ในการดำเนินกิจกรรมภายในองค์กร ห้องประชุมถือเป็นพื้นที่สำคัญที่มีบทบาทในการขับเคลื่อนให้กิจกรรมเหล่านั้นดำเนินไปได้ ซึ่งในแต่ละองค์กรมีพันธกิจและรูปแบบการดำเนินงานที่ต่างกัน ดังนั้นรูปแบบห้องประชุมจึงต่างกันเพื่อตอบสนองต่อการดำเนินงานแต่ละประเภท โดยรูปแบบการจัดห้องประชุมมีด้วยกัน 7 ประเภทดังนี้
1.รูปแบบห้องประชุมผู้บริหาร (Board Room)
ห้องประชุมผู้บริหารเป็นห้องประชุมสำหรับการตัดสินใจและแลกเปลี่ยนความเห็นของผู้บริหาร โดยผู้ใช้งานภายในห้องส่วนใหญ่เป็นพนักงานระดับสูงขององค์กร ดังนั้นรูปแบบของห้องนอกจากจะตอบสนองต่อลักษณะการใช้งานแล้ว ยังต้องสะท้อนให้เห็นอัตลักษณ์และความมีระดับสมฐานะของผู้ใช้งานห้องอีกด้วย
รูปแบบการจัดห้องประชุมผู้บริหาร (Board Room)
- พื้นที่และขนาดห้องจนไปถึงจำนวนเก้าอี้ ขึ้นอยู่กับจำนวนของจำนวนผู้บริหารระดับสูงในองค์กร
- การออกแบบตกแต่งภายในห้องประชุม มุ่งเน้นไปที่การแสดงอัตลักษณ์ขององค์กร ผ่านงานสถาปัตยกรรม และวัสดุที่ใช้
- เทคโนโลยีภายในห้องประชุมห้องประชุมผู้บริหาร ให้ความสำคัญกับการนำเสนอข้อมูลและระบบโสตทัศนูปกรณ์ที่ทันสมัยใช้งานง่าย
2.รูปแบบห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room)
ห้องประชุมแบบปฏิบัติการ เป็นห้องประชุมที่ใช้ในการวางแผนและตัดสินใจในการบริหารงานหรือสถานการณ์พิเศษ ภายในห้องมีระบบการเชื่อมต่อข้อมูลหลากหลายช่องทาง และสามารถแสดงผลของข้อมูลต่างๆได้พร้อมๆกัน
รูปแบบการจัดห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room)
- การออกแบบตกแต่งภายในห้องต้องเอื้อต่อการติดตั้งเทคโนโลยี การจัดวางตำแหน่งให้สามารถเข้าถึงและสั่งการผ่านเครื่องมือได้สะดวก นอกจากเทคโนโลยีแล้ว การออกแบบยังต้องคำนึงถึงบรรยากาศภายในห้อง ทั้งแสงสว่างและอุณหภูมิ เนื่องจากห้องประชุมประเภทนี้ผู้เข้าประชุมจะใช้เวลานานในการประชุม ดังนั้นการออกแบบตกแต่งภายในต้องเอื้อทั้งความสะดวก สวยงาม และความปลอดภัยต่อสุขภาพ (โดยเฉพาะสายตา)
- เทคโนโลยีภายในห้องประชุมแบบปฏิบัติการ ต้องรองรับการเชื่อมต่อข้อมูลจำนวนมากทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ระบบแสดงผลควรแสดงได้หลากหลายมิติ มีระบบ AI ในการประมวลผลและวิเคราะห์ผลลัพธ์การตัดสินใจ
- ขนาดของห้องประชุมแบบปฏิบัติการ โดยขนาดภายในห้องจะให้ความสำคัญกับระบบปฏิบัติการมากกว่าจำนวนผู้ใช้งาน ดังนั้นพื้นที่ส่วนใหญ่จะเป็นพื้นที่ของอุปกรณ์เป็นหลัก
ภาพ: ห้องประชุมแบบปฏิบัติ กสท. โทรคมนาคม
3.รูปแบบห้องประชุมอเนกประสงค์ (Multipurpose Meeting Room)
ห้องประชุมอเนกประสงค์เป็นห้องประชุมที่ออกแบบให้ใช้งานได้หลากหลาย สามารถปรับเปลี่ยนการจัดห้องตามวัตถุประสงค์ในการใช้งานแต่ละครั้ง
รูปแบบการจัดห้องประชุมอเนกประสงค์
- การจัดห้องประชุมควรเป็นพื้นที่เปิดโล่ง ลดการใช้เฟอร์นิเจอร์ที่ยึดติดกับพื้น ปรับใช้เฟอร์นิเจอร์ที่สามารถเคลื่อนย้ายได้อย่างสะดวก
- การออกแบบตกแต่งภายในห้องควรสะท้อนให้เห็นถึงอัตลักษณ์ขององค์กร เนื่องจากห้องประชุมอเนกประสงค์เป็นพื้นที่เปิดรับแขก ไม่ได้จำกัดแค่เพียงคนในองค์กรเท่านั้น
- เทคโนโลยีภายในห้องประชุมอเนกประสงค์ ให้ความสำคัญกับระบบโสตทัศนูปกรณ์เป็นหลัก ทั้งระบบเสียงและระบบภาพ เนื่องจากเป็นพื้นที่ต้องปรับเปลี่ยนตามกิจกรรม ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีระบบโสตทัศนูปกรณ์ที่ทันสมัย เพื่อรองรับการดำเนินกิจกรรมต่างๆภายในห้องได้
4.รูปแบบห้องประชุมคอมมานด์คอนโทรลรูม (Command Control Room)
ห้องประชุมคอมมานด์คอนโทรลรูม เป็นห้องติดต่อ ควบคุม และ สั่งการ (หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง)ในสถานการณ์ต่างๆ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของห้องประชุมแบบปฏิบัติการ (War Room) แนวทางการออกแบบจึงคล้ายคลึงกันแต่มุ่งเน้นไปที่ระบบปฏิบัติการเพื่อควบคุมและสั่งการเป็นหลัก
รูปแบบการจัดห้องประชุมคอมมานด์แอนด์คอนโทรลรูม
- การออกแบบห้องประชุมคอมมานด์คอนโทรลรูม จะคล้ายคลึงกับห้องปฏิบัติการ (War Room) แต่แตกต่างกันที่ขนาดของพื้นที่และจำนวนของผู้เข้าร่วมประชุม ที่ห้องคอมมานด์คอนโทรลรูมจะมีขนาดใหญ่กว่า เนื่องจากภายในห้องมีอุปกรณ์สำหรับควบคุม แสดงผลและเชื่อมต่อข้อมูลจำนวนมาก ดังนั้น พื้นที่ในการติดตั้งอุปกรณ์ในการแสดงผลอย่าง จอภาพ ภายในห้องจึงต้องเพียงพอ และมีระยะการมองเห็นที่เหมาะสม
- เทคโนโลยีห้องประชุม ออกแบบให้รองรับกับการเชื่อมต่อและนำเสนอข้อมูล เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมแลกเปลี่ยนความเห็นและสังเกตการณ์ได้อย่างทันท่วงที
ภาพ:ห้องประชุมคอมมานด์โทรลรูม บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) สำนักงานพระโขนง
5.รูปแบบห้องประชุมแบบสัมมนา (Seminar Room)
ห้องสัมมนาเป็นห้องที่ใช้สำหรับการอบรมและบรรยาย ห้องประชุมประเภทนี้จะออกแบบเพื่อให้ความสนใจอยู่ที่บริเวณเวทีหรือด้านหน้าห้องประชุมเพื่อตอบสนองการดำเนินกิจกรรมขณะบรรยาย
รูปแบบการจัดห้องประชุมแบบสัมมนา
- การออกแบบตกแต่งภายในห้องประชุมแบบสัมมนา จะให้ความสำคัญกับการจัดวางตำแหน่งของผู้บรรยายและผู้เข้าร่วมประชุม อาทิ ทัศนียภาพของผู้เข้าร่วมประชุม พื้นที่การบรรยายของวิทยากร นอกจากนี้ห้องประชุมแบบสัมมนา ยังให้ความสำคัญกับอัตลักษณ์ขององค์กรผ่านงานสถาปัตยกรรมอีกด้วย
- เทคโนโลยีห้องประชุมแบบสัมมนา ให้ความสำคัญกับระบบโสตทัศนูปกรณ์ทั้งการนำเสนอข้อมูล ระบบภาพและระบบเสียง เพื่อให้การสื่อสารครบถ้วนไม่ติดขัด
6.รูปแบบห้องประชุมออดิทอเรี่ยม ( Auditorium)
ห้องประชุมออดิทอเรี่ยมเป็นห้องประชุมยกระดับขนาดใหญ่ ซึ่งสามารถรองรับผู้เข้าประชุมจำนวนมาก เหมาะสำหรับองค์กรที่มีจำนวนพนักงานจำนวนมาก
รูปแบบการจัดห้องประชุมแบบออดิทอเรี่ยม
- เนื่องจากออดิทอเรี่ยมเป็นห้องประชุมขนาดใหญ่ การออกแบบงานตกแต่งภายที่นอกจากความสวยงามแล้ว ยังต้องคำนึงถึงค่าอะคูสติกส์ภายในห้อง (Acoustic Room Design) เพื่อให้ได้คุณภาพของเสียงที่ดี เพื่อให้การสื่อสารสามารถส่งถึงผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างชัดเจนและทั่วถึง
ภาพ:ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม บริษัท การท่าอากาศยานไทย จำกัด (มหาชน)
7.รูปแบบห้องประชุมอัจฉริยะ (Smart Conference Room)
ห้องประชุมอัจฉริยะเป็นห้องประชุมที่นำเทคโนโลยีมาออกแบบ เพื่อปรับเข้ากับพฤติกรรมการประชุมที่เปลี่ยนแปลงไป อาทิ การใช้ Cloud ในการเก็บข้อมูล หรือ การเชื่อมต่อระบบการนำเสนอข้อมูลผ่าน ระบบ Beacon
รูปแบบการจัดห้องประชุมอัจฉริยะ
- การออกแบบตกแต่งภายในควรยืดหยุ่น และสามารถปรับเปลี่ยนได้ เพื่อรองรับการพัฒนาของเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
- ขนาดของห้องควรสมดุลกับเทคโนโลยีและรูปแบบการประชุม เช่น การใช้เทคโนโลยี interactive whiteboard อาจไม่เหมาะกับห้องประชุมขนาดใหญ่ แต่เหมาะสำหรับการประชุมทีมขนาดเล็ก เป็นต้น
ห้องประชุมแบบไหนที่เหมาะกับองค์กรคุณ
การพิจารณาว่าห้องประชุมแบบไหนที่เหมาะกับองค์กร สามารถวิเคราะห์เบื้องต้นได้ดังนี้
ภาครัฐ
การพิจารณาห้องประชุมที่เหมาะสำหรับภาครัฐนั้น เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ขนาดขององค์กร หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ระดับกระทรวง ที่มีพันธกิจหลากหลาย มีข้าราชการจำนวนมาก ดังนั้นจึงควรมีห้องประชุมที่สามารถตอบสนองการทำงานในแต่ละภาคส่วน โดยห้องประชุมที่เหมาะสำหรับหน่วยงานรัฐที่มีขนาดใหญ่มีดังนี้
- ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม เพื่อรองรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมอย่าง ข้าราชการและประชาชนจำนวนมาก
- ห้องประชุมอเนกประสงค์ เพื่อรองรับกิจกรรมภายในกระทรวง เช่น การทำ Workshop หรือการจัดสัมมนา เป็นต้น
- ห้องประชุมผู้บริหาร เพื่อรองรับการประชุมของผู้บริหารระดับสูงในกระทรวง
- ห้องประชุมปฏิบัติการ เพื่อสั่งการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที
ภาพ: ห้องประชุมอเนกประสงค์ สถาบันวิชาการป้องกันประเทศ (สปท.)
ภาคเอกชน
สำหรับหลักการพิจารณาห้องประชุมสำหรับภาคเอกชน สามารถพิจารณาจากรูปแบบการดำเนินธุรกิจและขนาดของธุรกิจ หากเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ แบบห้องประชุมที่เหมาะสมจะคล้ายคลึงกับภาครัฐ แต่แตกต่างกันที่การใช้งาน โดยห้องประชุมที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่มีดังนี้
- ห้องประชุมออดิทอเรี่ยม เพื่อรองรับการประชุมของพนักงานที่มีจำนวนมาก และสามารถตอบสนองการประชุมภายในอย่างการ Town Hall เป็นต้น
- ห้องประชุมอเนกประสงค์ เพื่อรองรับกิจกรรมภายในบริษัท เช่น การทำ Workshop หรือการแถลงข่าว เป็นต้น
- ห้องประชุมสัมมนา เพื่อรองรับการประชุมหรือสัมมนากับคนภายนอกองค์กร เหมาะสำหรับบริษัทที่จัดกิจกรรมสัมมนาหรือประชุมร่วมกับคนภายนอกบ่อยครั้ง อาทิ การสัมมนาและการประชุมผู้ถือหุ้น
- ห้องประชุมผู้บริหาร เพื่อรองรับการประชุมของผู้บริหารระดับสูงในองค์กร
- ห้องประชุมอัจริยะ เพื่อรองรับการประชุมย่อยของแต่ละแผนก
ทั้งนี้ในธุรกิจที่มีขนาดเล็กหรือเป็นธุรกิจแบบ Startup การเลือกแบบห้องประชุม อาจแตกต่างจากธุรกิจขนาดใหญ่ เนื่องจากมีจำนวนพนักงานที่ไม่มาก และมีรูปแบบการทำงานที่แตกต่าง มุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานที่รวดเร็ว ดังนั้น ห้องประชุมที่เหมาะสมคือห้องประชุมขนาดเล็ก (Meeting Room) แต่เสริมเทคโนโลยีที่ทันสมัยแบบห้องประชุมอัจริยะเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานมากยิ่งขึ้น
สรุป
การเลือกแบบห้องประชุมให้เหมาะสมกับองค์กร เริ่มต้นที่การศึกษาความแตกต่างและวัตถุประสงค์การใช้งานของห้องประชุมในแต่ละประเภท ทั้งลักษณะการใช้งานและผู้เข้าประชุม แล้วจึงสำรวจองค์กรว่ามีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องอาศัยห้องประชุม จากนั้นจึงพิจารณาเลือกห้องประชุมที่เหมาะสม โดยห้องประชุมที่เหมาะกับองค์กรช่วยตอบสนองและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากยิ่งขึ้น
