การประชุมเป็นปฐมบทในการจัดการตามวิถีของอารยะชน ห้องประชุมถือเป็นพื้นที่สำคัญของแต่ละองค์กร รากเง้าและภาพลักษณ์ขององค์กรสะท้อนผ่านห้องประชุม โดยในการออกแบบห้องประชุมและตกแต่งภายใน นอกเหนือจากวัตถุประสงค์การใช้งานแล้ว ยังแฝงสัญญะผ่านงานออกแบบอีกด้วย
“Form and Function” คือหัวใจในการออกแบบห้องประชุม
ในการออกแบบห้องประชุม Form and Function (รูปแบบและการใช้งาน) ถือเป็นหัวใจสำคัญในการออกแบบ เพราะนอกจากความสวยงามทางสถาปัตยกรรมแล้ว รูปแบบและการใช้งานเป็นเครื่องมือชี้วัดว่า ห้องประชุมสามารถใช้งานได้จริง มิใช่แค่รูปลักษณ์สวยงามแต่ต้องตอบสนองการดำเนินงานได้
การจัดวางผังแบบห้องประชุม
1. จำนวนและขนาด
ขนาดของห้องประชุมนั้นแปรผันตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ในองค์กรขนาดใหญ่ส่วนมากมีห้องประชุมหลากหลายขนาดเพื่อตอบสนองต่อการทำงานของทีม ซึ่งองค์กรขนาดใหญ่มักมีหลายแผนก หากภายในองค์กรจัดสรรจำนวนห้องประชุมที่รองรับกับแต่ละแผนกจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาในการรอห้องประชุม ทั้งนี้จำนวนและขนาดควรสอดคล้องกัน ดังนั้นการสำรวจค่าเฉลี่ยจำนวนพนักงานจึงสำคัญ
2. การจัดวาง
รูปแบบการจัดวางภายในห้องประชุมสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบ อาทิ วงกลม, แบบวงรี เป็นต้น ทั้งนี้การจัดวางขึ้นอยู่รสนิยมกับรูปแบบการประชุม ซึ่งการจัดวางแต่ละแบบมีนัยสำคัญที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานและรูปแบบการประชุม
3. ระยะห่างการประชุม
การจัดการระยะห่างการประชุมเป็นสิ่งสำคัญ ระยะห่างที่เหมาะสมเป็นตัวช่วยลดความแออัด เพิ่มความคล่องตัวในการประชุม โดยการจัดระยะห่างในการประชุมแบ่งตามการจัดโต๊ะประชุมดังนี้
- การจัดโต๊ะประชุมเดี่ยว ระยะที่นั่งผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ควรต่ำกว่า 0.60 เมตร ระยะห่างระหว่างเก้าอี้แต่ละตัวไม่ต่ำกว่า 0.30 เมตร โดยรวมแล้วพื้นที่ของการจัดประชุมแบบโต๊ะเดี่ยวไม่ควรตำ่กว่า 0.90 เมตร
- การจัดโต๊ะประชุมแบบโต๊ะต่อ ระยะห่างระหว่างบุคคลไม่ควรต่ำกว่า 0.80 เมตร ระยะห่างระหว่างตัวบุคคล ไม่ควรต่ำกว่า 0.30 เมตร พื้นที่หน้าโต๊ะต่อไม่ควรต่ำกว่า 0.60 เมตร สรุปรวมแล้วระยะห่างระหว่างฝั่งตรงข้ามไม่ควรต่ำกว่า 1.20 เมตร
4. ตำแหน่งทางเข้าออก ทางสัญจรและมุมมอง
การจัดการตำแหน่งทางเข้าออกภายในห้องประชุมสามารถเข้าออกได้ทั้งด้านหน้าและด้านข้าง แต่ไม่ควรอยู่ด้านหลังตำแหน่งที่นั่งประธาน ควรมีทางสัญจรที่สามารถเดินได้สะดวกรอบห้อง รวมถึงมีพื้นที่เพียงพอในการเปลี่ยนอิริยาบถ และมีมุมมองที่เห็นได้ทั่วกันทั้งห้องประชุม
5. การเลือกวัสดุตกแต่งห้องประชุม
การเลือกวัสดุภายในห้องประชุมไม่เพียงแต่ความสวยงามเท่านั้น เนื่องจากวัสดุตกแต่งเป็นส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม ด้วยคุณสมบัติที่สามารถดูดซับเสียง ซึ่งตอบสนองต่อค่าอะคูสติกส์ของห้องประชุม ช่วยลดปัญหาเรื่องเสียงก้องและเสียงรบกวนภายในห้องประชุมได้
แบบห้องประชุมในแต่ละประเภท
ห้องประชุมแบบวอร์รูม (War Room)
สำหรับห้องประชุมแบบวอร์รูมนำรูปแบบการประชุมเพื่อวางแผนยุทธศาสตร์ทางการทหาร ซึ่งปัจจุบันหลายองค์กรนิยมมาปรับใช้ในการบริหารองค์กร โดยห้องประชุมแบบวอร์รูมต้องรองรับการใช้งานต่อไปนี้
- รองรับการสั่งการ (Command) ไปยังหน่วนงานภาคสนามได้ทันที
- รองรับการควบคุม (Control) อุปกรณ์ทั้งระยะใกล้และทางไกล
- รองระบบการสื่อสาร (Communication) เชื่อมต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ระบบปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence) วิเคราะห์สถานการณ์ สร้างเหตุการณ์จำลอง ประมวลผลโอกาสและความเสี่ยง
- รองรับการใช้งานแบบต่อเนื่อง 7 วัน 24 ชั่วโมง
ทั้งนี้ห้องประชุมแบบวอร์รูมเหมาะสำหรับองค์กรที่มุ่งเน้นการบริหารเชิงยุทธศาสตร์ หรือองค์กรที่ระดับผู้บริหารให้ความสำคัญกับการจัดการข้อมูลจำนวนมาก และมีความจำเป็นต้องตัดสินใจต่อสถานการณ์อย่างทันท้วงที เนื่องจากระบบภายในห้องวอร์รูมถูกออกแบบมาเพื่อรองรับข้อมูลจำนวนมหาศาล รวมถึงมีระบบจำลองผลการตัดสินใจพื้นฐาน ซึ่งเป็นเครื่องมือช่วยให้การตัดสินใจแม่นยำและมีประสิทธิภาพ
ภาพ: ห้องประชุมแบบวอร์รูม (War room)
ห้องประชุมแบบศูนย์ควบคุมสั่งการ (Command Control Room)
ห้องประชุมประเภทนี้ ถูกออกแบบเพื่อเป็นศูนย์กลางการควบคุม บังคับบัญชาการ โดยผสมผสานระหว่างห้องวอร์รูมกับห้องควบคุม ดังนั้นจึงมีคุณสมบัติที่สามารถควบคุม สั่งการ และติดตาม รวมถึงเป็นพื้นที่ตัดสินใจในห้องเดียวกัน
ห้องประชุมแบบออดิทอเรี่ยม (Auditorium)
สำหรับห้องประชุมออดิทอเรี่ยมเป็นห้องประชุมที่ประยุกต์มาจากโรงละคร (Theatre) แต่สามารถรองรับกิจกรรมได้หลากหลาย ทั้งการแสดงและการประชุม อบรม สัมมนา โดยการจัดแบ่งแบบของเวทีและการจัดรูปแบบภายในหอประชุมแบ่งเป็น 4 แบบด้วยกัน ดังนี้
แบบอารีน่า (Arena) คือ การจัดการหอประชุมที่นำแบบห้องประชุมมาจากสนามกีฬา โดยจัดวางตำแหน่งผู้ชมให้ล้อมเวทีการแสดง เหมาะสำหรับการจัดแสดงละคร แต่ไม่เหมาะกับการใช้งานประเภทอื่น อาทิ การจัดแสดงดนตรี การฉายภาพยนตร์และการบรรยาย เนื่องจากทัศนวิสัยไม่เหมาะสม
แบบทรัสต์ (Thrust) เป็นแบบการแบ่งเวทีที่คล้ายคลึงกับแบบอารีน่า แต่แตกต่างกันตรงที่ลักษณะการนั่ง ที่หอประชุมแบบทรัสต์มีเพียงสามด้าน
แบบโพรสเซเนียม (Proscenium) คือ การจัดแบ่งรูปแบบเวทีที่แบ่งเนื้อที่ระหว่างที่นั่งของผู้ชมกับเวที โดยแบ่งพื้นที่ด้วยกรอบเวที
แบบเวทีเปิด (Open Stage) เป็นการจัดเวทีให้ผู้ชมนั่งหันด้านข้างหน้าเวทีการแสดง โดยหอประชุมในรูปแบบนี้สามารถใช้งานได้หลากหลาย เหมาะสำหรับการบรรยาย การแสดงดนตรีและการแสดงละคร ซึงโดยทั่วไปห้องประชุมส่วนใหญ่นิยมใช้เวทีรูปแบบนี้
ภาพ: ห้องประชุมแบบออดิเทอเรี่ยม (Auditorium)
ห้องประชุมแบบอเนกประสงค์ (Multipurpose Hall)
ห้องประชุมอเนกประสงค์เป็นห้องประชุมที่ยืดหยุ่น (Flexible) สามารถปรับห้องประชุมตามรูปแบบกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในห้องได้อย่างหลากหลาย อาทิ
- ใช้จัดเป็นห้องประชุมสัมนา
- ใช้เป็นห้องเรียน
- ใช้เป็นห้องจัดเลี้ยง
- งานจัดแสดงนิทรรศการ จัดแสดงสินค้า
- การจัดงานแสดง อาทิ คอนเสิร์ต ละครเวที การละเล่นพื้นบ้าน
ภาพ: ห้องประชุมแบบอเนกประสงค์ (Multipurpose Hall)
ทั้งนี้ข้อจำกัดของห้องประชุมแบบอเนกประสงค์ คือ ไม่สามารถตอบสนองต่อการใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ ทั้ง ด้านอคูสติกส์และด้านโสตทัศนูปกรณ์ เนื่องจากผู้ออกแบบมักออกแบบให้สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานตามกิจกรรม
สรุป
การออกแบบห้องประชุมและตกแต่งภายในห้องประชุมที่ตอบสนองรูปแบบและการใช้งาน (Form & Function) ในการประชุม เป็นส่วนสำคัญในการพัฒนาศักยภาพขององค์กร ห้องประชุมที่ดีช่วยตอบสนองในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
