การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 เปรียบเสมือนคลื่นที่เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตของผู้คนครั้งใหญ่ ทั้งวิถีชีวิตและเร่งให้เกิด Digital Disruption ทำให้โลกก้าวเข้าสู่ยุค New Normal และหลายองค์กรต้องปรับตัวให้ทันเช่นกัน
New Normal มีอะไรบ้าง
New Normal เป็นคำที่ถูกบัญญัติขึ้นมาใหม่ โดยมีความหมายว่า “ความปกติใหม่ รากฐานชีวิตหรือรูปแบบการดำเนินชีวิตแบบใหม่” ซึ่ง New Normal สามารถนำมาปรับใช้ได้หลายบริบทในการดำเนินชีวิต เช่น วิธีคิด การสื่อสาร วิถีปฏิบัติในชีวิตประจำวัน หรือในบริบทของการทำงาน เช่น การปรับรูปแบบการทำงาน และ การเปลี่ยนโมเดลธุรกิจ เป็นต้น
องค์กรกับการปรับตัวให้ก้าวทัน New Normal
ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า New Normal เป็นแรงผลักดันที่ทำให้เกิด Digital Disruption ขึ้น ทั้งในภาคประชาชนและภาคธุรกิจ วิถีชีวิตของผู้คนเปลี่ยนไปตั้งแต่การใช้ชีวิตประจำวันไปจนถึงรูปแบบการทำงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนมีเทคโนโลยีเข้ามาเป็นปัจจัยสนับสนุนทั้งสิ้น
โดยสิ่งที่องค์กรต้องปรับตัวให้ก้าวทันสามารถแบ่งได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ ดังนี้คือ 1. การปรับปรุงรูปแบบการทำงาน 2. การปรับปรุงสำนักงาน โดยแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้
1. การปรับปรุงรูปแบบการทำงาน
รูปแบบการทำงานเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ได้รับผลกระทบ อันเนื่องมาจากการเว้นระยะห่างระหว่างผู้คน (Social Distancing) โดยรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปนั้น ทำให้เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการตอบสนองพฤติกรรมเหล่านี้ ซึ่งรูปแบบการทำงานที่เกิดขึ้นในยุค New Normal มีดังนี้
Remote Working
คำว่า Remote Working อาจไม่ได้เป็นที่รู้จักของผู้คนส่วนใหญ่ แต่ถ้าบอกว่านี่คือ Work From Home หลายคนคงเข้าใจในทันที แต่จะแตกต่างกันที่ Remote Work สามารถทำงานที่ไหนก็ได้ ไม่ได้จำกัดแค่ที่บ้านเหมือน Work From Home
Remote Work คือ รูปแบบการทำงานแบบใหม่ที่ให้ลดความสำคัญของสถานที่ แต่มุ่งเน้นไปที่ปริมาณ (Quantity) และคุณภาพของงาน (Quality) มากกว่า สิ่งหนึ่งที่ท้าทายการทำงานแบบนี้คือ การปรับแนวคิดขององค์กร ที่ต้องเปลี่ยนจากการนับชั่วโมงทำงานมาสู่การวัดประสิทธิภาพการทำงานเป็นหลัก นอกจากแนวคิดแล้ว สิ่งที่องค์กรต้องปรับตัวมีดังนี้
- การวางแผนการจัดการพนักงาน เนื่องจาก Remote Work คือการทำงานที่ไหนก็ได้ การวางระบบการทำงานจึงสำคัญ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ ซึ่งการวางระบบสามารถนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ อย่าง Dashboard มาติดตามภาระงาน เป็นต้น
- การปรับปรุงรูปแบบการสื่อสาร โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรเป็นระบบมากยิ่งขึ้น เช่น การประชุมช่วงเช้าก่อนเริ่มงาน 10 นาทีเพื่อติดตามภาระงาน หรือการใช้ โปรแกรมอย่าง Slack ในการสื่อสารและติดตามว่าสถานะการออนไลน์ของพนักงาน เป็นต้น
Bring Your Own Devices (BYOD)
Bring Your Own Devices เป็นรูปแบบการทำงานที่ให้พนักงานนำอุปกรณ์การทำงานของตัวเองมาใช้ เพื่อลดการสัมผัสร่วมกัน ซึ่งการทำงานรูปแบบนี้จะช่วยเพิ่มอิสระในการทำงาน ลดระยะเวลาในการเรียนรู้กับอุปกรณ์ที่ไม่คุ้นชินในการใช้งาน
การปรับใช้ Bring Your Own Devices สามารถทำได้โดยผ่านการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ ในลักษณะของ Web App ที่สามารถใช้ได้ทุกระบบทั้ง IOS และ Windows ยกตัวอย่างเทคโนโลยีที่สามารถนำมาสนับสนุนรูปแบบการทำงาน เช่น
- ASANA โปรแกรมสำหรับการติดตามภาระงาน ในลักษณะของ Dashboard ซึ่งสามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ ไม่ต้องติดตั้งแอพลิเคชั่น ทำให้สามารถใช้งานได้ทั้ง IOS และ Windows
- Gather เว็บไซต์ที่จำลองสำนักงาน ทั้งตำแหน่งการนั่งทำงานและห้องประชุม ซึ่งพนักงานสามารถโต้ตอบได้ทันที ไม่ต้องรอตอบแชทเหมือนโปรแกรมอื่น เสมือนนั่งทำงานจริงที่สำนักงาน
Video Conference
Video Conference หรือการประชุมทางไกล กลายเป็นหนึ่งใน New Normal ของหลายองค์กร ที่ปรับรูปแบบการประชุมเพื่อสอดรับการ Work From Home ซึ่งในอนาคตการประชุมทางไกลจะเป็นสิ่งที่ปกติ ทั้งการประชุมภายในและนอกองค์กร
สำหรับการปรับตัวเพื่อรับมือกับ Video Conference คือ การปรับปรุงและพัฒนาห้องประชุมให้รองรับการประชุมทางไกล เช่น การออกแบบห้องประชุม หรือการเตรียมอุปกรณ์สำหรับการประชุม อย่าง Wireless Support และ Tracking Camera เป็นต้น
2. การปรับปรุงสำนักงาน
นอกเหนือจากการปรับรูปแบบการทำงานแล้ว การปรับปรุงในเชิงกายภาพอย่างสำนักงาน เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ เพื่อตอบรับวิถีชีวิตของคนที่เปลี่ยนไป ซึ่งให้ความสำคัญกับเรื่องสุขอนามัยและความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น โดยแนวทางการปรับปรุงสำนักงานมีดังนี้
การออกแบบด้วยแนวคิดเว้นระยะห่าง
พื้นที่ทำงานควรจัดตำแหน่งการนั่งโดยเว้นระยะห่างระหว่างพนักงานอย่างน้อย 1-2 เมตร เพื่อป้องกันการใกล้ชิด โดยปรับมาใช้การ Hot Desk เพิ่มพื้นที่ส่วนกลางเพื่อลดความแออัด ในการประชุมควรปรับขนาดห้องประชุมให้เล็กลง จำกัดจำนวนผู้เข้าประชุม หรือเปลี่ยนมาใช้ Phone Booth เพื่อลดการรวมตัวโดยไม่จำเป็น
การจัดโซนในสำนักงาน
สำหรับการแบ่งพื้นที่ในสำนักงาน ควรแบ่งให้ชัดเจนโดยมุ่งเน้นไปที่การป้องกันการแพร่ระบาดของโรคเป็นหลัก เช่น โซนทางเข้าสำนักงานที่ประกอบด้วยระบบการคัดกรอง โซนการทำความสะอาด/ ฆ่าเชื้อ โซนพักคอยหรือรอคิวเข้ารับบริการ และโซนสุขอนามัย เป็นต้น
การเลือกใช้วัสดุภายในสำนักงาน
ในส่วนของการเลือกใช้วัสดุ ควรเลือกวัสดุที่สามารถลดการสะสมของเชื้อไวรัสและแบคทีเรีย เช่น การเลือกใช้พรม ชนิด Anti-viral Allergy Free (AVA) หรือแผ่นลามิเนต ประเภท High Pressure Laminate เพื่อการยับยั้งการเจริญเติบโตของเชื้อโรคที่ติดมากับรองเท้า เป็นต้น
การใช้เทคโนโลยีประเภทที่ช่วยลดการแพร่ระบาดและการฆ่าเชื้อในสำนักงาน
เทคโนโลยีเป็นส่วนสำคัญที่มีบทบาทสำคัญในการฆ่าเชื้อ ซึ่งช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงานในการกลับเข้าทำงานที่สำนักงาน โดยเทคโนโลยีที่ใช้สามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ 1. ระบบฆ่าเชื้อ 2. ระบบป้องกันการแพร่กระจายเชื้อ 3. ระบบแจ้งเตือนพนักงาน ซึ่งแต่ละกลุ่มมีรายละเอียดดังนี้
- ระบบฆ่าเชื้อ เช่น Ozone, UVC, Air Purifier, Nano silver และเครื่องพ่นสารฆ่าเชื้อ ที่สามารถออกแบบตั้งเวลาให้เครื่องทำงานโดยอัตโนมัติในช่วงพักกลางวัน หลังเลิกงาน ก่อนเข้างาน เป็นต้น
- ระบบป้องกันการแพร่กระจายเชื้อ เช่น เครื่องวัดอุณหภูมิอัตโนมัติ (Smart Sensor) แอปพลิเคชันติดตามตัว (Smart Tracking) ระบบสั่งงานแบบไร้สัมผัส (Touch less) เป็นต้น
- ระบบแจ้งเตือนพนักงาน โดยการสร้างสื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร เช่น Digital Signage, เสียงประกาศ, Social media alert, เพื่อกระตุ้นเตือนพนักงานให้เว้นระยะห่าง เป็นต้น
สรุป
หลังจากที่รู้กันแล้วว่า New Normal มีอะไรบ้าง ถึงเวลาที่องค์กรต้องปรับตัวให้สอดรับกับความเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ โดยมีเทคโนโลยีเป็นส่วนประกอบสำคัญในการปรับตัว ทั้งรูปแบบการทำงาน และการปรับปรุงสำนักงาน ซึ่งในส่วนของการปรับสำนักงาน ทาง AVL ได้จัดทำ eBook เพื่อรวบรวมรายละเอียดข้อมูลที่สำคัญไว้ให้แล้ว สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
