เปรียบเทียบ ระบบจองห้องประชุม เลือกยังไงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบจองห้องประชุมเป็นระบบที่ช่วยให้การทำงานภายในองค์กรสะดวกมากยิ่งขึ้น ผ่านการจัดการบนโปรแกรมและระบบ Cloud ซึ่งสิ่งเหล่านี้ถือเป็นแนวทางการใช้ห้องประชุมแห่งอนาคตในยุค New Normal จากการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการระบบภายในองค์กร

เรียนรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบจองห้องประชุม

ระบบจองห้องประชุม คือ โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการจัดการห้องประชุม ทั้งการจองห้องประชุม กำหนดจำนวนผู้เข้าประชุมและระยะเวลาในการประชุม เพื่อให้ทั้งองค์กรทราบว่าขณะนี้ใครกำลังใช้ห้องประชุมและใช้เวลาในการประชุมนานเท่าไร

เหตุผลที่องค์กรของคุณควรมีระบบจองห้องประชุม

1. ลดปัญหาการจองแล้วไม่ใช้งาน

ในอดีตการจองห้องประชุมต้องใช้หนังสือในการลงบันทึกเวลา เพื่อเข้าใช้ห้องประชุม ซึ่งในบางกรณีที่มีกรณีฉุกเฉินหรือต้องยกเลิกการประชุม ก็ทำให้ห้องประชุมที่จองไว้ไม่ได้ถูกใช้งาน ส่งผลให้เสียโอกาสสำหรับหน่วยงานอื่นที่ต้องการใช้งานห้องประชุม

แต่หากปรับมาใช้ระบบจองห้องประชุม เมื่อทีมหรือหน่วยงานไหนที่จองไว้แล้วไม่ได้เข้าใช้งาน ระบบจะปลดการจองเมื่อหน่วยงานที่จองไว้ไม่มาเช็คอินเข้าห้องประชุม ดังนั้นหน่วยงานที่ต้องการใช้ห้องประชุมต่อจึงสามารถกดจองห้องประชุม โดยการสแกน QR Code หรือใช้บัตรพนักงาน ยืนยันการเข้าใช้งานห้องประชุมทำให้ประหยัดเวลาในการรอคอย และสามารถเข้าใช้งานห้องประชุมได้ทันที

Photo By: Roomzilla

2. เพิ่มความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือ

บางครั้งการประชุมที่มีผู้เข้าประชุมเป็นบุคคลภายนอก หากมีปัญหาการจองห้องประชุมที่ทับซ้อนกัน และไม่เพียงพอต่อความต้องการการใช้งาน อาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือขององค์กร ดังนั้นการใช้ระบบจองห้องประชุมจึงสามารถลดปัญหาเหล่านี้ และเพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้

3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร

จากที่กล่าวไปข้างต้นว่าปัญหาการจองห้องประชุมแล้วไม่ได้ใช้งานนั้น ทำให้หน่วยงานที่ต้องรอใช้ห้องประชุมเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ ดังนั้นการปรับมาใช้ระบบจองห้องประชุมที่ทุกคนในองค์กร สามารถเข้าถึงและเห็นสถานะของห้องประชุมได้ จะทำให้ลดระยะเวลาในการรอ และเพิ่มเวลาในการจัดการภาระงานอื่นๆได้มากยิ่งขึ้น

ตัวอย่างระบบจองห้องประชุม

Teem

Teem เป็นระบบจองห้องประชุมที่ใช้ผ่านเทคโนโลยี Cloud Based Services มีจุดเด่นนอกเหนือจากการจองห้องประชุม คือ ความสามารถในการวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานห้องประชุม ด้วยระบบ Workplace Analytics เช่น ความถี่และระยะเวลาในการใช้งานห้องประชุมของแต่ละหน่วยงาน เพื่อนำข้อมูลมาปรับปรุงและพัฒนาองค์กรในอนาคตได้

YArooms

สำหรับ YArooms เป็นโปรแกรมจองห้องประชุมที่สามารถใช้งานผ่านทั้งคอมพิวเตอร์และแอปพลิเคชัน มีจุดเด่นที่การเพิ่มรายละเอียดในการประชุม เช่น หัวข้อในการประชุม, การบอกรายละเอียดคร่าวๆเกี่ยวกับการประชุม, กำหนดจำนวนผู้เข้าประชุม, การเตรียมความพร้อมอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุม รวมถึงการบอกสถานะห้องประชุมว่าตอนนี้ทีมที่จองใช้งานอยู่หรือไม่ เป็นต้น

Askcody

Askcody เป็นโปรแกรมจองห้องประชุมที่มีจุดเด่นคือการเชื่อมต่อระบบกับโปรแกรมของ Microsoft เช่น Outlook และ Microsoft 365 ทำให้สามารถเชื่อมต่อข้อมูลการทำงานได้สะดวก นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ Workplace Insignt ที่ช่วยวิเคราะห์พฤติกรรมการใช้งานห้องประชุม ทั้งความถี่ในการใช้งานและระยะเวลาขณะใช้งาน รวมถึงระบบ Visitor Management ที่ช่วยตรวจสอบการประชุมระหว่างองค์กร ผ่านการติดตามวาระการประชุม

Photo By: Askcody

Cloudbooking

Cloudbooking เป็นระบบการจองห้องประชุมที่นิยามตัวเองว่าเป็น Hybrid Workplace ที่เน้นสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน ผ่านระบบการจัดการองค์กร ทั้งการจัดการข้อมูลในเชิงลึก การบริการที่มากกว่าแค่จองห้องประชุม แต่ยังสามารถดูแลถึง ระบบการจองที่จอดรถ ไปจนถึงระบบการดูแลการประชุมระหว่างองค์กร

Roomzilla

Roomzilla เป็นระบบ Smart Workplace Management ที่สามารถเชื่อมต่อการทำงานได้กับ Outlook และ Office 365 ช่วยดูแลและเชื่อมต่อข้อมูลในการทำงาน และสำหรับในส่วนของการจองห้องประชุม จุดเด่นของ Roomzilla อยู่ที่ฟีเจอร์ Maps & Hot Desks ที่สามารถตรวจสอบข้อมูลแบบ Real Time ได้ว่าขณะนี้พื้นที่ไหนในองค์กรมีคนใช้งานอยู่ ทำให้ทีมสามารถตรวจสอบและเข้าไปใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องจองห้องประชุม

เลือกระบบจองห้องประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

การเลือกระบบจองห้องประชุมให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดกับองค์กรนั้น มีด้วยกันหลายปัจจัย ส่วนใหญ่แล้วจะมุ่งเน้นไปที่การลดภาระงานที่ซับซ้อน และอำนวยความสะดวกให้กับหน่วยงานในการจัดการประชุม โดยแต่ละปัจจัยมีรายละเอียดดังนี้

ระบบจองห้องประชุมที่ดีต้องไม่ซับซ้อน

โปรแกรมหรือระบบที่ดีควรตัดทอนความซับซ้อนออกไป เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงได้ง่ายที่สุด ทั้งระบบการจองห้อง การใส่รายละเอียดการประชุม ทั้งระยะเวลาการใช้งานรวมจำนวนผู้เข้าประชุม หากระบบที่ยากเกินไป อาจทำให้เกิดความสับสนในการใช้งาน และอาจต้องเสียเวลาในการพยายามจองห้องประชุมในแต่ละครั้ง ดังนั้นหากเลือกระบบจองห้องประชุมทั้งที ต้องเลือกให้หน่วยงานใช้งานได้สะดวกมากที่สุด

เชื่อมต่อข้อมูลตลอดเวลา ลดปัญหาการจองซ้ำ

การเชื่อมต่อข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เพราะทำให้หน่วยงานทราบว่าขณะนี้ห้องประชุมพร้อมสำหรับใช้งานหรือไม่ ดังนั้นหากระบบจองห้องประชุม ไม่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างทันท่วงที ก็อาจเกิดปัญหาการจองห้องประชุมซ้ำได้ แต่ก็สามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วย ระบบจองห้องประชุมที่ใช้เทคโนโลยี Cloud ในการอัปเดตและเชื่อมต่อข้อมูลตลอดเวลา

ระบบที่ดีต้องมีมากกว่าแค่กดจองห้องประชุม

การตัดสินใจลงทุนระบบจองห้องประชุมอย่างเดียว อาจไม่คุ้มค่ากับการลงทุน ดังนั้นหากจะเลือกสักระบบควรตัดสินใจเลือกระบบที่ให้มากกว่าการจองห้องประชุม แต่ต้องสามารถจัดการงานภายในองค์กรได้ เช่น ระบบ Hybrid Workplace, Visitor Management และ Workplace Analytics เพื่อความคุ้มค่าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้พนักงานในองค์กร

สรุป

ระบบการจองห้องประชุม เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการประชุม โดยในการเลือกระบบดังกล่าว ควรพิจารณาจากความสะดวกในการใช้งาน การเชื่อมต่อข้อมูลอย่างทันท่วงทีนี้ และประสิทธิภาพของระบบที่มีมากกว่าแค่การจองห้องประชุม

อย่างไรก็ตามระบบการจองเป็นเพียงส่วนหนึ่ง ในการเพิ่มประสิทธิภาพของห้องประชุม ยังมีอีกหลายปัจจัยที่เสริมให้ศักยภาพขององค์กร เช่น การออกแบบห้องประชุม หรือการจัดรูปแบบห้องประชุมให้เหมาะสมกับองค์กร ซึ่งหากใครที่สนใจเรื่องราวและความรู้เกี่ยวกับห้องประชุม สามารถอ่านบทความหรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบประชุมได้ที่ AVL