Work from home กับการปรับปรุงออฟฟิศให้รองรับการทำงานวิถีใหม่
สภาพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ (สศช.) เปิดผลสำรวจการทำงาน พบข้อมูลน่าตกใจ คนไทยทุกสาขาอาชีพตกอยู่ในภาวะหมดไฟในการทำงาน ตั้งแต่พนักงานเอกชน รัฐวิสาหกิจและราชการแนะหาทางแก้ไขปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานโดยด่วน การปฏิบัติงานแบบ Work from home : WFH ตามระเบียบใหม่ของสำนักนายกรัฐมนตรีฉบับล่าสุดที่เพิ่งประกาศในราชกิจจานุเบกษา เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม 2565 ว่าด้วย การปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้งของส่วนราชการ โดยที่มุ่งเน้นปรับระบบการทำงานของภาครัฐให้สอดรับกับวิถีชีวิตใหม่ แบบ Remote work ของผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับชั้น คือหนึ่งในแนวทางของการปรับเปลี่ยนการปฏิบัติงานของภาคราชการ ให้ทันกับบริบทของโลกที่เปลี่ยนไป เพื่อให้สอดคล้องวิถีชีวิตที่เปลี่ยนไปของข้าราชการหลังโควิด-19 โดยมีรูปแบบในการปฎิบัติหน้าที่ภายใต้สภาวะแวดล้อมที่ดีที่พอจะสรุปดังต่อไปนี้
- มีความปลอดภัยต่อการแพร่ระบาดของเชื้อโรคและมีสุขภาวะที่ดี
- มีความยืดยุ่น ทั้งด้านเวลาและสถานที่ทำงาน
- สามารถวัดผลงานได้อย่างเป็นรูปธรรม
- มีประสิทธิภาพและสมรรถนะในการทำงาน
- มีดุลภาพระหว่างงาน-ครอบครัว-ตัวตน
ถึงแม้รูปแบบการทำงานของ รัฐบาลดิจิทัล ที่ให้ข้าราชการทำงานแบบ WFH หรือ Remote work ตามระเบียบใหม่ของสำนักนายกฯ นั้นสามารถช่วยให้การปฎิบัติงานดีขึ้นตามที่ต้องการในบางด้านแล้วก็ตาม แต่การปรับปรุงออฟฟิศให้มีสภาวะแวดล้อมที่ดี ก็ยังเป็นอีกปัจจัยสำคัญอีกส่วนหนึ่ง ที่สามารถดึงศักยภาพในการทำให้สูงขึ้น และที่สำคัญคือการลดการหมดไฟ หรือ Burn out ของคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล จากข้อมูลการสำรวจของ REDPAPER เผยถึง 5 สิ่งสำคัญที่ชาวออฟฟิศต้องการในสถานที่ทำงาน ได้แก่
- มีพื้นที่สีเขียว เพื่อเสริมสร้างบรรยากาศและช่วยปรับปรุงคุณภาพอากาศให้ดีขึ้น ด้วยการนำเอาองค์ประกอบหรือวัสดุธรรมชาติมาใช้ในงานออกแบบสำนักงาน เช่น การนำเอาพืชพรรณธรรมชาติ หรือต้นไม้ต่างๆ มาตกแต่งในพื้นที่การทำงาน เพื่อสร้างบรรยากาศแห่งความชุ่มชื่น เขียวชะอุ่ม รวมถึงการสร้างบรรยากาศในการทำงานท่ามกลางธรรมชาติซึ่งจะทำให้ระดับความเครียดลดลง การอยู่ท่ามกลางธรรมชาติทำให้สุขภาพจิตดีขึ้น และลดความเครียดทางจิตใจและทางสรีรวิทยา
- นโยบายทำงานในออฟฟิศที่อย่างยืดหยุ่น ไม่กำหนดเวลาทำงานในออฟฟิศตายตัว พนักงานมีอิสระในการเลือกเวลาและสถานที่ในการทำงานได้ด้วยตัวเองสามารถเข้างาน-ออกงานได้ตามความเหมาะสม ด้วยรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Working
- มีพื้นที่รับประทานอาหาร เพื่ออำนวยความสะดวกและผ่อนคลายระหว่างวัน
- มีพื้นที่เปิดโล่ง สามารถเลือกที่นั่งได้ตามชอบ ช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานให้รื่นรมย์ และให้อิสระในการเลือกที่นั่งทำงาน
- มีการแบ่งสัดส่วนพื้นที่อย่างชัดเจน เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
รูปแบบ WFH ที่สามารถแก้ไขปัญหาการบูรณาการและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ โดยต้องจัดสำนักงานให้มีฟังก์ชั่นที่สามารถรองรับการทำงานแบบ Hybrid Work และ WFH ได้ เช่น รองรับการทำงานได้จากทุกที่ ทุกเวลา มีพื้นที่ทำงานร่วมกัน พื้นที่ทำงานส่วนตัว มีความปลอดภัย มีสุขอนามัย มีห้องประชุมที่รองรับทุกรูปแบบการประชุมและทุกเพลทฟอร์มของการประชุม เช่น Meeting both ตลอดจนการประชุมร่วมแบบ Town Hall มีพื้นที่ทำงานร่วมกันในรูปแบบ co working space เป็นต้น
นอกจากนั้นแล้ว ในระเบียบยังได้ระบุถึงการปรับปรุงออฟฟิศเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ของส่วนราชการ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของส่วนราชการ และการให้บริการประชาชนเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีอย่างสอดคล้องกับสภาพสังคมและการพัฒนาในปัจจุบัน ตลอดจนสามารถรองรับภาวะวิกฤตและเหตุจำเป็นเร่งด่วนที่เกิดขึ้นกับหน่วยงานได้ อีกทั้งยังได้ระบุให้ปรับปรุงสำนักงานให้เกิดสภาพแวดล้อมที่ดีกับการดำรงชีวิตในการทำงาน ทั้งสุขภาพกายและสุขภาพใจของข้าราชการ โดยเฉพาะด้านสุขอนามัยและความปลอดภัยต่อการแพร่ระบาดฯ ให้มีความยืดหยุ่นและผ่อนคลายในสถานที่ทำงานของออฟฟิศในรูปแบบ co working space เป็นต้น
การออกแบบปรับปรุงสำนักงานยุคใหม่ ในรูปแบบ co-working space ที่ตอบสนองไลฟสไตล์ในการทำงานแบบ New normal lifestyle นั้น นอกจากมีรูปแบบและฟังก์ชั่นในการใช้งานของออฟฟิศที่ต้องออกแบบให้รองรับการทำงานในลักษณะ New normal lifestyle โดยการจัด Zooning แล้ว ยังต้องออกแบบให้มีความอบอุ่นกับความเป็นสิ่งแวดล้อม ลดการก่อคาร์บอน เป็นธรรมชาติแบบ Homey & Biophilia มีพื้นที่ทำงานและพื้นที่คลายเครียด แบบไลฟสไตล์ เอกเขนก ดึ่มกาแฟ เป็นต้น
ด้านเทคโนโลยี ก็ควรออกแบบโดยการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาสนับสนุนการทำงาน ให้รองวิถีใหม่ ที่บูรณาการร่วมกับเทคโนโลยีที่ชาญฉลาด ด้วยเทคโนโลยีอัจฉริยะด้าน IoT และ AI ตั้งแต่ก้าวแรกของการเข้าในสำนักงาน ไปถึงโซนพื้นที่ต่างๆ ด้วยการออกแบบให้เป็นระบบอัตโนมัติ หรือ Smart office เช่น การใช้ Face Recognition แทนการตอกบัตรเข้าออฟฟิศ หรือการใช้ Voice control ในการสั่งการเปิด-ปิด อุปกรณ์ภายในสำนักงานได้ Mobile Room Control เทคโนโลยีที่เชื่อมต่อกับ Internet of Thing (IoT) โดยสามารถสั่งการได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ เช่น การจองห้องประชุม การจองโต๊ะทำงานแบบ Hot desk การสั่งงานระบบแสงสว่างภายในห้อง และการควบคุมอุณหภูมิ เป็นต้น ซึ่งเทคโนโลยีดังกล่าวจะช่วยลดการสัมผัสและอำนวยความสะดวกให้สอดคล้องกับวถีชีวิตของคนทำงานยุคหน้า
แต่ที่สำคัญที่สุดก็คือ การปรับปรุงออฟฟิส ให้รองรับการเป็น ศูนย์ปฎิบัติการ รัฐบาลดิจิทัล เพื่อที่ใช้เป็นศูนย์กลางสำหรับปฏิบัติงานร่วมกัน ในการดำเนินงานด้านต่างๆ ทั้งในสภาวะปรกติและสภาวะฉุกเฉิน เพื่อช่วยให้การปฏิบัติการขอองค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารหน่วยงานต้องคำนึงถึง ทั้งการปรับปรุงพื้นที่ในสำนักงานในรูปแบบ Hybrid Office และการนำเทคโนโลยีอัจฉะริยะ เข้ามาใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุดให้กับองค์กร
สรุป การปรับปรุงออฟฟิศให้รองรับการทำงานวิถีใหม่ WFH คือการออกแบบปรับปรุงสำนักงาน ที่สอดรับกับการเปลี่ยนผ่านไปสู่ความเป็นรัฐบาลดิจิทัล และวิถีชีวิตของคนทำงานแบบ New normal lifestyle รองรับการปฏิบัติงานแบบ Work from home: wfh ตามระเบียบใหม่ของราชการ
สนใจกรณีย์ศึกษาหรือต้องการข้อมูลการออกแบบ “ปรับปรุงออฟฟิศ ให้รองรับการทำงานวิถีใหม่ WFH” ติดต่อขอข้อมูลได้ที่ 087-709-2255, 083-988-2574 หรืออีเมล info@avl.co.th
