Hot Desk เป็นหนึ่งในกระแสการทำงานรูปแบบใหม่ ที่หลายองค์กรเริ่มนำมาปรับใช้ ร่วมกับเทรนด์อื่นๆอย่าง Remote Work และ ABW (Activity-Based Working) ผ่านการปรับสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้คนในอนาคต เพื่อทำให้องค์กรพร้อมก้าวเข้าสู่ยุคใหม่

Hot Desk คืออะไร

Hot Desk คือ รูปแบบการจัดการพื้นที่ภายในสำนักงาน โดยเน้นให้พนักงานใช้พื้นที่ส่วนกลางมากขึ้น เน้นการออกแบบ Open Space ไม่ยึดติดกับตำแหน่งหรือโต๊ะประจำ แต่ให้ทุกคนสามารถใช้พื้นที่ส่วนกลางในการทำงาน เพื่อเพิ่มอิสระของพนักงาน

ประโยชน์ของ Hot Desk

  • ตอบสนองการทำงานแบบ Activity-Based Working (ABW) ที่เน้นการจัดสภาวะแวดล้อมที่ทำงานให้อิงกับกิจกรรมภายในองค์กร ทั้งการทำงานและสันทนาการ ทำให้พนักงานรู้จักและมีปฏิสัมพันธ์กันมากยิ่งขึ้น เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนความเห็นในการทำงาน เพิ่มความสามัคคีภายในองค์กร
  • เพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน เพราะการจัดพื้นที่สำนักงานแบบ Hot Desk ที่ช่วยเพิ่มอิสระของการทำงาน ลดความตึงเครียด ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย เพราะไม่ถูกจำกัดในสภาวะแวดล้อมเดิมๆ
  • สนับสนุนการทำงานแบบ Remote Work แนวคิดการทำงานรูปแบบใหม่ที่ให้ความสำคัญกับความยืดหยุ่น (Flexible) เน้นความคิดสร้างสรรค์ ซึ่ง Hot Desk เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ Remote Work จากการสร้างพื้นที่ส่วนกลางให้พนักงานสามารถเข้าไปใช้งานได้ตลอดเวลา
  • ลดความแออัดในสำนักงาน การทำงานในยุค New Normal ต้องลดความแออัด เว้นระยะห่างกัน ดังนั้นหากมีพื้นที่ส่วนกลางเพิ่มมากขึ้น จะทำให้ลดความแออัด และลดความเสี่ยงในการแพร่กระจายเชื้อโรคได้

AVL-hot-desk-a-new-approach-to-office-space-management-01

การจัดพื้นที่สำนักงานในรูปแบบ Hot Desk

สำหรับแนวทางการจัดพื้นที่ภายในสำนักงานตามหลัก Hot Desk สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่จัดพื้นที่ส่วนกลาง ทั้งในรูปแบบของโต๊ะทำงาน, Phone Booth หรือในบางออฟฟิศอาจเป็นโต๊ะทำงานในลักษณะของโซฟาหรือ Beanbag เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างอิสระมากยิ่งขึ้น

สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมก่อนนำ Hot Desk เข้าสู่สำนักงาน

การจัดสำนักงานแบบ Hot Desk ไม่ได้มีแค่การปรับพื้นที่ส่วนกลางเท่านั้น แต่ยังมีหลายสิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มปรับพื้นที่ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. การวางระบบการจัดการพื้นที่ส่วนกลาง

โดยทั่วไปแล้วการจัดพื้นที่แบบ Hot Desk มักจะใช้ระบบ “first come first serve” หรือใครมาก่อนได้ใช้พื้นที่ก่อน แต่หากเป็นองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ระบบดังกล่าวอาจจะไม่สามารถตอบสนองต่อการทำงานได้อย่างเต็มที่ เพราะพนักงานต้องคอยแย่งพื้นที่ส่วนกลางในการใช้งาน ความอิสระหรือความยืดหยุ่นในการทำงานจึงไม่เกิดขึ้นอย่างแท้จริง

ดังนั้นสิ่งที่ควรเตรียมพร้อมก่อนคือ ระบบการจองโต๊ะ Hot Desk ก่อนการใช้งาน เพื่อลดปัญหาการใช้งานที่ทับซ้อนกัน และทำให้ทุกคนได้มีสิทธิใช้พื้นที่ส่วนกลางเหมือนกัน นอกจากนี้ระบบดังกล่าวยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลการใช้งานไปต่อยอด เพื่อวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน และออกแบบระบบการจัดการพนักงาน ทำให้องค์กรเข้าใจพนักงานมากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างระบบที่ใช้ในการจัดการพื้นที่ส่วนกลาง เช่น Passive Infra-Red (PIR) ระบบที่ติดตั้งเซนเซอร์ เพื่อจัดการข้อมูลบริเวณ Hot Desk แบบ Real Time ทั้งสถานะที่นั่ง ไปจนถึงพฤติกรรมขณะใช้พื้นที่ดังกล่าว เป็นต้น

AVL-hot-desk-a-new-approach-to-office-space-management-02

2. เตรียมเทคโนโลยีเพื่อรองรับการทำงาน

Hot Desk ถึงจะเป็นพื้นที่ที่มีความสบายแต่ก็ไม่ใช่พื้นที่สำหรับการพักผ่อนซะทีเดียว ดังนั้นจึงควรวางระบบหรือติดตั้งเทคโนโลยีให้พร้อมสำหรับการทำงานด้วย ผ่านการวางระบบพื้นฐานเช่น ระบบอินเทอร์เน็ต, ปลั๊กไฟ หรือจอทีวี สาย HDMI ไว้สำหรับการทำงาน

นอกเหนือจากการติดตั้งระบบที่พื้นที่ส่วนกลางแล้ว การเตรียมเทคโนโลยีควรเริ่มต้นทั้งแต่การปรับรูปแบบการทำงาน เช่น การใช้แอพลิเคชัน Slack ในการสื่อสาร การติดตามภาระงานผ่านโปรแกรม Asana หรือการนำคอนเซ็ปต์ Work on Cloud มาปรับใช้อย่างการรวบรวมงานผ่าน Google Cloud หรือ Dropbox เป็นต้น

โดยนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานจะช่วยส่งเสริมให้ Hot Desk มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะทุกคนสามารถทำงานจากส่วนไหนของสำนักงานก็ได้ ไม่ถูกจำกัดด้วยการส่งต่อเอกสารแบบออฟไลน์ แต่สามารถสื่อสารและส่งงานได้ทันทีผ่านระบบออนไลน์

3. การเพิ่มพื้นที่ส่วนตัวในการทำงาน

แม้ว่า Hot Desk จะถูกออกแบบโดยเน้นการใช้พื้นที่ส่วนกลาง แต่อย่างไรก็ตามด้วยลักษณะการทำงานบางประเภท พื้นที่ส่วนตัวยังคงเป็นสิ่งที่ตอบสนองการต่อทำงานได้ดี เช่น การประชุมหรือคุยโทรศัพท์กับลูกค้า การใช้ Hot Desk อาจไม่ตอบโจทย์เท่าไรนัก เพราะมีอุปสรรคด้านการใช้เสียง ดังนั้นการเพิ่มพื้นที่ส่วนตัวในการทำงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ

สำหรับพื้นที่ส่วนที่สามารถนำมาปรับใช้ใน Hot Desk ผ่านการติดตั้ง Phone Booth (Office Booth) ซึ่งเป็นพื้นที่เก็บเสียงขนาดเล็ก จุคนได้ 1-3 คน ภายในติดตั้งระบบที่รองรับการประชุมทางไกล (Conference Call) เป็นการสร้างพื้นที่ส่วนตัวในพื้นที่สาธารณะ อีกทั้งยังไม่ถูกจำกัดด้วยกรอบของการทำงานภายในห้องประชุม ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานให้กับทีม

สรุป

Hot Desk เป็นเพียงหนึ่งตัวเลือกที่จะทำให้องค์กรสามารถปรับตัวได้ทัน หลังจากพฤติกรรมคนที่เปลี่ยนแปลงไปในยุค Covid-19 ยังมีอีกหลายหลายปัจจัย เช่น การรูปแบบการทำงาน หรือการปรับปรุงสำนักงานเพื่อรองรับ New Normal ซึ่งสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มได้ใน eBook เล่มนี้ หรือถ้าใครสนใจในการปรับปรุงสำนักงาน ห้องประชุม สามารถปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญได้ที่ AVL

Tags: