ปัญหาไมค์ห้องประชุม ปัญหาเล็กที่สะท้อนความเป็นมืออาชีพ

ไมค์ห้องประชุมถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญในดำเนินการประชุม เพราะเป็นหัวใจหลักของการนำเสนอข้อมูล ทั้งการอภิปรายข้อมูลและการเสนอความคิดเห็นล้วนแล้วแต่ต้องใช้ไมโครโฟนทั้งสิ้น ดังนั้นห้องประชุมต้องเตรียมไมโครโฟนให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ ตั้งแต่การเลือกใช้ไมโครโฟนไปจนถึงการศึกษาปัญหาของไมโครโฟนเพื่อให้การประชุมดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น

ทำความเข้าใจไมค์ห้องประชุมเบื้องต้น

ก่อนจะเริ่มต้นศึกษาปัญหาของไมโครโฟน เพื่อความเข้าใจหลักการทำงานของไมโครโฟน ควรทำการศึกษาข้อมูลเบื้องต้นของไมค์ห้องประชุมก่อน ทั้งลักษณะที่แตกต่างกันทั้งรูปลักษณ์ภายนอกและการรับเสียง และเมื่อเห็นภาพแล้วจะทำให้เข้าใจปัญหาง่ายมากขึ้น

ประเภทของไมค์ห้องประชุม

สำหรับไมโครโฟนที่นิยมใช้ในห้องประชุมนั้น เป็นประเภทตั้งโต๊ะเป็นส่วนใหญ่ ไม่นิยมใช้ไมโครโฟนแบบถือ (ยกเว้นห้องประชุมอเนกประสงค์ ที่เน้นการทำกิจกรรมเป็นหลัก) ซึ่งไมโครโฟนแบบตั้งโต๊ะเหมาะสำหรับการแลกเปลี่ยนความเห็น เนื่องจากผู้พูดมีไมโครโฟนประจำตำแหน่งสามารถตอบโต้ได้ทันที ทั้งนี้ไมค์ห้องประชุมแบบตั้งโต๊ะสามารถแยกเป็นสองประเภทได้ดังนี้

1. Gooseneck Microphone

Gooseneck Microphone หรือ ไมโครโฟนก้านยาว/ไมโครโฟนคอห่าน เป็นไมโครโฟนตั้งโต๊ะที่มีลักษณะเฉพาะตัว ด้วยก้านจับไมโครโฟนที่ยาวและสามารถงอก้านไปยังทิศทางที่ต้องการได้ มีปุ่มเปิด-ปิดไมโครโฟนขณะพูด โดยส่วนมากจะพบไมโครโฟนก้านยาวได้ตามห้องประชุมสัมมนาและห้องประชุมผู้บริหาร เป็นต้น

2. Boundary Microphone

Boundary Microphone เป็นไมโครโฟนชนิดฝังโต๊ะ ประเภทเดียวกันกับไมโครโฟน Flush Mount ที่ฝังสายสัญญาณไปใต้โต๊ะ แต่แตกต่างกันที่ไมโครโฟนประเภท Boundary หัวไมโครโฟนจะเรียบไปกับโต๊ะ ส่วน Flush Mount ยังคงมีก้านไมโครโฟนอยู่ ซึ่งการเลือกใช้ไมโครโฟนประเภทนี้จะเน้นไปที่งานดีไซน์ และการออกแบบตกแต่งภายในห้องประชุม

ภาพ: Boundary Microphone

รูปแบบการรับเสียงของไมค์ห้องประชุม

• Cardioid คือ รูปแบบไมโครโฟนที่สามารถรับเสียงด้านหน้าได้ดีที่สุด ส่วนด้านข้างประสิทธิภาพการรับเสียงจะลดน้อยลง และด้านหลังจะรับเสียงได้น้อยมาก เหมาะสำหรับการใช้งานที่ไม่ต้องการให้เสียงภายนอกเข้าไปรบกวนเสียงผู้พูด
• Supercardioid คือ รูปแบบไมโครโฟนที่สามารถรับเสียงได้ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง แต่ทางด้านหน้าจะรับเสียงได้ดีกว่า แตกต่างจากไมโครโฟน Cardioid ตรงที่ทิศทางของเสียงจะแคบมากกว่า เหมาะสำหรับการบันทึกเสียงที่เจาะจงไปยังแหล่งกำเนิดเสียงโดยตรง
• Omnidirectional คือ รูปแบบไมโครโฟนที่สามารถรับเสียงรอบทิศทาง สามารถตอบสนองความถี่เสียงได้กว้าง ซึ่งไมโครโฟนประเภทนี้ไม่ควรพูดห่างไมโครโฟนมากนัก เพราะจะส่งผลให้เกิดเสียงรบกวนหรือเสียงหอนได้ง่าย

ภาพ: ห้องประชุมที่ใช้ไมโครโฟนแบบ Gooseneck

ปัญหาที่พบบ่อยกับไมค์ห้องประชุม

1. เสียงเบาผิดปกติ (Low Volume)

บ่อยครั้งที่ขณะประชุมทางไกล (Video conference) ระดับเสียงของไมโครโฟนเบาผิดปกติ ทำให้การสื่อสารในบางประเด็นขาดหายไป โดยสาเหตุของปัญหาดังกล่าว เกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัยตั้งแต่ ผู้พูดที่ปรับลดระดับเสียงเอง ทำให้เสียงกระจายไม่ถึง หรืออาจเกิดมาจากระบบควบคุมที่ไม่ได้ทำการเช็คเสียง (sound check) ก่อนเริ่มประชุม ส่งผลให้ระดับเสียงไม่พอดี

2. เสียงรบกวน (Audio Noise)

Noise หรือเสียงรบกวนที่มักเกิดขึ้นในขณะประชุมทางไกล เช่นเดียวกันกับปัญหาเสียงเบาผิดปกติ โดยปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นจากคลื่นสัญญาณที่เข้ามารบกวนไมโครโฟน และการส่งสัญญาณเสียงไปยังคอมพิวเตอร์ที่ไม่เสถียรจนทำให้เกิดเสียงรบกวน

3. เสียงเดินทางล่าช้า (Audio Delay)

สำหรับเสียงที่เดินทางช้าหรือ (Delay) สาเหตุไม่ได้เกิดจากไมโครโฟนโดยตรง แต่มีปัจจัยอื่นประกอบด้วย เช่น การเดินทางของสัญญาณเสียงระหว่างไมโครโฟนกับลำโพง หรือในการประชุมทางไกล ปัญหาที่เสียงเดินทางช้าก็เกิดจากสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่ไม่เสถียร รวมถึงสามารถเกิดขึ้นได้กับห้องประชุมหรือสถานที่มีขนาดใหญ่ที่ติดตั้งลำโพงในระยะไกล ก็สามารถสร้างปัญหาเรื่อง Audio Delay ได้เช่นเดียวกัน

4. เสียงก้อง (Echo)

ปัญหาเสียงก้องมักไม่เกิดขึ้นในห้องประชุมทั่วไป (นอกเหนือจากถูกปรับแต่งจากอุปกรณ์ปรับแต่งเสียงภายในห้อง) แต่จะเกิดขึ้นขณะประชุมทางไกล เนื่องจากห้องประชุมส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงค่าอะคูสติกส์ จึงหมดปัญหาเรื่องเสียงก้อง ส่วนการประชุมทางไกลที่มักเกิดปัญหานี้ เพราะตำแหน่งของไมค์ห้องประชุมอยู่ใกล้กับลำโพงมากจนเกินไป ส่งผลให้ผู้พูดได้ยินเสียงของตัวเองหลังจากพูดไปแล้ว

5. ไมค์ห้องประชุมหอน (Feedback)

ปัญหาไมโครโฟนหอนเกิดจาก สัญญาณเสียงที่ออกจากลำโพงแล้ววนกลับเข้าไมโครโฟนอีกครั้ง ทำให้ความถี่เสียงล้นออกมากจนเกิดเป็น Feedback หรือเกิดอาการไมโครโฟนหอนนั่นเอง นอกจากนี้สาเหตุของไมโครโฟนหอนยังเกิดได้จาก ความผิดพลาดในการเชื่อมต่ออุปกรณ์ รวมถึง การใช้งานของตัวผู้ใช้ไมค์ที่หันไมค์เข้าหาลำโพง เป็นต้น

ไมค์ห้องประชุมไม่ดีส่งผลอย่างไรต่อองค์กร

• ลดทอนประสิทธิภาพการประชุม การที่ไมโครโฟนมีปัญหาทั้งเรื่องเสียงเบาและเสียงรบกวนทั้งหลาย ส่งผลให้การสื่อสารติดขัด สาระสำคัญบางอย่างอาจตกหล่นไป ทำให้ประสิทธิภาพการประชุมลดลง
• ภาพลักษณ์องค์กรเสียหาย การที่โสตทัศนูปกรณ์ภายในห้องประชุมติดขัดหรือมีปัญหาบ่อยครั้ง ส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ทั้งในเรื่องความพร้อมในการจัดการประชุมและความน่าเชื่อถือที่ลดลง

สรุป

ปัญหาของไมค์ห้องประชุม นั้นมีด้วยกันหลากหลายอาการตั้งแต่ เสียงเบาไปจนถึงไมโครโฟนหอน ซึ่งปัญหาเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานภายในห้องประชุมทั้งสิ้น ดังนั้นการศึกษาปัญหาเพื่อเตรียมความพร้อมรับมือจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะห้องประชุมที่ดีไม่ใช่แค่เพียงสวยงาม หรือมีเทคโนโลยีห้องประชุมที่ทันสมัย แต่ต้องตอบโจทย์การใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพด้วย