Remote Work รูปแบบการทำงานแบบใหม่ที่องค์กรต้องปรับตัว

Remote Work หนึ่งในทางเลือกสำหรับในการดำเนินงานหลังยุคการแพร่ระบาดโควิด-19 กับความเปลี่ยนแปลงครั้งใหม่ที่มาพร้อมกับรูปแบบการทำงานที่ต่างไปจากเดิม จากอดีตสู่อนาคตที่หลายองค์กรต้องปรับตัวให้ทัน เพื่อรับวิถีชีวิตที่เปลี่ยนแปลงในยุค New Normal

Remote Work คืออะไร

Remote Work คือรูปแบบการทำงานที่มาพร้อมคอนเซ็ปต์การทำงานที่ไหนก็ได้ ด้วยการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากภายในสำนักงาน สู่การทำงานนอกสถานที่ ไม่จำกัดว่าจะต้องทำที่สำนักงานหรือต้องทำงานที่บ้านเท่านั้น ขอเพียงให้ได้ปริมาณงาน (Quantity) และได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ (Quality) เทียบเท่ากับการทำงานที่สำนักงานก็เพียงพอแล้ว

แนวคิดแบบ Remote Work ถือเป็นสิ่งใหม่ที่ท้าทาย เพราะไม่เพียงแค่เปลี่ยนรูปแบบในเชิงกายภาพเท่านั้น แต่เป็นการปรับวิธีคิดให้กับองค์กรด้วย เปลี่ยนจากการนับชั่วโมงตอกบัตรทำงาน สู่การวัดผลในเชิงประสิทธิภาพต่อชิ้นงาน

ข้อดีของการทำงานแบบ Remote Work

• เพิ่มความยืดหยุ่น (Flexible) ในการทำงาน ทั้งการปรับเวลาเข้างาน และวิถีชีวิตที่ต้องไม่เร่งรีบตื่นเช้าเดินทางมาทำงาน แต่สามารถทำงานที่บ้านได้เลย ทำให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายมากยิ่งขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Productivity)
• ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ สำหรับด้านนี้เป็นผลพลอยได้จากความยืดหยุ่นในการทำงาน เมื่อพนักงานไม่ถูกกำหนดในกรอบหรือในสภาวะแวดล้อมเดิมๆ การปรับเปลี่ยนสถานที่ทำงาน พบกับสภาพแวดล้อมใหม่ๆ จะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ให้กับพนักงานได้
• รองรับการขยายตัวของสำนักงาน เพราะ Remote Work คือการทำงานที่ไหนก็ได้ ทำให้องค์กรสามารถรับคนเข้ามาได้มากขึ้น เนื่องจากจำนวนของพนักงานไม่ถูกจำกัดขนาดของสำนักงาน องค์กรจึงเติบโตได้แม้สำนักงานจะมีขนาดเท่าเดิม

การปรับตัวและวิธีการนำ Remote Work มาใช้กับองค์กร

หลายองค์กรและบริษัทชั้นนำทั่วโลกอย่าง Facebook, Amazon และ Google ได้ริเริ่มนำ Remote Work มาใช้งานจริง สะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงในอนาคตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อองค์กรขนาดใหญ่เริ่มลงมือทำ ถึงเวลาแล้วรึยังที่องค์กรของคุณต้องปรับตามเพื่อให้ก้าวทันยุคสมัยใหม่

การปรับตัวขององค์กรเพื่อรองรับ Remote Work

สำหรับการปรับตัวนั้น สิ่งแรกที่ต้องปรับคือแนวคิดการบริหาร ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า Remote Work ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพ ดังนั้นแนวทางการวางวิสัยทัศน์ขององค์กร จึงต้องเน้นไปที่ประสิทธิภาพของผลงาน มากกว่าการจัดระเบียบการทำงานของพนักงาน ลดระเบียบยิบย่อยอย่างการเข้างานให้ตรงเวลา ปรับมาเป็นการวัดคุณค่าที่ผลงานแทน

นอกจากนี้การปรับตัวที่สำคัญคือ การวางระบบเพื่อบริหารพนักงานให้เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ ทั้งการวางระเบียบการส่งงานที่ชัดเจน หรือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

วิธีการนำ Remote Work มาใช้ในองค์กร

1. วางแผนการจัดการทีมให้เป็นระบบ

การจัดการทีมและรูปแบบการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ เพราะกฎทำให้การติดตามงานง่ายมากยิ่งขึ้น จริงอยู่ที่ Remote Work คือการให้อิสระในการทำงาน ทั้งเวลาและสถานที่ทำงาน แต่อย่างไรก็ตามการทำงานควรจะต้องมีระบบเพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

โดยระบบที่เข้ามาช่วยให้การวางแผนและจัดการเป็นได้สะดวก คือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ เช่น การใช้ Dashboard เพื่อติดตามภาระงานหรือจำนวนเวลาที่ใช้ต่อหนึ่งงาน เป็นต้น โดยตัวอย่างเทคโนโลยีที่ใช้ในการติดตามและจัดการทีมให้เป็นระบบมีดังนี้

• Trello คือเครื่องมือในการบริหารจัดการโครงสร้างการทำงาน ในรูปแบบของกระดานสรุปข้อมูล (Dashboard) ซึ่งทำให้ทีมสามารถติดตามสถานะการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
• Clickup เป็นเครื่องมือรูปแบบเดียวกันกับ Trello แต่มีจุดเด่นเพิ่มเติมคือ การคำนวณระยะเวลาในการทำงาน เพื่อให้ผู้บริหารทราบว่างานแต่ละชิ้น ใช้ระยะเวลาในการทำเท่าไร ทำให้สามารถจัดการเวลาและภาระงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
• Asana หนึ่งในเครื่องมือบริหารจัดการงาน มีจุดเด่นอยู่ที่ระบบการจัดการงานแบบละเอียดสามารถแยกย่อยได้เป็นจำนวนมาก รวมถึงมีระบบการจัดการภาระงานแบบอัตโนมัติ (Automation) สามารถสร้างภาระงาน (Task) ให้กับทุกคนภายในทีมได้ภายในคลิกเดียว ประหยัดเวลาในการจัดการ

2. การปรับปรุงรูปแบบการสื่อสารภายในองค์กร

การสื่อสารเป็นอีกหนึ่งอุปสรรคที่ท้าทายในการทำงานแบบ Remote Work เพราะการทำงานในสำนักงานเมื่อมีปัญหาในการทำงาน พนักงานจะสามารถสื่อสารและช่วยกันแก้ไขปัญหาได้ทันที แต่ในการทำงานแบบ Remote Work การสื่อสารอาจจะล่าช้ากว่าปกติ และอาจนำไปสู่ปัญหาตามมาภายหลังได้

สำหรับการแก้ไขปัญหาดังกล่าวสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น การจัดประชุมระยะสั้นในช่วงเช้า (10 นาที) เพื่อติดตามสถานะการทำงานของแต่ละคน หรือการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้เพื่อความรวดเร็วในการสื่อสารและส่งต่อข้อมูลตัวอย่างเช่น

• Slack โปรแกรมในการสื่อสารภายในทีม ซี่งสามารถเชื่อมต่อกับระบบข้อมูลต่างๆกัน อย่างระบบ Cloud รวมถึงสามารถตรวจสอบได้ว่าในขณะนี้พนักงานคนไหนกำลังทำงานอยู่หรือไม่ ผ่านการแจ้งเตือนสถานะการออนไลน์ของแต่ละคน
• Gather เป็นเว็บไซต์ที่จำลองสำนักงานมาอยู่ในรูปแบบของการ์ตูน ทั้งที่นั่งการทำงานไปจนถึงห้องประชุมที่แยกส่วนออกมา เสมือนทำงานอยู่จริงที่สำนักงาน พนักงานสามารถพูดคุยตอบโต้ได้ทันที ไม่ต้องรอเวลาในการตอบแชทเหมือนกับโปรแกรมอื่นอย่าง Slack และ Line แต่จะมีข้อเสียคือ ไม่สามารถส่งไฟล์งานในนี้ได้ ต้องสลับโปรแกรมเพื่อส่งงาน

3. ปรับปรุงสำนักงานรองรับการทำงานในอนาคต

จริงอยู่ที่ Remote Work ไม่จำเป็นต้องใช้สำนักงาน แต่อย่างไรก็ตามสำนักงานยังเป็นพื้นที่สำคัญในการดำเนินงาน โดยในอนาคตหากนำ Remote Work มาปรับใช้ สำนักงานจะกลายเป็นพื้นที่ในการพบปะหรือดำเนินงานในเรื่องสำคัญอย่าง การนัดประชุมกับลูกค้าแบบเป็นทางการ เป็นต้น

ดังนั้นการปรับปรุงสำนักงาน จึงให้ความสำคัญกับฟังก์ชันการใช้งานเป็นหลัก เช่น การปรับปรุงห้องประชุม หรือการปรับพื้นที่ส่วนกลางเพิ่มมากขึ้น ไม่ยึดติดกับการนั่งทำงานที่โต๊ะ แต่ปรับให้สำนักงานเป็นเหมือนพื้นที่ผ่อนคลายสำหรับพนักงาน เป็นต้น

โดยหนึ่งในแนวทางการปรับปรุงที่ตอบสนองการทำงานแห่งอนาคตคือ การปรับปรุงห้องให้รองรับกับการประชุมทางไกล (Conference Room) ทั้งการปรับลดขนาดห้องประชุม เพิ่มเทคโนโลยีในการประชุม หรือการปรับมาใช้ Phone Booth สร้างพื้นที่ขนาดเล็ก ไว้สำหรับการติดต่องานกับลูกค้าผ่านการโทรศัพท์หรือ Video Call เพื่อลดปัญหาที่ประชุมไม่เพียงพอสำหรับการใช้งาน รวมถึงลดความแออัดจากการเข้าร่วมห้องประชุมอีกด้วย

สรุป

Remote Work รูปแบบการทำงานแห่งอนาคต ที่เปลี่ยนแนวคิดการทำงานครั้งยิ่งใหญ่ ด้วยการวัดศักยภาพของพนักงานผ่านประสิทธิภาพของงานเป็นหลัก นำเทคโนโลยีมาใช้งานเพื่ออำนวยความสะดวก ปรับกรอบแนวคิดและวิธีปฏิบัติภายในองค์กรให้ยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น เพื่อรองรับการทำงานแห่งโลกอนาคต