ห้องประชุมเป็นพื้นที่สำคัญที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 เมื่อหลายองค์กรหลีกเลี่ยงการรวมตัวกัน การปรับตัวเพื่อให้ตอบรับกับ New Normal จึงเกิดขึ้น ไม่เว้นแม้กระทั่งการปรับรูปแบบของห้องประชุม (Meeting room design)

การแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่มาพร้อมกับความเปลี่ยนแปลง

ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า COVID-19 ส่งผลให้เกิดความเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ ทั้งการใช้ชีวิตประจำวันไปจนถึงรูปแบบการทำงาน โดยความเปลี่ยนแปลงในครั้งนี้ส่งผลให้หลายองค์กรต้องปรับตัว ทั้งรูปแบบการทำงาน เช่น การนำคอนเซ็ปต์ Remote Work มาใช้ในการทำงาน รวมถึงการปรับปรุงสำนักงานและห้องประชุม เป็นต้น

ห้องประชุมจะเปลี่ยนโฉมหน้าไปอย่างไรในอนาคต

ความเปลี่ยนแปลงของห้องประชุมในอนาคต สิ่งที่มีโอกาสปรับเปลี่ยนมากที่สุด คือ รูปแบบและฟังก์ชันการใช้งานห้องประชุมที่เปลี่ยนไป ซึ่งในอนาคตความสำคัญที่เพิ่มมานอกจากฟังก์ชันการใช้งานและความสวยงามของห้องประชุมแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญคือ ความปลอดภัยของผู้เข้าประชุม

โดยรูปแบบการประชุมที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของผู้ร่วมประชุม เช่น การประชุมทางไกล (Video Conference) ทั้งการประชุมภายในและการประชุมระหว่างองค์กร ซึ่งการประชุมในรูปแบบนี้ช่วยรักษาระยะห่างระหว่างผู้เข้าประชุมได้เป็นอย่างดี แต่นอกเหนือจากการปรับรูปแบบการประชุมแล้ว ความปลอดภัยของห้องประชุมยังสามารถสร้างได้ด้วยงานออกแบบห้องประชุม

AVL-meeting-room-design-guideline-for-future-01

งานออกแบบห้องประชุม (Meeting Room Design) เพื่อความปลอดภัยในยุคหลังโควิด

Meeting Room Design หรืองานออกแบบห้องประชุม เป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญที่มีบทบาทในการเปลี่ยนแปลงหลังยุคโควิด เมื่อความปลอดภัยถูกหยิบยกขึ้นมาเป็นความสำคัญอันดับต้นๆ งานออกแบบจึงต้องปรับเปลี่ยนตาม โดยงานออกแบบห้องประชุมหลังยุคโควิด มีแนวทางการออกแบบดังนี้

1. เว้นระยะห่าง

การเว้นระยะห่างถือเป็นพื้นฐานสำคัญในการเพิ่มความปลอดภัย ซึ่งในงานออกแบบห้องประชุมในอนาคต โดยเฉพาะห้องประชุมขนาดใหญ่อย่างห้องประชุมสัมมนา หรือห้องประชุมออดิทอเรียม การเว้นระยะห่างถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อหลีกเลี่ยงความแออัด

โดยจากแนวทางการปฏิบัติด้านสุขอนามัย มีข้อกำหนดให้ปรับตำแหน่งผู้เข้าประชุมมีระยะห่างอยู่ที่ 1-2 เมตร และในส่วนของที่นั่งฝั่งตรงข้ามควรเพิ่มเป็น 2 เมตร นอกจากผู้เข้าประชุมแล้ว สำหรับผู้บรรยายควรจัดพื้นที่รับรองแยกสัดส่วนอย่างชัดเจน เพื่อเว้นระยะห่างระหว่างผู้บรรยายด้วยกันเองด้วย

AVL-meeting-room-design-guideline-for-future-02

2. ปรับลดขนาดห้องประชุม

ในอนาคตห้องประชุมอาจไม่จำเป็นต้องมีขนาดใหญ่เหมือนในปัจจุบัน แต่ควรปรับขนาดตัดทอนให้เล็กลงตามสถานการณ์และวัตถุประสงค์ของการประชุม ดังนั้นการออกแบบจึงมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพของการประชุมเป็นหลัก

โดยประสิทธิภาพของการประชุมสามารถสร้างได้แม้ห้องประชุมจะมีขนาดที่เล็กลง ผ่านการนำเทคโนโลยีเข้ามาเสริมการประชุม เช่น การนำ Phone Booth มาปรับใช้งาน ย่อขนาดห้องประชุมให้เล็กลง แต่เพิ่มจำนวนให้มากขึ้น และติดตั้งระบบที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลในแต่ละห้อง เสมือนประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน เป็นต้น

AVL-meeting-room-design-guideline-for-future-03

3. เพิ่มระบบการไหลเวียนอากาศภายในห้อง

เนื่องจากเชื้อไวรัสเป็นสิ่งที่สามารถแพร่กระจายได้ในอากาศ ดังนั้นระบบการไหลเวียนอากาศจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อเพิ่มการไหลเวียนของอากาศภายในห้องและทำให้เชื้อโรคที่ฝังตัวอยู่ภายในห้องประชุมหายไปได้ โดยระบบไหลเวียนอากาศสามารถทำได้ ผ่านการติดตั้งพัดลมดูดอากาศไปยังภายนอกอาคาร แต่อย่างไรก็ตามพัดลมดูดอากาศอาจก่อให้เสียงรบกวนภายในห้องประชุมได้ ดังนั้นก่อนติดตั้งจึงควรคำนึงถึงค่าอะคูสติกด้วย

แต่นอกเหนือจากระบบไหลเวียนอากาศแล้ว ยังมีอีกหนึ่งนวัตกรรมที่สามารถลดการแพร่กระจายเชื้อโรคภายในห้องประชุมได้นั้นก็คือ เครื่องผลิตโอโซน ซึ่งเครื่องดังกล่าวจะปล่อยโอโซนเพื่อฆ่าเชื้อโรคภายในห้อง ซึ่งการใช้เครื่องนี้ควรเปิดใช้งานก่อนการประชุม 2-3 ชั่วโมง ไม่ควรใช้งานขณะการประชุม เพื่อป้องกันอันตรายจากก๊าซโอโซน

4. เพิ่มเทคโนโลยีภายในห้องประชุม

เทคโนโลยีเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญในห้องประชุมหลังยุค COVID-19 เพราะนอกจากช่วยลดการแพร่กระจายเชื้อโรคแล้ว เทคโนโลยียังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้เข้าประชุมอีกด้วย โดยเทคโนโลยีสำหรับห้องประชุมแห่งอนาคตมีดังนี้

  • Smart Analytic คือ ระบบที่ช่วยวิเคราะห์การทำงานภายในห้องประชุม โดยนำหลักการ IOB (Internet of Behaviors) มาปรับใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วิเคราะห์พฤติกรรมขณะประชุมหรือระยะเวลาในการประชุม
  • Smart Building Sensor คือ ระบบเซนเซอร์ที่เชื่อมต่อผ่าน Internet of Thing (IoT) ซึ่งช่วยตอบสนองทั้งในด้านความปลอดภัย (ลดการสัมผัส) และความสะดวกสบาย เช่น การใช้ Face Recognition แทนการลงทะเบียนแบบเก่า หรือการติดตั้งเซนเซอร์ตรวจจับอุณหภูมิร่างกายของผู้เข้าประชุม (Body Temperature Measurement System) เป็นต้น
  • Mobile Room Control เทคโนโลยีที่เชื่อมต่อกับ Internet of Thing (IoT) โดยสามารถสั่งการได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ เช่น การสั่งงานระบบแสงสว่างภายในห้อง และ การควบคุมอุณหภูมิ ซึ่งเทคโนโลยีดังกล่าวจะช่วยลดการสัมผัสและอำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าประชุม
  • Wireless Presentation หรือระบบการนำเสนอข้อมูลแบบไร้สาย โดยเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างโสตทัศนูปกรณ์ภายในแอปพลิเคชัน ไปยังอุปกรณ์ส่วนบุคคลลดการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกัน ตัวอย่างเทคโนโลยีด้าน Wireless Presentation เช่น Klickboks HUB, Clicker และ Swoosh เป็นต้น

สรุป

แนวทางการออกแบบห้องประชุมในอนาคต มีแนวโน้มที่ให้ความสำคัญในด้านความปลอดภัยของผู้เข้าห้องประชุมมากยิ่งขึ้น เพื่อป้องกันการแพร่กระจายของเชื้อไวรัส ทั้งการเว้นระยะห่าง, ปรับลดขนาดห้องประชุม และเพิ่มเทคโนโลยีในห้องประชุม สิ่งเหล่านี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ตอบสนองต่อวิถีชีวิตใหม่ (New Normal) ของผู้คนหลังจากผ่านบทเรียนวิกฤติ COVID-19 ครั้งนี้ไปได้

 

Tags: