การสร้างหรือออกแบบระบบห้องประชุม เป็นงานที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เนื่องจากห้องประชุมเป็นห้องที่มีรายละเอียดและมีความสลับซับซ้อนของระบบที่ต้องตอบสนองต่อการใช้งาน ทั้งระบบเสียง ระบบแสง ระบบภาพ ไปจนถึงความสะดวกสบายของผู้ใช้งาน ซึ่งบริษัททั่วไปอาจไม่สามารถออกแบบตามศาสตร์แห่งห้องประชุมได้ทั้งหมด จึงจำเป็นต้องเลือกบริษัทออกแบบเฉพาะทางที่มีความพร้อมในการออกแบบห้องประชุม
ออกแบบระบบห้องประชุม ทำไมต้องเลือกบริษัทเฉพาะทาง
ความเข้าใจในการดำเนินงานภายในห้อง ลักษณะการใช้งาน ให้คำปรึกษาได้
ห้องประชุมเป็นพื้นที่ที่แตกต่างจากงานออกแบบภายในประเภทอื่น เนื่องจากผู้ออกแบบต้องมีความเข้าใจถึงธรรมชาติของห้องประชุม ทั้งรูปแบบ (Form & Function) และศิลปะ (อัตลักษณ์ขององค์กร) โดยในแต่ละห้องมีวัตถุประสงค์ต่างกันออกไปตามลักษณะการใช้งาน ซึ่งบริษัทเฉพาะทางมีความเชี่ยวชาญ สามารถให้คำปรึกษากับผู้ว่าจ้าง และออกแบบให้ตอบสนองต่อความต้องการได้
ระบบห้องประชุมเป็นเรื่องละเอียดอ่อน
ไม่เพียงแต่ความสวยงามเท่านั้นที่สำคัญต่องานออกแบบภายในห้องประชุม แต่ระบบห้องประชุมเป็นสิ่งที่ละเอียดอ่อนทั้งเรื่องแสงและเสียงภายในห้อง โดยความสำคัญของระบบแสงและเสียงภายในห้องประชุมนั้นเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการประชุม ซึ่งแสงภายในห้องนั้นเป็นปัจจัยเสริมที่สร้างบรรยากาศภายในห้องไม่ให้ตึงเครียด ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าประชุมนั้นผ่อนคลายและสามารถประชุมได้นานขึ้น
ในส่วนของเสียง ห้องประชุมที่ดีต้องสามารถกระจายเสียงได้อย่างทั่วถึง ไร้เสียงรบกวนขณะประชุม ซึ่งในการออกแบบต้องคำนึงถึงการเลือกใช้วัสดุตกแต่งภายในห้อง ซึ่งจะมีผลต่อคุณภาพของเสียงเนื่องจากวัสดุตกแต่งแต่ละประเภทจะมีค่าของการดูดซับเสียงที่แตกต่างกัน รวมทั้งการเลือกใช้อุปกรณ์ระบบเสียง หากผู้ออกแบบไม่คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้ อาจส่งผลให้เกิดปัญหาเสียงรบกวนภายในห้องประชุมตามมา ทั้งเสียงก้อง เสียงสะท้อนหรือการกระจายเสียงที่ไม่ทั่วถึง เป็นต้น
ความพร้อมของบริษัท
สิ่งที่ทำให้บริษัทออกแบบเฉพาะทางแตกต่างจากบริษัทออกแบบภายในทั่วไปคือ ความพร้อม โดยความพร้อมในที่นี้หมายถึง ความพร้อมในการออกแบบ ทั้งในด้านองค์ความรู้ มีผลงานเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และมีทีมงานที่พร้อมสนับสนุน ทั้งงานออกแบบตกแต่งภายในรวมถึงงานระบบห้องประชุม ซึ่งบริษัทที่มีความพร้อมตามคุณสมบัติที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยทำให้งานนั้นออกมาสมบูรณ์
เตรียมความพร้อมก่อนเลือกบริษัทออกแบบ
ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์การใช้งานของห้องประชุม
ก่อนเลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม ผู้ว่าจ้างควรทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการใช้งานก่อน เริ่มต้นจากวางแผนถึงแนวทางการใช้งานห้อง เช่น สร้างห้องประชุมสำหรับผู้บริหาร หรือ สร้างห้องประชุมสำหรับการจัดการสถานการณ์ฉุกเฉิน เพื่อสามารถอธิบายความต้องการให้กับผู้ออกแบบได้
ศึกษารูปแบบห้องประชุมเบื้องต้น
เมื่อทราบวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว ผู้ว่าจ้างควรศึกษารูปแบบของห้องประชุมด้วย ซึ่งรูปแบบของห้องประชุมจะถูกออกแบบเพื่อตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ โดยตัวอย่างรูปแบบของห้องประชุมมีดังนี้
- ห้องประชุมบอร์ดรูม (Board room) ห้องประชุมที่ตอบสนองต่อการประชุมในระดับผู้บริหาร การออกแบบเน้นไปที่การพูดคุยปรึกษาเป็นหลัก ดังนั้นโต๊ะและที่นั่งจะหันหน้าเข้าหากัน และขนาดของห้องจะพอดีกับจำนวนผู้เข้าประชุม ไม่กว้างหรือเล็กจนเกินไป
- ห้องประชุมอเนกประสงค์ (Multipurpose meeting room) เป็นรูปแบบห้องประชุมที่ยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนตามลักษณะการใช้งานในแต่ละครั้ง พื้นที่ภายในห้องจึงโปร่งโล่งเพื่อตอบรับกับการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์
- ห้องประชุมวอร์รูม (War room) เป็นห้องประชุมที่ใช้สำหรับวางแผนและตัดสินใจในสถานการณ์พิเศษ รูปแบบของห้องประชุมจึงออกแบบเพื่อรองรับเทคโนโลยีในการปฏิบัติการ รวมถึงต้องออกแบบแสงสว่างเพื่อรองรับการใช้งานในระยะเวลานานอีกด้วย
- ห้องประชุมคอมมานด์แอนด์คอนโทรล (Command and control room) เป็นห้องที่ใช้ในการติดต่อ ควบคุมและสั่งการหน่วยงาน ซึ่งการออกแบบจะคล้ายกับห้องประชุมวอร์รูม แตกต่างกันที่ห้องนี้จะมีขนาดใหญ่กว่า เพื่อรองรับจำนวนผู้เข้าประชุมที่มีมากกว่าห้องประชุมวอร์รูม
- ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม (Auditorium room) เป็นห้องประชุมยกระดับขนาดใหญ่ งานออกแบบจึงต้องรองรับผู้เข้าประชุมจำนวนมาก ทั้งในด้านความสะดวกสบายและคุณภาพของระบบเสียงให้กระจายทั่วถึงกันทั้งห้อง
งบประมาณ
การกำหนดงบประมาณเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญที่ผู้ว่าจ้างต้องเตรียมพร้อม งบประมาณนั้นเกี่ยวข้องโดยตรงในส่วนของการประกวดราคาเพื่อคัดเลือกผู้ออกแบบห้องประชุม ซึ่งงบประมาณสามารถแบ่งได้เป็นงบประมาณการก่อสร้าง (งบวัสดุและโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้อง) และงบจ้างผู้ควบคุมงานก่อสร้าง เป็นต้น
ทั้งนี้การกำหนดงบประมาณต้องคำนึงถึงกฎกระทรวง ในการกำหนดอัตราค่าจ้างผู้ให้บริการงานจ้างออกแบบหรือควบคุมงานก่อสร้าง พ.ศ.2562 ด้วย เพื่อให้เป็นไปตามหลักการของงบประมาณ รวมถึงต้องเขียนแผนงบประมาณให้สอดคล้องกับนโยบาย วัตถุประสงค์ขององค์กร ตลอดจนแผนพัฒนาองค์กร เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนการพิจารณาสร้างห้องประชุมต่อไป
เลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม
เลือกบริษัทที่มีมัณฑนากรที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
ในการเลือกบริษัทออกแบบระบบห้องประชุม ควรเลือกบริษัทที่มีมัณฑนากรเฉพาะด้านที่เชี่ยวชาญห้องประชุม เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับโครงการ และเพิ่มคุณภาพให้งาน เนื่องจากมัณฑนากรหรือนักออกแบบตกแต่งภายในเป็นฟันเฟืองชิ้นสำคัญที่ช่วยสร้างมาตรฐานให้กับงาน โดยหน้าที่หลักของมัณฑนากร คือ ออกแบบ วางแผน ควบคุมงานสถาปัตยกรรมภายในอาคาร และสานต่อความต้องการของผู้ว่าจ้างสู่งานออกแบบ
เลือกบริษัทที่มีประสบการณ์มายาวนานและผลงานตรงกับรูปแบบของห้องประชุมที่ต้องการ
ประสบการณ์การทำงานเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการเลือก ดังที่กล่าวไปข้างต้นว่างานออกแบบห้องประชุมมีความละเอียดอ่อน ดังนั้นในการออกแบบจึงต้องคาดการณ์ล่วงหน้าถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ความรู้และประสบการณ์เป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้ออกแบบมองเห็นปัญหาและสามารถออกแบบเพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้
เลือกบริษัทจากการจัดประกวดราคา
การเลือกบริษัทจากการจัดประกวดราคา เป็นวิธีที่หลายหน่วยงานเลือกใช้ เพราะจะได้บริษัทที่ตรงตามเงื่อนไขของผู้ว่าจ้างและอยู่ในงบประมาณที่วางไว้ แต่ทั้งนี้ในการเลือกบริษัทจากการประกวดราคา ต้องตรวจสอบคุณสมบัติและความพร้อมของบริษัทด้วย ว่าสามารถทำงานตามขอบเขตของงานได้หรือไม่ (Term of Reference) เพื่อให้งานออกแบบห้องประชุมออกมาตรงตามความต้องการอย่างมีคุณภาพ
สรุป
สาเหตุที่การออกแบบห้องประชุมต้องใช้บริษัทเฉพาะทาง เนื่องจากห้องประชุมเป็นพื้นที่ที่มีความละเอียดอ่อน การออกแบบในเชิงศิลปะความสวยงาม ไม่อาจตอบสนองการใช้งานได้หมด ดังนั้นการเลือกบริษัทที่ออกแบบห้องประชุม จึงควรเลือกบริษัทเฉพาะทางที่สามารถสร้างความสวยงาม และตอบสนองการดำเนินงานภายในห้องประชุมได้
โดยเรา AVL เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบห้องประชุม ทั้งระบบโสตทัศนูปกรณ์ อะคูสติกส์และงานตกแต่งภายใน สร้างสรรค์ความสวยงามถ่ายทอดอัตลักษณ์ขององค์กร ผลักดันศักยภาพของห้องประชุมให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เราพร้อมสร้างความสมบูรณ์แบบให้กับทุกโครงการของคุณ
หากท่านใดสนใจด้านการสร้างหรือออกแบบห้องประชุม สามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ eBook ที่เราจัดทำขึ้น หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก AVL ได้ที่เว็บไซต์นี้ https://avl.co.th/
