ห้องประชุมขนาดใหญ่เป็นห้องประชุมที่มีรูปแบบและลักษณะการใช้งานที่หลากหลาย ตามวัตถุประสงค์ของแต่ละกิจกรรม ดังนั้นในงานออกแบบห้องประชุมขนาดใหญ่จึงควรออกแบบให้รองรับกิจกรรม ด้วย Form & Function ที่หลากหลาย เพื่อให้สวยงามและตอบสนองต่อการใช้งาน
Form & Function กับงานออกแบบห้องประชุมขนาดใหญ่
ในการกำหนด Form & Function ของงานออกแบบห้องประชุมขนาดใหญ่นั้นมีองค์ประกอบหลักที่สำคัญ 4 ประการดังนี้
1. จำนวนและขนาด
เนื่องจากห้องประชุมขนาดใหญ่ต้องรองรับผู้เข้าประชุมจำนวนมาก ดังนั้นขนาดของห้องประชุมจึงควรกำหนดให้เหมาะสมจำนวนของผู้เข้าประชุม ทั้งนี้ผู้ออกแบบสามารถคำนวณได้จากลักษณะการใช้ห้องประชุม เช่น หากเน้นการประชุมภายในบริษัทเป็นหลัก ให้คำนวณจากจำนวนพนักงาน เป็นต้น
นอกเหนือจากจำนวนผู้ใช้งานแล้ว ขนาดของห้องประชุมยังควรสัมพันธ์กับกิจกรรมภายในห้องอีกด้วย เช่นการแสดงดนตรีสดหรือการแสดงละคร ทั้งนี้จำนวนที่นั่งที่เหมาะสมของห้องประชุมขนาดใหญ่เริ่มต้นตั้งแต่ 100 ที่นั่งไปจนถึง 1,000-2,000 ที่นั่ง หรือมากกว่านั้น
2. ระยะห่างการประชุม
ระยะห่างในที่นี้จะสัมพันธ์โดยตรงกับทัศนวิสัยของผู้เข้าประชุม โดยควรคำนึงถึงระยะห่างระหว่างที่นั่งกับเวทีให้เหมาะสม เพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถเข้าถึงสื่อที่ใช้ในการประชุมได้ หรือหากระยะห่างมากเกินไป ควรติดตั้งโสตทัศนูปกรณ์อย่าง จอทีวี หรือโปรเจคเตอร์ เพื่อช่วยให้ผู้ประชุมเข้าถึงสื่อได้สะดวกมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ในส่วนของระยะห่างระหว่างเก้าอี้ ควรมีพื้นที่สัญจรเพื่อสะดวกต่อการเข้า-ออกรวมถึงความลาดเอียงของแถวที่นั่งเพื่อการได้ยินและมองเห็นได้ชัดเจนขึ้น
3. ตำแหน่งทางเข้าและทางออก
ในห้องประชุมขนาดใหญ่การกำหนดตำแหน่งทางเข้า-ออกถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการเข้าประชุม ควรมีทางสัญจรได้ทั่วห้อง มีประตูเข้า-ออกได้หลายทาง เพื่อป้องกันในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน ทั้งนี้ทางสัญจรควรคำนึงถึงการออกแบบ Universal Design เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงการประชุมได้อย่างสะดวก
สำหรับการออกแบบตำแหน่งทางเข้าและทางออก จะสัมพันธ์กับจำนวนที่นั่งภายในห้อง เพื่อความปลอดภัยในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน โดยสามารถอ้างอิงได้จาก กฎกระทรวง ประเภทและระบบความปลอดภัยของโรงมหรสพ พ.ศ. 2550 เช่น ห้องที่มีความจุที่นั่งคนน้อยกว่า 50 คนต้องมีอย่างน้อย 2 ทางออก หรือห้องที่มีความจุคน 251 – 600 คน ต้องมีอย่างน้อย 4 ทางออก เป็นต้น
4. การเลือกวัสดุตกแต่ง
ห้องประชุมขนาดใหญ่ถือเป็นหน้าตาขององค์กร ดังนั้นการเลือกใช้วัสดุตกแต่งจึงควรสะท้อนให้เห็นถึงอัตลักษณ์ขององค์กรด้วย เช่น องค์กรที่มีภาพลักษณ์ทันสมัย การเลือกใช้วัสดุและสี ควรใช้สีเงินหรือสีส้ม เป็นสีที่ดูทันสมัย สดใส กระฉับกระเฉง ซึ่งสื่อถึงเทคโนโลยี เป็นต้น
ในส่วนของเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้ตกแต่งห้อง นอกจากต้องสะท้อนอัตลักษณ์ขององค์กรแล้ว สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ ต้องตอบสนองต่อลักษณะการใช้งาน เช่น ถ้าเป็นเก้าอี้ควรเลือกเป็นเก้าอี้ที่มีพนักพิงเพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถเปลี่ยนอิริยาบถในระหว่างการประชุมได้
นอกจากนี้การเลือกใช้วัสดุสำหรับงานตกแต่งภายในแล้วควรคำนึงถึงค่าอะคูสติกส์ด้วย เนื่องจากวัสดุบางประเภทส่งผลต่อค่าเสียงภายในห้องประชุม เช่น การใช้กระจกตกแต่งผนัง อาจส่งผลให้เกิดการสะท้อนของเสียง ทำให้ห้องประชุมมีเสียงก้อง เป็นต้น
ห้องประชุมขนาดใหญ่กับองค์ประกอบสำคัญ
ไม่เพียงแค่ Form & Function เท่านั้นที่สำคัญต่อห้องประชุมขนาดใหญ่ แต่ในการออกแบบห้องประชุมยังมีอีกหลายองค์ประกอบที่สนับสนุนต่อการใช้งานภายในห้องประชุม โดยแต่ละองค์ประกอบทำหน้าที่สอดประสานกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
เวทีห้องประชุมขนาดใหญ่
เวที (Stage) ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญภายในห้องประชุมขนาดใหญ่ ซึ่งในส่วนนี้จะสัมพันธ์กับ Form & Function ที่ตอบสนองการใช้งานในแต่ะละกิจกรรมที่เกิดขึ้น ทั้งนี้เวทีที่เหมาะสมกับการใช้สำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่มี 2 ประเภทคือ เวทีแบบโพรซีเนียม (Proscenium) กับ เวทีแบบเปิด (Open Stage)
- เวทีแบบโพรซีเนียม (Proscenium) เป็นเวทีห้องประชุมที่มีรายละเอียดที่ตอบสนองต่อกิจกรรมบนเวทีได้หลากหลาย ทั้งการสัมมนาและการแสดงละครเวที โดยจะมีกรอบหน้าเวที (Proscenium Arch) เพื่อทำหน้าที่แบ่งระหว่างเวทีกับผู้ชม, พื้นที่เก็บฉาก (Fly space) หรือการออกแบบพื้นเวทีที่ทนต่อการขูดขีดจากการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ที่ใช้ประกอบกิจกรรมบนเวที
- เวทีแบบเปิด (Open Stage) รูปแบบเวทีที่เน้นการแสดงเป็นหลัก โดยจะแบ่งผู้ชมเป็นสามด้านของเวที แต่ระยะห่างระหว่างเวทีกับผู้ชมจะลดลง ผู้ชมจะใกล้ชิดกับขอบเวทีและเพิ่มปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ชมกับผู้บรรยาย ทั้งนี้รูปแบบเวทีแบบเปิดจะมีอุปสรรคตรงที่การควบคุมระบบเสียงที่ทำได้ยาก
ห้องควบคุม
การดำเนินกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นภายในห้องประชุมถือเป็นความสำคัญ การควบคุมระบบโสตทัศนูปกรณ์เพื่อตอบสนองการประชุมหรือกิจกรรรมต่างๆที่เกิดขึ้นจึงมีความสำคัญเช่นเดียวกัน เพื่อป้องกันการผิดพลาด การออกแบบห้องควบคุมให้สอดรับกับการทำงานจึงถือเป็นองค์ประกอบหลักที่ขาดไม่ได้
โดยส่วนใหญ่แล้วห้องควบคุมในห้องประชุมประเภทนี้ มักจะอยู่บริเวณด้านหลังของห้องประชุม เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ควบคุมสามารถมองเห็นกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นบนเวทีในขณะควบคุมระบบโสตทัศนูปกรณ์สำหรับกิจกรรมนั้นๆได้
ระบบโสตทัศนูปกรณ์
ในส่วนนี้จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับกิจกรรมภายในห้องประชุมเป็นหลัก สำหรับการออกแบบระบบโสตทัศนูปกรณ์ ทั้งระบบภาพและเสียง ควรคำนึงถึงกิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้นภายในห้องประชุมเพื่อให้ระบบโสตทัศนูปกรณ์สามารถตอบสนองการใช้งานได้ เช่น การกำหนดตำแหน่งของจอภาพซึ่งจะสัมพันธ์กับมุมมองและการเข้าถึงสื่อของผู้เข้าประชุม
โดยเฉพาะงานระบบเสียงที่ถือเป็นหัวใจสำคัญของกิจกรรมภายในห้องประชุมขนาดใหญ่ ทั้งงานสัมมนาและการแสดงดนตรีสด หากห้องประชุมดังกล่าวมีระบบเสียงทีไม่สมบรูณ์ ประสิทธิภาพในการสื่อสารก็จะลดลงตามไปด้วย
สำหรับการออกแบบระบบเสียงให้มีประสิทธิภาพนั้น ผู้ออกแบบควรคำนึงถึงค่าทางอะคูสติกส์ ซึ่งมีรายละเอียดเชิงเทคนิคดังต่อไปนี้
- ค่าความดังของเสียง SPL (Sound Pressure Level) สำหรับค่านี้เป็นการวัดระดับความดังของเสียงภายในห้องประชุม โดยมีหน่วยเป็น dB ซึ่งการวัดจะทำหลายจุดกระจายรอบห้องประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าความดังของเสียงในแต่ละจุดไม่แตกต่างกันจนเกินมาตรฐานที่กำหนดไว้
- ค่าความก้องสะท้อนของเสียง RT 60 (Reverberation Time 60) คือเวลาในการสะท้อนกลับของเสียงที่คงเหลืออยู่เมื่อต้นเสียงหยุดแล้ว เป็นการวัดค่าของเวลาที่สะท้อนกลับ หากเวลาสะท้อนกลับน้อยเกินไปจะทำให้ความรู้สึกแห้ง ไม่มีชีวิตชีวา แต่ถ้าค่าของเวลาการสะท้อนมากเกินไปก็จะกลายเป็นเสียงรบกวน ดังนั้นการออกแบบห้องประชุมที่ดีจึงต้องกำหนดค่า RT60 ให้อยู่ในช่วงที่เหมาะสมกับลักษณะการใช้งานของห้องประชุม
- ค่าเสียงรบกวน NC (Noise Criteria) คือค่าระดับเสียงพื้นฐานภายในอาคาร หรือค่าความเงียบในแต่ละพื้นที่ได้รับการสร้างขึ้นมาเพื่อวัดค่าความเงียบที่เหมาะสมภายในห้องหรือภายในอาคารต่างๆ โดยค่าระดับความดังของเสียงพื้นฐานเกิดได้จากสภาพแวดล้อมของพื้นที่นั้นๆ เช่น เสียงฝนตก เสียงเดิน เสียงพูดคุย เป็นต้น หากเป็นห้องประชุมเสียงรบกวนเหล่านี้อาจทำให้เกิดอุปสรรคในการใช้งานห้องประชุมได้
- ค่าดัชนีการส่งผ่านของเสียงพูด STI (Speech Transmission Index) คือคุณภาพของการส่งผ่านเสียงพูดระหว่างผู้ส่งเสียง (แหล่งกำเนิดสัญญาณเสียง) กับตำแหน่งผู้รับฟัง ค่าวัดที่ได้จะอยู่ระหว่าง 0 – 1 ถ้าค่าเท่ากับ 1 ถือว่าดีที่สุด ถ้าค่าใกล้เคียง 0 ถือว่าค่าดัชนีการส่งผ่านของเสียงพูด STI ไม่มีคุณภาพที่ดี
พื้นที่รับรอง
ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่าห้องประชุมประเภทนี้มักถูกเลือกใช้ในงานสำคัญ ดังนั้นผู้เข้าประชุมหรือแขกภายในงานจึงสำคัญไปด้วย พื้นที่รับรองจึงเป็นพื้นที่สำหรับให้แขกคนสำคัญหรือพิธีกร เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการประชุม สำหรับการออกแบบพื้นที่รับรอง จะถูกจัดให้อยู่แยกออกจากตัวห้องประชุม เพื่อความเป็นส่วนตัว หรือจัดพื้นที่รับรองใกล้กับหลังเวที เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพิธีกรที่ต้องขึ้นพูดบนเวที
นอกจากแขกคนสำคัญแล้ว ห้องประชุมขนาดใหญ่ควรมีโถงต้อนรับ (Lobby) ไว้สำหรับรองรับผู้เข้าประชุมทั่วไปด้วย เนื่องจากห้องประชุมประเภทนี้ มีผู้ใช้งานจำนวนมาก ดังนั้นก่อนเริ่มกิจกรรมจึงควรมีพื้นที่สำหรับรับรองผู้ใช้งานได้พักคอยก่อนเข้าห้องประชุม ซึ่งพื้นดังกล่าวควรมีขนาดที่เพียงพอต่อผู้เข้าประชุม
สรุป
การออกแบบห้องประชุมขนาดใหญ่ต้องอาศัยองค์ประกอบสำคัญหลายด้าน ทั้ง Form & Function ทั้งจำนวนและขนาด ไปจนถึงพื้นที่รับรอง ซึ่งองค์ประกอบเหล่านี้ถือเป็นพื้นฐาน ที่จะตอบสนองต่อการใช้งานและทำให้กิจกรรมภายในห้องประชุมไปได้ด้วยดีและมีประสิทธิภาพ
