ปรับปรุงห้องประชุมอย่างไรให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กร

ห้องประชุมเป็นพื้นที่สำคัญภายในองค์กร เนื่องจากบริเวณดังกล่าวเป็นพื้นที่ดำเนินกิจกรรมสำคัญขององค์กร ทั้งการแลกเปลี่ยนความเห็น การตัดสินใจในประเด็นสำคัญ ล้วนแล้วแต่เกิดขึ้นภายในห้องประชุมทั้งสิ้น ดังนั้นการปรับปรุงห้องประชุมให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรจึงสำคัญ เพื่อให้ห้องประชุมตอบสนองการทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ทำความเข้าใจการใช้งานพื้นที่ก่อนปรับปรุงห้องประชุม

ก่อนทำการปรับปรุงห้องประชุม ลำดับแรกผู้ว่าจ้างควรทำความเข้าใจถึงลักษณะการใช้งานของห้องประชุม ซึ่งห้องประชุมแต่ละประเภทมีจุดประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกัน โดยจุดประสงค์จะสะท้อนผ่านรูปแบบของการตกแต่งภายในและเทคโนโลยีที่ใช้ในห้องประชุม ที่ต่างกันตามลักษณะการใช้งานพื้นที่

ตั้งวัตถุประสงค์ก่อนปรับปรุงห้องประชุม

ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่า ห้องประชุมแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนั้นก่อนเริ่มต้นโครงการปรับปรุงห้องประชุม ผู้ว่าจ้างต้องสำรวจความต้องการและวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงห้องประชุม
ยกตัวอย่างเช่น องค์กรมีการขยับขยายองค์กร พนักงานระดับผู้บริหารมีเพิ่มขึ้น ห้องประชุมที่มีอยู่อาจไม่ตอบสนองความต้องการเท่าที่ควร วัตถุประสงค์ในการปรับปรุงห้องประชุมครั้งนี้ จึงเป็นการสร้างห้องประชุมเพื่อรองรับพนักงานระดับผู้บริหาร ดังนั้นห้องประชุมที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์คือ ห้องประชุมผู้บริหาร (Board Room)

จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าการตั้งวัตถุประสงค์ก่อนปรับปรุงห้องประชุม จะช่วยให้ผู้ว่าจ้างเห็นภาพรวม ความต้องการ รวมถึงความจำเป็นในการปรับปรุงที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น และทำให้งบประมาณที่จัดสรรโครงการปรับปรุงห้องประชุมถูกใช้ไปอย่างคุ้มค่า

ภาพ: ห้องประชุมแบบ Board Room

รู้จักประเภทของห้องประชุมก่อนทำการปรับปรุงห้องประชุม

เมื่อทราบวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงห้องประชุมแล้ว ลำดับต่อมาคือ การทำความรู้จักกับห้องประชุมแต่ละประเภท เพื่อให้ผู้ว่าจ้างทราบว่าห้องประชุมแบบไหนที่ตอบสนองความต้องการได้ โดยประเภทห้องประชุมมีดังนี้

1. ห้องประชุมแบบ Board Room

Board Room เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับการแลกเปลี่ยนความเห็นของผู้บริหารระดับสูง การออกแบบตกแต่งภายในจะมุ่งเน้นไปที่การสะท้อนถึงอัตลักษณ์ขององค์กรผ่านงานสถาปัตยกรรม เพื่อรองรับการประชุมร่วมกับบุคคลภายนอก ส่วนการออกแบบเทคโนโลยีจะมุ่งเน้นไปที่การนำเสนอข้อมูล การติดตั้งระบบโสตทัศนูปกรณ์ที่ทันสมัย เชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ และสำหรับพื้นที่ขนาดของห้องและจำนวนที่นั่งจะขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้บริหารภายในองค์กร

2. ห้องประชุมแบบ Command Control Room

สำหรับห้องประชุม Command Control Room เป็นห้องประชุมที่ออกแบบเพื่อการควบคุม ติดตาม และสั่งการหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้องในการบริหารสถานการณ์ฉุกเฉินต่างๆ โดยทำงานร่วมกับห้องประชุม War Room เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์เร่งด่วน

3. ห้องประชุมแบบ War Room

War Room เป็นห้องประชุมที่ได้รับแรงบันดาลใจมาจากห้องบัญชาการทางการทหาร แต่นำมาปรับใช้ในการบริหารองค์กร โดยห้องดังกล่าวมุ่งเน้นไปที่การประชุมเพื่อ การวางแผน, ตัดสินใจ และสั่งการรวมทั้งบริหารจัดการสถานการณ์ต่างๆ โดยระบบโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้องสามารถรองรับและเชื่อมต่อข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้ โดยทำงานร่วมกับห้องประชุม Command Control Room

4. ห้องประชุม Auditorium

Auditorium เป็นห้องประชุมยกระดับขนาดใหญ่ สามารถรองรับผู้เข้าร่วมประชุมจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้จำนวนมาก ซึ่งการออกแบบจะมุ่งเน้นไปที่ระบบโสตทัศนูปกรณ์ และหลักวิศวกรรมเสียง (Acoustic Room Design) เพื่อให้การสื่อสารภายในห้องมีคุณภาพมากที่สุด

5. ห้องประชุมอเนกประสงค์

ห้องประชุมอเนกประสงค์เป็นห้องที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำกิจกรรมที่หลากหลาย ตั้งแต่การประชุมจนไปถึงการ Workshop การออกแบบตกแต่งภายในจะมุ่งเน้นไปที่ความยืดหยุ่น และการสะท้อนอัตลักษณ์ขององค์กร เพื่อรองรับการใช้งานจากบุคคลภายนอก

ตัวอย่างความแตกต่างของการปรับปรุงห้องประชุม

ภาพ: ห้องประชุมผู้บริหาร (Board Room)

ภาพ: ห้องประชุมแบบ War Room

จากตัวอย่างการปรับปรุงห้องประชุมทั้งสองแบบ จะเห็นได้ว่ารูปแบบของห้องประชุมต่างกันโดยสิ้นเชิงตามลักษณะการใช้งาน โดยห้องประชุมแบบ Board Room ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อการแลกเปลี่ยนความเห็น จะแตกต่างจากห้องประชุมแบบ War Room ซึ่งออกแบบเพื่อควบคุมและตัดสินใจปัญหาอย่างทันท้วงที โดยความแตกต่างของทั้งสองห้องประชุมมีดังนี้

1.  รูปแบบโสตทัศนูปกรณ์

ห้องประชุมแบบ Command Control Room ต้องการข้อมูลจำนวนมากในการตัดสินใจ ดังนั้นระบบโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้อง จึงต้องตอบสนองต่อการทำงานอย่างทันท้วงที อาทิ Digital Conference System, Cloud System และ Intergrated Control System ส่วนห้องประชุมแบบ Board Room ระบบโสตทัศนูปกรณ์จะเน้นไปที่การนำเสนอข้อมูลเป็นหลัก

2. จำนวนที่นั่ง

จากภาพตัวอย่างจะเห็นได้ว่าจำนวนที่นั่งของห้องประชุมแบบ Board Room มีจำนวนมากกว่าห้องประชุมแบบ Command Control Room เนื่องจากวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่ต้องการแลกเปลี่ยนความเห็น จำนวนผู้เข้าประชุมจึงมากกว่าห้องประชุมแบบ Command Control Room ที่ผู้ใช้งานมีเพียงผู้บริหารระดับสูง และลักษณะการดำเนินงานที่เน้นการตัดสินใจมากกว่าการแลกเปลี่ยนความเห็น ดังนั้นจำนวนที่นั่งภายในห้องจึงน้อยกว่าห้องประชุมแบบ Board Room

3. การตกแต่งภายใน

รูปแบบการตกแต่งภายในนอกเหนือจากความสวยงามและการใช้งานแล้ว ยังสะท้อนให้เห็นถึงอัตลักษณ์ขององค์กรอีกด้วย ความแตกต่างระหว่างห้องประชุมแบบ Board Room กับ Command Control Room คือ การตกแต่งที่สะท้อนให้เห็นถึงอัตลักษณ์องค์กร โดยห้องประชุมแบบ Board Room ที่ต้องต้อนรับแขกในการประชุม การตกแต่งภายในจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงอัตลักษณ์ ส่วนห้องประชุม Command Control Room ที่ผู้ใช้งานมีแต่คนภายใน การให้ความสำคัญเรื่องอัตลักษณ์จะน้อยกว่าห้องประชุมแบบ Board Room

ภาพ: ห้องประชุมแบบ Command Control Room

สรุป

การปรับปรุงห้องประชุมผู้ว่าจ้างควรเริ่มต้นจากการตั้งวัตถุประสงค์ ทำความรู้จักประเภทของห้องประชุม และศึกษารายละเอียดความแตกต่างของการปรับปรุงห้องประชุม เพื่อนำมาวิเคราะห์องค์กรว่าต้องการปรับปรุงห้องประชุมในรูปแบบไหน ถึงจะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพมากที่สุด

นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการปรับปรุงห้องประชุม ยังมีรายละเอียดโครงการอีกมากมาย อาทิ การนำเสนอขอบเขตของงาน (Term of Reference: TOR), การศึกษาข้อกำหนดเกี่ยวกับการดำเนินงาน จนไปถึงข้อกำหนดเฉพาะของผู้เสนอราคา สิ่งเหล่านี้ผู้ว่าจ้างควรศึกษารายละเอียดก่อนทำการปรับปรุงห้องประชุม

หากผู้ว่าจ้างท่านใดต้องการคำปรึกษาในการปรับปรุงห้องประชุม สามารถติดต่อ AVL เพียงโทร 02-448-5120 หรือเข้าเว็บไซต์ AVL.co.th เพื่อค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ AVL ยินดีให้บริการ เพราะเราคือผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบระบบโสตทัศนูปกรณ์ อะคูสติกส์ ที่พร้อมสร้างความสมบูรณ์แบบให้กับทุกโครงการของคุณ