ฟังก์ชั่นการใช้งานของห้องประชุม

การประชุมเป็นกระบวนการทำงานที่สำคัญของทุกองค์กร การวางแผน, ระดมสมอง, แก้ไขปัญหา และการตัดสินใจในเรื่องที่สำคัญล้วนแล้วแต่เกิดขึ้นในการประชุม ดังนั้นห้องประชุมจึงเป็นพื้นที่สำคัญขององค์กร การออกแบบห้องประชุมที่ดีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม รวมถึงผลักดันศักยภาพในการทำงานให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น

ประเภทของห้องประชุม

ในการออกแบบห้องประชุมผู้ออกแบบต้องออกแบบให้เหมาะสมต่อลักษณะการประชุม เพราะในการประชุมแต่ละประเภทมีลักษณะการทำงานแตกต่างกัน โดยทั่วไปการประชุมมีด้วยกัน 3 รูปแบบดังนี้

1.ห้องประชุมแบบทั่วไป

ห้องประชุมแบบทั่วไปเป็นห้องที่ใช้งานอย่างไม่เป็นทางการ เน้นความสะดวกสบาย รวดเร็ว ไม่มีอุปกรณ์ในการใช้ประชุมมากนัก อาจมีเสริมอุปกรณ์ชุด Video Teleconference แบบ Mobile มาใช้งานในบางโอกาส

2.ห้องประชุมแบบเป็นทางการ

ห้องประชุมแบบเป็นทางการ เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับการประชุมเพื่อการพิจารณาประเด็นสำคัญอย่างเป็นทางการ และสำหรับการประชุมที่เป็นความลับ ซึ่งผู้ติดตามหรือผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องไม่สามารถเข้าไปในที่ประชุมได้ ควรออกแบบห้องประชุมให้ผู้เข้าประชุมสามารถควบคุมระบบได้ด้วยตัวเอง ดังนั้นจึงต้องปรับการออกแบบเพื่อรองรับเทคโนโลยีในการประชุมของระบบโสตทัศนูกรณ์ แสง เสียง ภาพ ยกตัวอย่างเช่น ไมโครโฟนแบบชุดประชุม หรือการออกแบบให้รองรับการประชุมทางไกลที่สามารถส่งสัญญาณภาพและเสียงได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

3.ห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room)

ห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room, Operation Center หรือ Command Control) เป็นห้องที่ใช้งานสำหรับการตัดสินใจในสถานการณ์พิเศษ โดยการออกแบบระบบในห้องนี้ ต้องเหมาะสมสำหรับการรับข้อมูลจากหลายช่องทาง ทั้งจากระบบ Network หรือจากหน่วยงานอื่น ดังนั้นระบบภายในห้องต้อง สามารถแสดงผลของข้อมูลในหลายมิติได้พร้อมๆกันทั้งระบบเสียงและระบบภาพ มีระบบปฏิบัติการที่รวดเร็ว การเชื่อมต่อที่เสถียร เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติการที่ต้องพิจารณาอย่างรวดเร็วและแม่นยำ

การเลือกใช้อุปกรณ์ระบบเสียงในห้องประชุม

สำหรับระบบเสียงห้องประชุม โดยทั่วไปจะเน้นไปที่เสียงความถี่กลางเป็นหลักเพื่อความชัดเจนของเสียงพูด ซึ่งอุปกรณ์เป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมภาพของเสียง โดยอุปกรณ์ระบบเสียงภายในห้องประชุมมีดังนี้

ไมโครโฟนชุดประชุม (Conference Microphone)

สำหรับไมโครโฟนชุดประชุม เป็นไมโครโฟนที่ผู้ใช้สามารถกดปุ่มเพื่อแสดงพูดความเห็นขณะประชุม สามารถพบเห็นไมโครโฟนดังกล่าวในห้องประชุมที่เป็นทางการ โดยไมโครโฟนชุดประชุมสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทตามลักษณะการติดตั้ง คือ ชนิดติดตั้งแบบฝังโต๊ะ และติดตั้งแบบลอยตัว ซึ่งในแต่ละประเภทจะมีฟังก์ชั่นเสริมที่ออกแบบเฉพาะตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เช่น บันทึกเสียง, Vote หรือเชื่อมต่อไมโครโฟนกับระบบกล้องวงจรปิด ที่สั่งให้กล้องจับภาพไปยังตำแหน่งที่พูดโดยอัตโนมัติ เป็นต้น

ลำโพง (Speaker)

การเลือกลำโพงภายในห้องประชุม ควรพิจาณาจากการตอบสนองความถี่เสียงกลางและความครอบคลุมของเสียงภายในห้อง เพื่อความชัดเจนของเสียงทั่วบริเวณห้อง โดยก่อนเลือกลำโพงควรทำการเก็บข้อมูลของเสียงภายในห้อง (Simulate) เพื่อนำค่าของเสียงมาวิเคราะห์ว่าสามารถตอบสนองได้ตามมาตรฐานหรือไม่

สำหรับห้องที่ต้องการความเสียงในย่ายความถี่กลางเป็นหลัก ควรใช้ลำโพงเสริมให้กับลำโพง Main เพื่อเพิ่มความชัดเจนของเสียงในแต่ละพื้นที่ เช่น การใช้ลำโพง Ceilling ติดตั้งด้านบนเพดาน ซึ่งสามารถตอบสนองต่อความถี่กลางได้ดี หรือการเสริม Anti Feedback (ระบบป้องกันไมโครโฟนหอน) และการใช้ Equalizer ตัดย่านความถี่ที่ไม่ต้องการออก ทั้งนี้ตำแหน่งของลำโพงก็มีส่วนสำคัญ เช่น การลดปัญหา feedback (เสียงไมโครโฟนหอน) สามารถทำได้ด้วยการติดตั้งลำโพง Ceilling ให้ไม่ตรงกับตำแหน่งไมโครโฟน เป็นต้น

ระบบบันทึก (Recorder System)

ระบบบันทึกการประชุมเป็นระบบที่สำคัญในยุคปัจจุบัน ทั้งการบันทึกภาพและเสียง โดยในระบบดังกล่าวนอกจากการบันทึกเป็นไฟล์ลงแผ่น CD/DVD, บันทึกลง Hard Disk Computer ในปัจจุบันระบบบันทึกควรรองรับการStreaming ขึ้นเว็บไซต์ ทั้งนี้ระบบการบันทึกควรทำงานร่วมกับอุปกรณ์ระบบเสียงอย่างไมโครโฟน เพื่อให้ได้เสียงอย่างชัดเจน เช่น ติดตั้ง Boundary Microphone เพื่อเป็นตัวช่วยในการบันทึกเสียง เป็นต้น

Telephone Conference

อุปกรณ์สำหรับการสื่อสารทางไกล โดยเน้นการส่งเสียงผ่านระบบโทรศัพท์ ซึ่งการติดต่อผ่านโทรศัพท์มีข้อดีอยู่ตรงที่ ความง่ายและสะดวกในการติดต่อ สัญญาณเสียงเสถียรไม่ขาดหาย

Video Conference/Teleconference

ในปัจจุบันที่เทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น ระบบที่รองรับการสื่อสารแบบวีดิโอมีประสิทธิภาพ ทำให้การส่งภาพและเสียงมีความชัดเจน ข้อมูลไม่ขาดหาย สามารถส่งข้อมูลได้ทันที ไม่จำกัดพรมแดน นอกจากนี้อุปกรณ์ยังพัฒนาเพื่อรองรับการสื่อสาร เช่น ชุด Audio Mixer, Processor, Power Amplifier เป็นต้น

การติดตั้งไมโครโฟนชุดประชุม

การติดตั้งไมโครโฟนชุดประชุม พิจารณาจากความต้องการใช้งานทั้งจำนวนและความไวในการรับเสียง โดยในส่วนของความไวในการรับเสียง หากมีความไวสูงจะตอบสนองต่อย่านความถี่ได้ดี แต่ทั้งนี้ความไวของเสียงอาจทำให้เกิดปัญหาเสียงหอน (Feedback) ตามมา ดังนั้นจึงควรกำหนดระยะห่างในการติดตั้งไมโครโฟน เพราะนอกจากปัญหาเสียงหอนแล้ว การตั้งไมโครโฟนที่ใกล้กัน ทำให้รัศมีในการรับเสียงทับกันจนเกิดความผิดปกติของเสียงได้ เช่น เสียงเบากว่าปกติหรือเสียงต่ำหาย เป็นต้น

เคล็ดลับ: ตำแหน่งการตั้งไมโครโฟนเพื่อลดอาการความผิดปกติของเสียง สามารถแก้ไขได้โดยใช้กฎ 3 ต่อ 1 คือ ระยะห่างของผู้พูดกับไมโครโฟน 1 ฟุต ไมโครโฟนตัวที่สองจะต้องอยู่ห่างจากตัวแรก 3 ฟุต

นอกจากตำแหน่งการติดตั้งแล้ว การเดินสายสัญญาณของชุดประชุมก็สำคัญไม่แพ้กัน โดยในการเดินสายควรเดินสายออกเป็น 2 วง คือ แบ่งออกเป็นไมโครโฟนวงละสิบตัว การเดินสายแบบนี้เพื่อป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้น หากเกิดปัญหากับสายวงที่หนึ่งยังสามารถปรับมาใช้งานสายวงที่สองแทนได้