

Smart Meeting Room ดียังไง ทำไมต้องเลือกห้องประชุมต้องอัจฉริยะ

หลังจากทราบข้อมูลเกี่ยวกับห้องประชุมอัจฉริยะทั้งรูปแบบและเทคโนโลยีที่ใช้ ลำดับต่อมาคือข้อดีในการเปลี่ยนห้องประชุมธรรมดาให้ทันสมัยมากยิ่งขึ้น โดยข้อดีของ Smart Meeting Room มีดังนี้

  • งบประมาณ ถึงแม้ว่าอุปกรณ์ในห้องจะต้องใช้งบประมาณ ทั้งจอรับภาพแบบ LED PANEL อุปกรณ์ MCU สำหรับ Video Conference และอุปกรณ์ระบบ Automation เพื่อช่วยงานระบบห้องประชุมให้เป็นอัตโนมัติ ผ่านการสั่งงานด้วยแอปฯ เช่น เปิดปิดไฟ ม่านไฟฟ้า แต่ทั้งนี้อุปกรณ์เหล่านี้เป็นสิ่งที่สามารถใช้งานได้นาน ถือเป็นการลงทุนในระยะยาวซึ่งคุ้มค่าแก่การลงทุน
  • ขนาด ห้องประชุมประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จำนวนมาก ทำให้ไม่สิ้นเปลื้องพื้นที่ภายในองค์กร อีกทั้งยังลดงบประมาณในการปรับแต่งพื้นที่ ทำให้สามารถนำงบส่วนใหญ่ไปลงทุนกับอุปกรณ์เทคโนโลยีได้อย่างเต็มที่
  • ค่าเสื่อมสภาพ เนื่องจากสิ่งของส่วนใหญ่เป็น Software มากกว่า Hardware ดังนั้นค่าเสื่อมสภาพที่ต่ำ ไม่ต้องทุ่มงบในการบำรุงรักษามากเท่ากับอุปกรณ์ที่เป็น Hardware อีกทั้งยังสามารถอัปเดต Software ให้ทันสมัยอยู่ตลอดได้อีกด้วย

นอกจากข้อดีทั้งสามข้อแล้ว สิ่งที่ทำให้ห้องประชุมอัจฉริยะกำลังก้าวสู่ความจำเป็นในอนาคต มาจากแรงขับเคลื่อนของสังคมและเทคโนโลยี ที่ผลักดันให้วิถีชีวิตการทำงานเปลี่ยนไป ดังนั้นการเลือกห้องประชุม Smart Meeting Room จึงเปรียบเหมือนการเลือกอนาคต การพัฒนาและก้าวไปข้างหน้า อีกทั้งยังแสดงถึงวิสัยทัศน์ที่กว้างไกลด้วยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการทำงาน ช่วยลดต้นทุน เพิ่มกำไร ให้กับองค์กร

สรุป

Smart Meeting Room คือทางเลือกแห่งอนาคตที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในยุคที่เทคโนโลยีพัฒนาอย่างก้าวกระโดด สำหรับองค์ประกอบหลักของห้องประชุมอัจฉริยะ หลักการเบื้องต้นคือ สามารถเข้าถึงได้ด้วยเทคโนโลยีที่หลากหลาย ช่วยลดขนาดพื้นที่แต่แทนที่ด้วยเทคโนโลยี เพื่อตอบสนองประสิทธิภาพการทำงานให้มากที่สุด

Tags: