ห้องประชุม สถานที่ที่หน่วยงานและองค์กรทุกแห่งต้องมีไว้เพื่อการขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์และเจตนารมณ์นั้นเกิดจากความร่วมมือของผู้คนในองค์กร นับตั้งแต่การจัดการบริหารงาน การระดมความคิด ถ่ายทอดนโยบายอภิปรายและแสดงความคิดเห็นในประเด็นต่างๆ เพื่อให้ได้ข้อสรุปอันเป็นฉันทามติและนำไปปรับใช้ในการเดินหน้าองค์กรต่อไป ห้องประชุมที่ดีมีสภาพแวดล้อมเอื้อต่อการประชุมให้ดำเนินไปอย่างราบรื่นนั้นจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามโดยห้องประชุมที่ดีเริ่มต้นตั้งแต่การวางแผนเตรียมความพร้อมทุกขั้นตอนอย่างครอบคลุม
ห้องประชุม ทำไม? ต้องออกแบบ
เมื่อพูดถึงการระดมความคิด แน่นอนว่าถือเป็นกระบวนการสำคัญที่ต้องมีในการทำงานหรือการร่วมคิดหาวิธีแก้ไขปัญหา การมีพื้นที่ที่เอื้อต่อการแสดงความคิดเห็นที่สมเหตุสมผลและนำมาต่อยอดในการสร้างประโยชน์ที่เห็นได้จริงนั้นจึงจำเป็น
ห้องประชุม ได้เข้ามามีบทบาทและกลายเป็นสถานที่ที่ควรมีในที่ทำงานทุกแห่ง การวางแผนและออกแบบห้องประชุมที่ดีจึงมีส่วนช่วยให้การประชุมราบรื่นยิ่งขึ้นด้วย เพราะห้องประชุมแต่ละแบบล้วนรองรับลักษณะการประชุมและจำนวนผู้คนแตกต่างกันไป นอกเหนือจากประโยชน์ตามที่กล่าวมานี้ การออกแบบห้องประชุมยังมีความสำคัญมากกว่านั้นทั้งในแง่การบริหารจัดการและจัดสรรพื้นที่และทรัพยากรภายในองค์กร รวมไปถึงวิธีเตรียมแผนรับมือกับการทำงานต่างๆ อันนำมาสู่เหตุผลว่าทำไมควรวางแผนออกแบบห้องประชุมขึ้นมาโดยเฉพาะดังนี้
เตรียมความพร้อมเรื่องงบประมาณ
การบริหารและจัดการในองค์กรส่วนใหญ่มักต้องยื่นเรื่องของบประมาณอยู่แล้ว โดยต้องชี้แจงรายละเอียดการใช้งบประมาณนั้นให้ละเอียดและชัดเจนเพื่อความโปร่งใสในการตรวจสอบ เพราะการยื่นเรื่องของบประมาณนับเป็นงานที่ต้องเตรียมเอกสารจำนวนมาก อีกทั้งยังต้องใช้เวลาคิดและตัดสินใจร่วมกันพอสมควร การเตรียมเอกสารและข้อมูลตั้งแต่หลักการและเหตุผลตลอดจนรายละเอียดของงบประมาณที่ถูกต้องตามระเบียบแบบแผน จึงถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง เพราะหากเตรียมการที่ผิดพลาดหรือขาดความเหมาะสมงบประมาณที่ขอไปจึงอาจถูกตัดได้
กำหนดวัตถุประสงค์การใช้งานการประชุม
เมื่อเริ่มวางแผนออกแบบห้องประชุมนั้นอาจเริ่มจากการยึดวัตถุประสงค์หลักขององค์กรเป็นสำคัญต้องคิดว่าองค์กรมีเป้าหมายอะไร วิธีที่จะไปถึงเป้าหมายต้องทำอย่างไรบ้างจนมาถึงคำถามที่ว่าต้องร่วมประชุมระดมความคิดหรือรายงานผลบ่อยแค่ไหน รูปแบบการประชุมควรเป็นอย่างไรแ ละใครต้องเข้าประชุมบ้าง เพื่อนำไปสู่การวางแผนและเตรียมการออกแบบห้องประชุมให้สอดคล้องกับพันธกิจขององค์กร ตลอดจนรองรับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมและประเภทการประชุมได้อย่างเหมาะสม
เตรียมความพร้อมในการออกแบบห้องประชุม
ความสำคัญของการออกแบบห้องประชุมที่เห็นได้ชัดเจนนั้นก็คือ การจัดสรรและปรับใช้พื้นที่ที่มีอยู่ให้เป็นสัดส่วนและใช้สอยประโยชน์ได้มากที่สุด จริงอยู่ว่าองค์กรอาจมีแบบแปลนของห้องประชุมที่ต้องการอยู่แล้ว แต่ต้องคำนึงถึงพื้นที่และทรัพยากรที่มีอยู่ด้วย การออกแบบห้องประชุมจะช่วยให้จัดวางพื้นที่ใช้สอยง่ายขึ้น พิจารณาได้ว่าพื้นที่ส่วนไหนควรปรับใช้ไว้ทำอะไรซึ่งรวมไปถึงการออกแบบเพื่อความสวยงามที่สามารถถ่ายทอกอัตลักษณ์ขององค์กรได้ นอกจากนี้บางองค์กรอาจต้องคำนึงถึงทิศทางลมและความเชื่อเรื่อง ฮวงจุ้ย อารยะสถาปัตย์ ไปจนถึงความเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม มาตรฐานอาคารเขียวกับงานออกแบบภายในห้องประชุม และ มาตรฐานการออกแบบที่เกี่ยวกับการยกระดับสุขภาวะและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน เป็นต้น การออกแบบจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญด้วยหรือแม้แต่ข้อควรระวังเกี่ยวกับการก่อสร้างและต่อเติมอาคารหรือพื้นที่บางส่วนให้ถูกต้องตามหลักสถาปัตยกรรมและกฎหมาย
ขั้นตอนการสร้างห้องประชุมมีอะไรบ้าง
การเริ่มต้นสร้างห้องประชุมจำเป็นต้องวางแผนการเตรียมการและทำงานให้รอบด้านซึ่งมีรายละเอียดค่อนข้างมากพอสมควร โดยทั่วไปแล้วการวางแผนเพื่อสร้างห้องประชุมประกอบด้วยขั้นตอนหลัก 5 ขั้นตอน ได้แก่ ขั้นตอนการวางแผน ขั้นตอนการว่าจ้างออกแบบ ขั้นตอนการของบประมาณ ข้นตอนก่อสร้าง และขั้นตอนรับมอบงานก่อสร้าง ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียด ดังนี้
1 ขั้นตอนการวางแผน
ก่อนอื่นต้องเริ่มวางแผนเตรียมการภาพรวมโดยพิจารณาว่าห้องประชุมที่ต้องการนั้นควรออกแบบให้เป็น แบบไหน อย่างไร ซึ่งดูได้จากองค์ประกอบต่อไปนี้
จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม : พิจารณาว่าในการประชุมแต่ละครั้งมีผู้เข้าร่วมประชุมเฉลี่ยกี่คนและควรมีใครเข้าประชุมบ้าง
ประเภทห้องประชุม : ห้องประชุมแต่ละแบบจะมีผังแปลนแตกต่างกันซึ่งเอื้อต่อการใช้สอยที่หลากหลายองค์กรต้องคำนึงถึงลักษณะและจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุม เพื่อที่จะได้เลือกประเภทห้องประชุมได้เหมาะสม โดยห้องประชุมแต่ละประเภทมีลักษณะดังนี้
- ห้องประชุมบอร์ดรูม (Board room) ห้องประชุมที่ตอบสนองต่อการประชุมในระดับผู้บริหาร การออกแบบเน้นไปที่การพูดคุยปรึกษาเป็นหลัก ดังนั้นโต๊ะและที่นั่งจะหันหน้าเข้าหากัน และขนาดของห้องจะพอดีกับจำนวนผู้เข้าประชุม ไม่กว้างหรือเล็กจนเกินไป
- ห้องประชุมอเนกประสงค์ (Multipurpose meeting room) เป็นรูปแบบห้องประชุมที่ยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนตามลักษณะการใช้งานในแต่ละครั้ง พื้นที่ภายในห้องจึงโปร่งโล่งเพื่อตอบรับกับการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์
- ห้องประชุมวอร์รูม (War room) เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับวางแผนและตัดสินใจในสถานการณ์พิเศษ รูปแบบของห้องประชุมจึงออกแบบเพื่อรองรับเทคโนโลยีในการปฏิบัติการ รวมถึงต้องออกแบบแสงสว่างเพื่อรองรับการใช้งานในระยะเวลานานอีกด้วย
- ห้องประชุมคอมมานด์แอนด์คอนโทรล (Command and control room) เป็นห้องที่ใช้ในการติดต่อ ควบคุมและสั่งการหน่วยงาน ซึ่งการออกแบบจะคล้ายกับห้องประชุมวอร์รูม แตกต่างกันที่ห้องนี้จะมีขนาดใหญ่กว่า เพื่อรองรับจำนวนผู้เข้าประชุมที่มีมากกว่าห้องประชุมวอร์รูม
- ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม (Auditorium room) เป็นห้องประชุมยกระดับขนาดใหญ่ งานออกแบบจึงต้องรองรับผู้เข้าประชุมจำนวนมาก ทั้งในด้านความสะดวกสบายและคุณภาพของระบบเสียงให้กระจายทั่วถึงกันทั้งห้อง
ลักษณะการประชุม : ลองคิดดูว่าการประชุมแต่ละครั้งเน้นประชุมรูปแบบใดผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมในการประชุมมากน้อยแค่ไหน ต้องนั่งฟังการอภิปรายอย่างเดียวหรือมีการระดมสมองและแสดงความคิดเห็นบ่อยหรือไม่ เพราะจะช่วยให้การวางผังห้องประชุมรวมทั้งการติดตั้งอุปกรณ์เสริมเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างทั่วถึง
ผู้ดำเนินการประชุม : โดยทั่วไปแล้วการประชุมในองค์กรใหญ่ๆบางแห่ง จำเป็นต้องมีผู้ดำเนินการประชุมด้วย เพื่อดำเนินวาระการประชุมต่างๆ ให้เป็นไปตามกำหนดการหากการประชุมต้องมีผู้ดำเนินการนั้นควรจัดที่นั่งไว้ในตำแหน่งใดที่เหมาะสม
2 ขั้นตอนว่าจ้างออกแบบ
ห้องประชุมเป็นพื้นที่ที่แตกต่างจากงานออกแบบภายในประเภทอื่น เนื่องจากผู้ออกแบบต้องมีความเข้าใจถึงธรรมชาติของห้องประชุม ทั้งรูปแบบ (Form & Function) และศิลปะ (อัตลักษณ์ขององค์กร) ซึ่งขั้นตอนนี้ว่าด้วยการกำหนดขอบเขตของงาน (Term of Reference) ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่เรื่องงบประมาณว่าจ้างให้ออกแบบ กำหนดคุณสมบัติและผลงานของผู้รับจ้างออกแบบ ระยะเวลาในการออกแบบ กำหนดคุณสมบัตินักออกแบบ สถาปนิก วิศวกร มัณฑนากร ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบโสตทัศนูปกรณ์หรือผู้เชี่ยวชาญด้านระบบอะคูสติกส์
เอกสารและข้อมูลสำคัญ ได้แก่
งบประมาณ : ใช้งบประมาณทั้งในการจ้างออกแบบและจ้างการก่อสร้าง
แบบรูปที่เกี่ยวข้อง : เช่น แบบงานสถาปัตย แบบงานระบบไฟฟ้า เครื่องกล เป็นต้น
วัตถุประสงค์การใช้งาน : เช่น ประเภทชองการประชุม จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม สไตล์และฟังก์ชันการใช้งานที่ต้องการเป็นต้น
3 ขั้นตอนการออกแบบ
เมื่อได้ผู้ออกแบบแล้ว ก็เข้าสู่ข้นตอนการออกแบบ ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ได้แก่
- แบบร่าง Layout Plan การกำหนดรูปแบบผังพื้นที่ของห้องประชุม
- แบบพัฒนา Design Development การปรับปรุงรูปแบบผังพื้นที่ให้สอดคล้องและเหมาะสมกับรูปแบบการประชุมขององค์กร
- แบบรายละเอียด Detail Design การกำหนดรายละเอียดต่างๆ เช่น รายละเอียดงานตกแต่งภายในของแบบผังพื้นที่ รายละเอียดอุปกรณ์และเทคโนโลยีต่างๆ ที่นำมาใช้ รวมถึงการกำหนดคุณสมบัติของวัสดุและอุปกรณ์ต่างๆ พร้อมงบประมาณ ทีนำมาใช้ในการก่อสร้างห้องประชุม
- เอกสารประกอบแบบ และเอกสารการประกวดราคาจ้างก่อสร้าง Tender Documents แบบรูปรายการต่างๆ พร้อมคุณสมบัติของผู้รับจ้างและคุณสมบัติทางเทคนิคของวัสดุและอุปกรณ์ต่างๆ
4 ขั้นตอนของบประมาณ
เมื่อปรึกษาการวางแปลนและออกแบบจนได้พิมพ์เขียวสมบูรณ์ เพื่อนำไปประกวดราคาหาผู้รับเหมาก่อสร้าง ขั้นตอนต่อมาก็คือยื่นเรื่องของบประมาณ เพื่อนำมาจัดประกวดราคาคัดเลือกผู้รับเหมาและเริ่มดำเนินการก่อสร้างห้องประชุมต่อไป โดยข้อมูลหลักๆ ที่ต้องเตรียมประกอบการยื่นเรื่องของบประมาณสร้างห้องประชุม ประกอบด้วย รูปแบบแปลนห้องประชุมที่ออกแบบเรียบร้อย งบประมาณของวัสดุและครุภัณฑ์ที่จะใช้ในการก่อสร้าง และงบจ้างผู้ควบคุมงานก่อสร้าง นอกจากนี้ ยังต้องทำเรื่องเขียนคำขอใช้งบประมาณให้สอดคล้องกับนโยบาย วัตถุประสงค์องค์กร แผนพัฒนาองค์กร ตลอดจนกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อนำไปเสนอพิจารณาให้ทันเวลาต่อไป
5 ขั้นตอนการก่อสร้าง
การกำหนดขอบเขตของงาน (Term of Reference) ของขั้นตอนนี้คล้ายกับขั้นตอนว่าจ้างออกแบบซึ่งครอบคลุมเรื่องงบประมาณราคากลางในการก่อสร้าง คุณสมบัติและผลงานของผู้รับเหมา ระยะเวลาการดำเนินงาน ผู้ควบคุมการก่อสร้าง คณะกรรมการตรวจรับการจ้างงานตลอดจนกระบวนการตรวจรับจ้างงาน
ทั้งนี้ ขั้นตอนการว่าจ้างตลอดจนดำเนินการก่อสร้างมีรายละเอียดพอสังเขป ดังนี้
ประกาศการประกวดราคา : เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “ประกาศเปิดประมูล” เพื่อหาผู้รับเหมาก่อสร้างที่มีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ
ทำสัญญาว่าจ้าง : เมื่อเลือกผู้รับเหมาก่อสร้างได้แล้ว ก็จะทำสัญญาว่าจ้างพร้อมเริ่มดำเนินการก่อสร้างต่อไปจนเสร็จสิ้น โดยผู้รับเหมาจะเป็นผู้ดูแลและรับผิดชอบการก่อสร้างทุกอย่างตั้งแต่ต้นจนจบ
6 ขั้นตอนการตรวจรับมอบงาน
การจ้างก่อสร้างห้องประชุมจะมีการตรวจรับงวดงานตามที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง กรรมการตรวจรับและผู้ควบคุมงานต้องดำเนินการตรวจสอบงวดงานของผู้รับจ้างให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง ทั้งเชิงคุณภาพ ปริมาณ และระยะเวลาที่กำหนด ที่สำคัญการตรวจรับงวดงานงวดสุดท้ายกรรมการตรวจรับการจ้างต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบ เช่น ผู้ส่งมอบงานจำเป็นต้องทดสอบระบบการทำงานของอุปกรณ์และระบบต่างๆที่ติดตั้งภายในห้องประชุม เพื่อให้เห็นว่าทุกอย่างทำงานอย่างไร ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ นอกจากนี้ต้องฝึกอบรมการใช้งานและวิธีบำรุงรักษาที่ถูกต้องตลอดจนเงื่อนไขระหว่างการรับประกัน เช่นการเข้ามาตรวจสอบปรับแต่งระบบโสตทัศนูปกรณ์ การบำรุงรักษาทุกเดือน เป็นต้น
ห้องประชุมที่ดีต้องรองรับกับลักษณะการประชุมและจำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมได้อย่างเหมาะสม รวมไปจนถึงการอำนวยความสะดวกตลอดการประชุมอันนำไปสู่การปรับใช้และดำเนินงานตามที่ได้รับมอบหมาย แน่นอนว่าห้องประชุมที่มีพื้นที่ที่เอื้อต่อการแสดงความคิดเห็นและอภิปรายอย่างเหมาะสมต้องเริ่มต้นจากการสร้างห้องประชุม องค์กรจึงต้องให้ความสำคัญกับทุกขั้นตอนการสร้างห้องประชุม ตั้งแต่เริ่มวางแผนและเตรียมการต่างๆ อย่างรอบคอบและรัดกุมเพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ที่ปรึกษาหรือบริษัทผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางจะให้คำแนะนำได้ ตั้งแต่ออกแบบวางแปลน ดำเนินการก่อสร้าง ตลอดจนส่งมอบห้องประชุมที่เสร็จสมบูรณ์ตามต้องการ
หากคุณมีความสนใจในการที่ออกแบบเพื่อปรับปรุงหรือก่อสร้างห้องประชุม เรา AVL Design คือผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบห้องประชุม ทั้งระบบโสตทัศนูปกรณ์ อะคูสติกส์และงานตกแต่งภายใน สร้างสรรค์ความสวยงามถ่ายทอดอัตลักษณ์ขององค์กร ผลักดันศักยภาพของห้องประชุมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เราพร้อมสร้างความสมบูรณ์แบบให้กับทุกโครงการของคุณ สามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://avl.co.th/ หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก AVL ได้ที่นี้ https://avl.co.th/contact-us
